KONTAKTY

Kontakty jsou místem, kde budete evidovat všechny svoje dodavatele, klienty, partnery a potenciální zákazníky. Aktuální databáze kontaktů je základem pro dlouhodobou práci s klienty a úspěšný rozvoj firmy.

Zadání kontaktu

Nový kontakt přidáte v agendě Kontakty tlačítkem + Nový záznam. Otevře se dialog Nový kontakt s údaji přehledně rozdělenými do několika oddílů. Vyplňte požadované údaje a stiskněte tlačítko Uložit.

Údaje kontaktu

Záznam o kontaktu nese úplné informace o firmě, osobě a další údaje pro zařazení kontaktu, evidenci aktivit a poznámky.

Firemní údaje

  • Firma .. název firmy
  • Obor .. předmět činnosti
  • Ulice .. ulice a číslo domu
  • Město .. město nebo obec
  • PSČ .. poštovní směrovací číslo
  • IČO .. identifikační číslo organizace
  • DIČ .. daňové identifikační číslo
  • Web .. adresa webových stránek

Našeptávání údajů

Název firmy se během psaní našeptává a výsledky se zobrazují ve vybíracím listu. Lamael primárně našeptává firmy z databáze kontaktů a dále dohledává firmy z externích zdrojů. Firmy našeptané z databáze kontaktů jsou v listu uvedeny jako první a není u nich zobrazeno IČO. Firmy dohledané z externích databází mají v listu zobrazeno IČO.

Pokud se vám hledaná firma zobrazí ve výsledcích našeptávače, můžete ji vybrat ze seznamu. Během pár vteřin se pak doplní známé údaje firmy. Je to adresa firmy, IČO a DIČ. Firmu můžete také vyhledat zadáním IČO a kliknutím na tlačítko ARES.

Osobní údaje

  • Titul .. titul před jménem
  • Jméno .. celé jméno a příjmení
  • Funkce .. pozice ve firmě nebo odbornost
  • Telefon .. telefonní číslo
  • E-mail .. e-mailová adresa

Aktivní linky

Vedle políček s údaji pro web, telefon a e-mail jsou aktivní tlačítka. Po kliknutí na ně zobrazíte webové stránky firmy, začnete telefonovat nebo psát e-mail.

Zatřídění kontaktu

  • Stav .. jaký vztah má k vám kontakt
  • Zájem .. o jakou oblast vašich činností nebo produkt se zajímá

Obchodní aktivity

  • Obchodník .. kdo z vašeho teamu má kontakt na starost
  • Kontakt .. kdy naposledy jste s ním byli v kontaktu
  • Termín .. jaký je další plánovaný termín

Fakturační poznámka

Fakturační poznámka na vás vyskočí vždy když budete vystavovat obchodní dokument pro daného partnera. Například nabídku nebo fakturu. Můžete si sem napsat speciální požadavky na zasílání, varování, že neplatí, apod.

Poznámky

Základní informace ke kontaktu. Jaký je aktuální stav věcí, v čem je dobrý, co s ním řešíte, kde jste se poznali. Cokoliv důležitého, co chcete vidět hned u kontaktu samotného.

Barva kontaktu

Kontakty si můžete barevně označit. Vizitky pak vypadají lépe a hned poznáte, o co jde. Například si barevně odlište dodavatele od klientů a nebo kontakty dle oblasti zájmu. Jak barvy použijete, je na vás.

Barvu kontaktu přidáte kliknutím na ikonu palety barev a výběrem barvy. Ikonu najdete vlevo dole v dialogovém okně kontaktu. Této spodní části dialogu s ikonami a tlačítky říkáme nástrojová lišta.

Přílohy kontaktu

Ke každému kontaktu snadno připojíte přílohy. Například fotku, naskenovanou vizitku a nebo nějaký dokument vztahující se k firmě nebo osobě. Může to být třeba výpis z obchodního rejstříku.

Přílohu připojíte kliknutím na ikonu papírové sponky a soubor vyberete ve správci souborů. Můžete vybrat i více souborů najednou. A nebo to zkuste jednodušeji a přetáhněte soubor z plochy přímo na dialog kontaktu.

Stavy kontaktu

Každý kontakt má vždy jeden ze stavů​​​​

  • Nový .. ještě o něm nic nevíte
  • Zákazník .. odebírá vaše služby
  • Dodavatel .. dělá něco pro vás
  • Partner .. významná spolupráce
  • Objednal .. něco objednal
  • Nabídka .. dostal nabídku
  • Zájem .. projevil zájem
  • Potenciál .. z toho by mohlo něco být
  • Nezájem .. tady už pšenka nepokvete

Vlastnictví kontaktu

Vlastníkem kontaktu je zadaný obchodník. Snadno tak poznáte kdo se o koho stará.

Smazání kontaktu

Kontakt smažete kliknutím na ikonu koše.

Informace jsou důležité ale musí být dobře organizované a aktuální, aby pro vás měly význam. Doporučujeme proto průběžně mazat kontakty, které už pro vás nejsou aktuální a nemá smysl je evidovat. S ohledem na ochranu osobních údajů byste neměli zbytečně evidovat kontakty a osobní informace, které už nepotřebujete.

