Chcete se zlepšit v oblasti project managementu? V článku se dozvíte vše od teoretického základu až po konkrétní praktické tipy. Zjistíte, jak efektivně organizovat projekty a představíme vám také užitečné nástroje a techniky, které vám pomohou dosáhnout stanovených cílů v požadovaném termínu a odhalíme i nejčastější chyby projektových manažerů. 

Projektový management aneb umění řízení 

Projektový management představuje proces řízení, které vede k úspěšné realizaci projektu a dosažení stanovených cílů. Probíhá v určitých fázích a vyžaduje specifické znalosti, dovednosti, nástroje i postupy. Realizuje se v komerčních i soukromých projektech, mnoho oborů má ale svou vlastní metodiku. Příklad soukromého projektu v projektovém managementu může být stavba domu či naplánování svatby.  

Projekt jako takový má určitá specifika, měl by mít  

Jaké fáze má projektové řízení? 

Obecně lze řízení projektu rozdělit do třech fází: 

• Předprojektovou fázi – zde probíhá veškerá příprava. Projektový manažer musí získat nebo určit cíle, znát vizi celého projektu, nastavit rozpočet a způsob vyhodnocování úspěšnosti.  
• Projektovou fázi – jakmile máte zajištěné veškeré poklady a informace, můžete se vrhnout do realizace. V této fázi je důležité řídit a kontrolovat tým, který na projektu pracuje, zajistit perfektní komunikaci mezi všemi členy, kontrolovat plnění rozpočtu a harmonogramu, ale i kvalitu výstupů. Projektová fáze končí v momentě, kdy projekt uskutečníte a předáte. 
• Poprojektovou fázi – zde dochází ke zhodnocení úspěšnosti projektového řízení a určité sebereflexi. Cílem je najít slabá a silná místa vašeho managementu. 

Kdo řídí projekty aneb práce a vlastnosti projektového manažera 

Práce projektového manažera je velmi různorodá – liší se na základě oboru, ve kterém člověk působí. Projektový management ve stavebnictví bude mít totiž úplně jiná pravidla, postupy i výstupy, než třeba oblast informačních technologií nebo marketingu. Jedno ale zůstává stejné, a to organizace a řízení, které se v určité formě objevuje všude. Projektový manažer by tedy měl mít přirozeně následující vlastnosti a předpoklady: 

1. Cit pro organizaci a řízení

To je ta nejdůležitější dovednost, kterou pro projektové řízení potřebujete. Měli byste být mistry v time managementu, protože se jinak ztratíte v záplavě e-mailů a úkolů. Řídit nebudete jen projekty, ale i lidi, proto je potřeba umět efektivně komunikovat, zadávat úkoly a vést tým. 

2. Psychická odolnost

Zkoordinovat všechny lidi, projekty, úkoly a k tomu hlídat termín i rozpočet může být občas skutečně nad vaše síly. Každý projektový manažer se někdy setkal s pocitem, že je toho na něj moc. Je to pochopitelné, protože nesete tíhu zodpovědnosti na svých bedrech. Pokud chcete tuto roli zastávat, budete se muset naučit řešit problémy s nadhledem. Jak překonat projektový stres detailněji rozebíráme níže v článku. 

3. Umět „vařit z vody“ a přizpůsobit se

Ne vždy půjde vše podle plánu. I když projekt dokonale rozplánujete, v jeho průběhu se můžete setkat s několika problémy a zádrhely, které budete muset vyřešit. Bez určité flexibility a kreativních nápadů se tedy neobejdete. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, jaký plat má projektový manažer a jak se jím stát. 

Způsoby project managementu 

Existuje několik různých způsobů projektového řízení, které se používají v závislosti na povaze projektu, jeho rozsahu a specifických potřebách. Tyto způsoby řízení se liší ve svých metodologiích, přístupech a nástrojích využívaných k plánování, sledování a vyhodnocování projektů. Každý z nich má své vlastní výhody a omezení, a proto je důležité vybrat pro daný projekt ten nejvhodnější. Pojďme si představit ty nejpoužívanější. 

