Již více než dva roky společnosti po celém světě prochází zkouškou trpělivosti. Covid-19 sice na jednu stranu zapříčinil úmornou sociální izolaci, na druhou však uspíšil rozvoj virtuálního světa, který přinesl řadu inovací. Museli jsme se naučit vést a udržovat kvalitní komunikaci s kolegy a obchodními partnery v podmínkách práce na dálku. V tomto článku vám nabídneme obecná doporučení, jak efektivní online komunikace docílíte.
Základní pravidla online komunikace
Mnoho lidí stále důležitost kvalitní online komunikace podceňuje a nedbá na to, že i v onlinu se musí dodržovat nějaká pravidla a etiketa. Znalost těchto dovedností je přitom elementární podmínkou pro správné přijetí a pochopení předávaných i přijímaných informací. Přesto řada lidí zapomíná na základní požadavky – např. že bychom měli být například během online schůzek upraveni a mluvit dostatečně hlasitě a srozumitelně.
Volám, ale nikdo neodpovídá
Musíte si také uvědomit, že není-li dohodnuto jinak, nejsou vaši kolegové neustále přikovaní u počítače. Každý si občas potřebuje odskočit na toaletu, uvařit kávu apod. I telefonní hovor raději předem naplánujte, abyste nerušili v nevhodnou chvíli, protože – jak káže zákon schválnosti – se do té nevhodné chvíle téměř jistě trefíme.
Už zase online porada
U hromadných videocallů bychom měli dbát na slušnost a mít ve chvíli, kdy nehovoříme, vypnutý mikrofon, abychom nerušili nevyžádanými zvuky v podobě mňoukající kočky či ječícího batolete. V případě většího množství účastníků hovoru bychom měli vypnout kameru, aby se obraz pod jejich náporem zbytečně nesekal. V neposlední řadě by četnost těchto hovorů neměla přesahovat únosnou mez.
Dnes je velice populární pořizování záznamů online setkání. K tomuto kroku se během pandemie přiklonily například vysoké školy, které tak svým studentům zajistily možnost se k probíranému tématu kdykoli znovu vrátit.
Pamatujte na to, že na druhé straně je člověk
Když komunikujeme prostřednictvím anonymních kanálů, je důležité si uvědomit, že se na druhé straně nachází skutečná fyzická osoba. To vám pak zajistí, že budete používat správná slova a nebudete jen roboticky datlovat informaci do klávesnice. Mezi nejlepší a nejrozšířenější nástroje online komunikace patří bezesporu Google Hangouts, Microsoft Teams, Skype, Zoom nebo Slack.
Poskytujte kompletní informace
Při psaní odpovědí nezapomeňte důkladně zodpovědět všechny dotazy, které vám byly předloženy. V zákaznickém přístupu je dokonce možné řadu otázek předvídat, proto se nad nimi můžete dopředu zamyslet a docílit tak toho, že bude komunikace rychlá a efektivní.
Pokud hledáte ten správný nástroj, který vám v online komunikaci pomůže, právě Lamael je skvělým pomocníkem práce na dálku. Jeho součástí jsou veškeré nástroje na teamovou spolupráci, projektové řízení i celou pracovní a finanční agendu spojenou s řízením firmy. Díky aplikaci budete snadno vykazovat práci a všechna data a soubory najdete na jednom místě. Možná to zvládnete sami, ale v případě zájmu vám může naše Podpora Lamael rychle pomoci nasadit tento produkt, abyste ho ihned mohli používat.
