Když nás pandemie covid-19 donutila přejít z práce v kanceláří na práci z domova, spousta firem se musela rychle přizpůsobit. Co bylo ze začátku jen nutné zlo, nám ukázalo spoustu nových příležitostí, ale i výzev, jak vést týmy na dálku. V tomto článku se podíváme na pár tipů, jak práci z domova zefektivnit a udržet správné fungování firemních procesů v remote režimu.

1) Přesun základních firemních procesů do cloudu

Prvním krokem při optimalizaci strategie práce na dálku je digitalizace a migrace interních firemních operací do cloudu. Digitalizace zlepšuje celkovou efektivitu a transparentnost v organizaci. Zároveň usnadňuje týmům sledování procesů a získávání aktualizací v reálném čase.

Přesunutí správy úkolů do cloudu umožňuje zaměstnancům pracujícím na dálku kontrolovat přidělené činnosti a v reálném čase sledovat veškeré změny, což má přímý vliv na správnou spolupráci. Navíc digitalizací úkolů můžete automatizovat opakující se části práce, což šetří čas a umožňuje zaměstnancům soustředit se na důležitější a složitější úkoly.

Tip: Přečtěte si náš článek Tajemství úspěšného řízení lidí a projektů na dálku.

2) Výběr správných nástrojů

Virtuální týmy potřebují nástroje, které usnadní komunikaci a spolupráci napříč časovými zónami, zvýší efektivitu a umožní řízení složitých procesů. Nicméně pouhé používání nejnovějších technologií bez přizpůsobení organizaci může způsobit více problémů než užitku.

Je důležité vybírat takové nástroje, které odpovídají cílům organizace, firemní kultuře a potřebám zaměstnanců. Příliš složité nebo nevhodné nástroje totiž můžou práci zaměstnanců ztížit.

3) Nastavení komponentů pro práci na dálku

Pro využití výhod práce na dálku je nutné nastavit všechny její složky, aby zaměstnanci mohli pracovat plynule i bez osobního kontaktu.

Klíčové složky strategie práce na dálku zahrnují:

• Asynchronní komunikační nástroje pro podrobné a neurgentní diskuse – můžete využít e-mail nebo chat.
• Synchronní komunikaci, jako jsou videohovory a okamžité zprávy pro urgentní reakce.
• Správu projektů pro sledování a přidělování úkolů.
• Cloudové úložiště pro centrální uložení firemních dat a dokumentů. Je dobré mít všechny důležité dokumenty a informace uložené někde na internetu, aby k nim měli přístup všichni, kdo je potřebují.
• Interní server, na kterém můžou být dokumenty alternativně uchovávané.

Místo toho, abyste měli spoustu různých programů a aplikací, je lepší mít jeden hlavní, kde najdete vše potřebné na jednom místě. To vám ušetří čas i peníze.

4) Využití kontextové spolupráce

Kontextová spolupráce spojuje různé online nástroje pro do jednoho rozhraní, což usnadňuje digitální kooperaci vzdálených zaměstnanců. Cílem je, aby online spolupráce byla stejně jednoduchá a intuitivní, jako když pracujete se svými kolegy osobně v jedné místnosti.

Příklad: Když čtete dokument k projektu a máte na něj otázky, nemusíte používat jiný nástroj k zaslání dotazů kolegům. Můžete se na ně obrátit přímo v rámci této platformy jednoduchým kliknutím na jejich jméno (označením). Použití jednoho nástroje znamená, že vaše konverzace jsou pohromadě a kolegové mají vždy jasný kontext k vašim zprávám.

5) Větší důraz na zapojení zaměstnanců

I při použití skvělých strategií pro práci na dálku a moderních nástrojů se může stát, že nedosáhnete očekávaných výsledků, pokud vaši zaměstnanci nejsou dostatečně spokojení a angažovaní. Firmy jsou charakterizované pracovní kulturou, kterou vytvářejí. Když se remote zaměstnanci cítí od této kultury odpojení, může to negativně ovlivnit jejich produktivitu a zapojení. Možná vás bude zajímat 5 tipů, jak efektivně řídit remote firmu.

Namísto pouhého zavádění strategií práce na dálku byste měli začít komunikací se zaměstnanci o tom, jak se cítí při práci z domova:

• Jaké jsou pro ně hlavní výzvy při práci na dálku?
• Jaké procesy by se daly zlepšit, aby mohli pracovat efektivněji?
• Cítí se často odpojení od týmu?
• Mohli by být produktivnější, kdyby používali jiné nástroje nebo měli flexibilnější rozvrh?
• Existují nějaké problémy s komunikací v týmu?

Manažeři by měli pravidelně organizovat individuální schůzky se svými členy týmu, aby lépe porozuměli tomu, co dělají. To je zvláště důležité pro remote zaměstnance, kteří nemají možnost každodenní přímé komunikace.

Tip: Zjistěte více o tom, jak na řízení lidí na dálku krok za krokem.

Lamael: Vaše řešení pro hladký přechod na remote spolupráci

Efektivní práce na dálku závisí na správném výběru nástrojů, které usnadňují komunikaci, správu projektů a integraci různých procesů. V tomto ohledu představuje náš projektový nástroj Lamael ideální řešení pro podniky, které hledají komplexní, ale zároveň flexibilní nástroj pro správu všech aspektů svého podnikání na dálku.

Jeho výhody jsou obzvláště významné v kontextu přechodu na práci z domova, kde je nezbytné mít spolehlivé nástroje pro sledování úkolů a udržování přehledu o projektech. Lamael pomáhá redukovat chaos a zvyšuje efektivitu práce tím, že centralizuje všechny potřebné informace a nástroje na jedno místo.

To vše umožňuje týmům pracovat hladce a bez zbytečných překážek, což je v souladu s moderními principy práce na dálku. V případě zájmu nás můžete kontaktovat, rádi vám se vším pomůžeme.