Světové standardy projektového řízení 

Pokud chcete být v projektovém řízení skutečný profesionál a získat i konkureční výhodu, ověřte své znalosti světovou certifikací. V projektovém managementu jsou nejznámější tyto tři standardy: 

1. International Project Management Association – IPMA®

Projektový management podle IPMA® se řídí svým národním standardem kompetencí projektového řízení nebo-li ICB a říká, jaké znalosti, dovednosti a kompetenci byste jako projektový manažer měli mít. Certifikát platí mezinárodně a hodnotí především schopnost řídit složité projekty.  

2. Project Management Institute – PMI®

Tato certifikace se řídí standardem PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), který se zaměřuje na procesy v project managementu. Ověřuje praktické i odborné znalosti manažerů, platí mezinárodně a zkoušku je nutné složit v angličtině. 

3. Projects in Controlled Environments – PRINCE2®

Metodika PRINCE2 vznikla ve Velké Británii už v roce 1995 – původně za účelem řízení projektů informačních technologií ve státní správě. Dnes je jednou z nejznámějších a nejpoužívanějších metodik na světě. Skládá se ze sedmi principů: 

• neustálá revize přínosů projektu, 
• jasně definované role a odpovědnosti, 
• zaměření na produkt, 
• řízení po etapách, 
• řízení na základě výjimek, 
• učení se ze zkušeností, 
• přizpůsobování metody PRINCE2 prostředí projektu. 

Jejím cílem je zvládnout projekt jakékoliv velikost a složitosti. Podrobně ji rozebíráme v článku Kurzy projektového řízení: Co obnáší metodika PRINCE2?. 

Agilní řízení projektů 

Dalším způsobem řízení firmy i projektů je agilní přístup. Přináší trochu jiný pohled, protože spočívá v postupné realizaci projektu – kdy se výsledek dodává průběžně a mění se za chodu. Hlavní metodou tohoto způsobu řízení je tzv. Scrum, který stojí na otevřené komunikaci a spolupráci v malých týmech.  

Projektové řízení tohoto typu začíná definicí vize, která se však může vyjasnit i v průběhu. Následuje Product Backlog neboli seznam úkolů, který nahrazuje tradiční plán. Úkolům se přiřazuje určitá priorita podle toho, kdy se mají splnit. Dále probíhá dva až čtyři týdny realizace v menších týmech. V průběhu se lidé scházejí na tzv. Daily Scrum – tedy na schůzku, kde konzultují jednotlivé úkoly. Jakmile skončí sprint (časová jednotka, během které se projekt realizuje), hotová práce se sdílí s klientem. Většinou se sprinty opakují a po uplynutí všech následuje reflexe odvedené práce či provedení případných změn.  

Agilní řízení firmy je podle mnohých velmi efektivní způsob, jak dojít k cíli poměrně rychle, a to především díky dokonalé spolupráci týmů, ve kterých lidé nemají konkrétní pozici, ale jsou vzájemně zastupitelní. Nevýhodou může být naopak to, že se nehodí pro každý projekt, protože vyžaduje určitou zkušenost jednotlivých zaměstnanců – především v oblasti vlastního time managementu. 

V Lamaelu využíváme agilní řízení v rámci služby Vývoj na míru. Tento projektový nástroj jsme totiž schopni upravit, aby odpovídal potřebám vaší firmy. Díky agilnímu přístupu získáte první výstupy už do 14 dnů. Vedlejší funkcionality vyvíjíme průběžně a dodáváme je v pravidelných iteracích. V průběhu vše společně hodnotíme, aby vás systém co nejvíce vyhovoval. 

Hacky a tipy aneb projektový management pro praxi 

Teoretických způsobů a metod bylo dost, pojďme se podívat na to, jak řídit projekty v praxi. Dáme vám tipy, jak se na projekt připravit a dotáhnout ho konce. 

1. Chce to plán – zkuste logický rámec 

Rozplánovat celý projekt dá zabrat, a o to víc, když se vše má stihnout v šibeničním termínu, který vám klient nastavil. Vyzkoušejte logický rámec – metodu plánování, se kterou v 70. letech 20. století přišel americký vědec a lékař Leon E. Rosenberg. Spočívá v tom, že si celý projekt přehledně zobrazíte v jedné tabulce a nezapomenete tak na nic důležitého. 

Co jednotlivé sloupce znamenají a jak s tabulkou pracovat v průběhu celého projektu popisujeme v článku Jak logicky plánovat projekty?. 

2. Stanovte správné cíle 

Nastavení cílů vás čeká hned na začátku projektu. Je to jedna z klíčových věcí, proč se celý projekt realizuje, a proto byste si měli dát skutečně záležet. Skvělou pomůckou je metoda SMART, která slouží jako mnemotechnická pomůcka pro to, jaké by měly vaše cíle být:  

• Specific (specifické)  
• Measurable (měřitelné)  
• Acceptable (akceptovatelné)  
• Realistic (realistické)  
• Time-framed (časově vymezené) 

Pokud je tedy vaším cílem například zvýšit tržby, buďte konkrétní a stanovte, že třeba do konce roku 2023 budou vaše tržby o 20 % vyšší. Zvyšuje se tak šance, že toho skutečně dosáhnete. 

3. Sestavte harmonogram 

O čas je během řízení projektů nouze – když si ale sestavíte časový plán, budete mít vše pod kontrolou. Prvním krokem při tvorbě harmonogramu je roztřídit si úkoly, které se musí dokončit – a to podle priority a termínu. Abyste lépe odhadli, za jak dlouho zvládnete celý projekt, přiřaďte určitý čas nejprve jednotlivým úkolům. Nezapomeňte, že u každého z nich může nastat problém, který byste měli v celkovém čase taky zohlednit. Lepší je mít rezervu, než dodat celý projekt dlouho po termínu. Pro lepší přehlednost vám pomůže zobrazit si celý plán graficky, ať už v podobě myšlenkové mapy, logického rámce nebo Ganttova diagramu. 

4. Bez týmu to nepůjde 

Naplánovat a řídit projekt zvládnete sami, následnou realizaci ale těžko. Vyberte si do svého týmu spolehlivé kolegy, kteří dělají svou práci kvalitně. Základním stavebním kamenem pro hladkou spolupráci je komunikace. Řekněte všem členům týmů, proč a co budete realizovat. Vysvětlete jim cíle, časový plán, nadchněte je a připravte srozumitelné zadání. Nastavte si i pravidla či procesy, které budou všichni dodržovat. Například dostupnost na chatu od 9 do 17 hodin, odpověď na e-mail do 24 hodin nebo pravidelné hovory každé pondělí ohledně stavu projektu.  

Tip: V rámci týmové komunikace by vás mohlo zajímat, jak efektivně vést pracovní poradu. 

5. Používejte chytré nástroje 

Existuje mnoho nástrojů, metod a technik, které vám usnadní práci, ušetří čas a pomohou předejít případným problémům. Proč si to tedy dělat složité, když to jde jednoduše. My pro vás máme tyto čtyři tipy. 

SWOT analýza

Jde o jeden z nejpoužívanějších nástrojů, díky kterému zjistíte, jakým směrem projekt posunout a na co si dát pozor během realizace. Zkratka SWOT vychází z následujících slov: 

• S = silné stránky (strengths) 
• W = slabé stránky (weaknesses) 
• O = příležitosti (opportunities) 
• T = hrozby (threats) 

Pomáhá zhodnotit vnější i vnitřní faktory, které ovlivňují chod firmy. Získaná data pak můžete využít například pro tvorbu firemní, marketingové či jiné strategie.  

Jak ji využít v praxi detailně popisujeme v článku: SWOT analýza jako základ každého projektu. 

Ganttův diagram

Ganttův diagram je přehledný graf, který vám pomůže s naplánováním a kontrolou projektů. Ukáže vám totiž v jedné časové ose všechny úkoly, které k projektu patří. Díky tomu každý vidí, jaký úkol je prioritní nebo komu ho má následně poslat. Projektový manažer tak hned zjistí, zda se všechno dodává včas. Pokud si Gantt vytvoříte v online softwaru a propojíte ho s konkrétními úkoly, bude project management úplná hračka. V našem projektovém nástroji Lamael je Gantt jednou z nejoblíbenějších funkcí – podívejte se, jak ho nastavit. 

Software pro řízení projektů

Pro projektový management je dnes k dispozici mnoho nástrojů a softwarových řešení. Díky nim budete mít skvělý přehled o všech projektech a můžete sledovat plnění jednotlivých úkolů. Zefektivníte i týmovou komunikaci, která může probíhat u konkrétních projektů. Chytré funkce jako automatická fakturace, zobrazení ve zmíněném Ganttově diagramu nebo hlídání termínů vám skutečně ušetří spoustu času. Systém Lamael je k dispozici jako desktopová i mobilní aplikace, takže můžete řídit projekty z jednoho místa a odkudkoliv.  

Tip: Zjistěte, jaké funkce vám v Lamaelu pomohou řídit projekty. 

Nejčastější chyby a problémy v project managementu – neděláte je taky? 

Poučte se z chyb ostatních a vyhněte se těmto problémům a krokům, které možná taky děláte. 

1. Stres jako stinná stránka managementu 

Jedním z nejčastějších problémů, kterému čelí snad každý projektový manažer, je stres. Pokud jde o tzv. eustres neboli pozitivní stres, který vás motivuje k dosažení lepších výsledků, nemusíte se ničeho bát. Jestli ale zažíváte distres – negativní svazující pocit, kvůli kterému cítíte nadměrnou zátěž, měli byste zpozornět. Potýká se s ním velké množství manažerů, a pokud se stane každodenní součástí vašich dnů, zaručeně vyústí v nějaké onemocnění. Jak ho minimalizovat? Tady jsou rychlé tipy: 

• Zapracujte na svém time mamagementu a buďte organizovaní – pořádkem předejdete chaosu a pocitům, že něco nestíháte. 
• Nebuďte perfekcionista a pochvalte se – nikdy nebude nic 100% perfektní. Snažte se dosáhnout co nejlepšího výsledku, nemějte na sebe ale nemožné nároky. 
• Rozdělte si úkoly na menší části – multitasking je zabiják produktivity a jenom vás rozptýlí. Soustřeďte se vždy jen na jeden úkol, a pokud je moc velký, rozdělte ho na konkrétní kroky. 
• Vytvořte si kolem sebe příjemné prostředí – zútulněte si kancelář nebo pořiďte pohodlnou židli, udělejte zkrátka kroky k tomu, abyste se cítili dobře ve svém pracovním prostředí. 

Tip: S čím dalším manažeři bojují? Přečtěte si 7 nejčastějších chyb manažerů. 

2. Mikromanagement vás neposílí, ale zabije 

Sledování každičkého kroku lidí ve vašem týmu vám nezajistí lepší výsledek. Naopak vám to vezme čas, který jsme mohli využít mnohem lépe a vaši kolegové budou mít pocit, že jim nedůvěřujete. Mikromanagement projekt jenom zbrzdí. Nedělejte tedy stejnou chybu a dejte naopak svému týmu volnost – možná vás překvapí skvělými nápady. 

3. Nejasná komunikace 

Tohle je skutečný problém, který dokáže potopit celý projekt. Důvodem nejčastěji bývá příliš mnoho zpráv na několik platformách, takže to důležité snadno zapadne. Komunikujte tedy raději skrze jednu maximálně dvě aplikace, abyste měli ve všem přehled. Dávejte konkrétní a jasné zadání – pomozte si třeba formátováním a strukturováním e-mailů a dlouhých zpráv, aby se v nich druhá strana neztratila. Další tipy s vámi sdílíme v článku Jak na efektivní online komunikaci. 

Jděte na to od lesa – použijte Lamael jako svou pravou ruku v project managementu 

Lamael je český projektový nástroj, který jsme vytvořili podle skutečných potřeb podnikatelů. Jeho cílem je šetřit vám práci i čas, a to díky mnoha chytrým funkcím a možnosti delegování práce. Jako projektový manažer v něm založíte nový projekt, připojíte zadání spolu s dalšími důležitými materiály a přiřadíte úkol kompetentním osobám. Pokud nastane nějaký problém, můžete společně komunikovat v chatu přímo u projektu.  

V Lamaelu si pro jednotlivé projekty nastavíte i rozpočet a termíny, které software pohlídá za vás. Pro lepší přehled slouží zobrazení v Ganttově diagramu či Kanban dashboard. Veškerou odvedenou práci k projektu také vykazujete a během chvilky fakturujete.  

Tip: Podívejte se, co je automatický výkaz práce. 

V tomto softwaru máte zkrátka vše na jednom místě – a to buď online v počítači, nebo v mobilní aplikaci, která je k dispozici pro Android a nově i pro iOS. Usnadněte si svou práci s tímto chytrým nástrojem a vyzkoušejte 14 denní verzi zdarma. V případě potřeby vám Lamael rádi upravíme na míru vašim požadavkům.