Lamael ukládá záznamy v podobě dokumentů, které s sebou nesou vždy veškeré informace. Například záznam o jednání s klientem s sebou nese úplnou informaci o názvu firmy a jménu osoby. Pokud byste smazali dotčený kontakt, nijak to neovlivní jiné záznamy v systému. Stávající záznamy z jednání, úkoly, aktivity, nabídky a faktury zůstanou uchovány beze změny. Nemusíte se proto bát starý kontakt smazat.

Přehled kontaktů

Kontakty můžete zobrazit buď v grafické podobě jako vizitky a nebo v tabulce jako v Excelu. Typ zobrazení přepnete kliknutím na ikonu vpravo na šedé nástrojové liště pod řádkem menu. Jsou zde dvě ikony symbolizující grafické a nebo řádkové zobrazení.

Hledání v kontaktech

V kontaktech rychle cokoli najdete pomocí fulltextového vyhledávání. Zadejte jedno nebo více slov do vyhledávacího pole vpravo na nástrojové liště a stiskněte Enter. Hledání zrušíte kliknutím na křížek v hledacím poli.

Různé pohledy na kontakty

Na kontakty se můžete v přehledu dívat z různých pohledů podle toho, co vás zrovna zajímá. Úhel pohledu zvolíte vlevo na nástrojové liště výběrem ze seznamu. První část seznamu obsahuje vaše osobní pohledy a zobrazí jen vaše kontakty. Druhá část pohledů zobrazí kontakty bez ohledu na vlastnictví. Tyto pohledy jsou vhodné pro hledání v kontaktech.

Moje ko​ntakty

  • Moje aktuální kontakty .. kontakty s termínem na následujících 7 dnů (a i s prošlým termínem)
  • Moje plánované kontakty .. kontakty s termínem na delší období, odložené na později
  • Moje všechny kontakty .. kontakty s termínem i bez termínu

Všechny kontakty

  • Všechny aktuální kontakty .. kontakty s termínem na následujících 7 dnů (a i s prošlým termínem)
  • Všechny plánované kontakty .. kontakty s termínem na delší období, odložené na později
  • Všechny kontakty .. kontakty s termínem i bez termínu

Kontakty na kartách

Kontakty v grafické podobě jsou zobrazeny jako vizitky. Tím, že jsou údaje kontaktu pohromadě na kartě, rychlým pohledem ihned vidíte vše potřebné. Je to rychlejší, než scanovat očima celý řádek.

Telefon, e-mail a web jsou na kartě aktivní linky. Oceníte je zejména na mobilním telefonu. Díky nim můžete na jedno kliknutí telefonovat, mailovat nebo přejít na web.

Kontaktů se vždy zobrazí jen tolik, aby načtení stránky netrvalo příliš dlouho. Načtení dalších kontaktů se aktivuje samo jakmile odscrolujete na konec stránky. Nebudete to ale často potřebovat. Namísto zdlouhavého pročítání vizitek je rozumnější použít fulltextové hledání.

Kontakty v tabulce

Někdy potřebujete zobrazit kontakty v tabulce. Do tabulkového zobrazení kontaktů přepnete ikonou vpravo nahoře na nástrojové liště. Zobrazí se klasická tabulka s údaji ve sloupcích. Každý sloupec má v hlavičce svůj název. Počet sloupců se automaticky přizpůsobuje dle velikosti okna prohlížeče.

Kontakty můžete v tabulce řadit tím, že kliknete na hlavičku sloupce. Dalším kliknutím na název sloupce se změní směr řazení.

Kromě fulltextového hledání je možné kontakty v tabulce filtrovat dle jednotlivých sloupců. Stačí vybrat hodnotu sloupce z nabídky a nebo zadat do filtru část textu a stisknout Enter. Kontakty je možné filtrovat dle několika sloupců najednou.

Termín na kontaktu

Nastavený termín se zobrazí v pravém horním rohu vizitky nebo v příslušném sloupci. Pokud je termín již aktuální (dnes) a nebo je již prošlý, zobrazí se datum červeně.

Zrušení filtrů

Všechna hledání a filtry zrušíte tlačítkem Smaž filtr vlevo nahoře na nástrojové liště. Zruší se tím jak fulltextové hledání, tak filtry dle jednotlivých sloupců a řazení sloupců. Smazáním filtru se nastaví i základní pohled na data, který zobrazí všechna data bez jakýchkoli omezení.

Tip: Pokud máte pocit, že nějaký kontakt nemůžete najít, smažte filtr a pak nastavte požadovaný pohled nebo začněte nové hledání.

Export kontaktů

Kdykoliv máte možnost kontakty exportovat do XLS, CSV nebo XML souboru. Export najdete pod ikonou zubatého kolečka vpravo nahoře na nástrojové liště. Exportujete vždy to, co máte vyfiltrováno. Pokud chcete exportovat úplně všechny kontakty, smažte filtr.

Tisk kontaktů

Kontakty můžete vytisknout nebo uložit do PDF. Tisk je pod ikonou zubatého kolečka. Tisknete vždy ty kontakty, které máte vyhledané nebo vyfiltrované.

Adresní štítky

V menu pod zubatým kolečkem najdete také tisk adresních štítků. Snadno si nastavíte počet sloupců a řádků na stránku a hned můžete tisknout na vizitky. Tisk adres nikdy nebyl jednodušší.

Máte dotazy?

Pokud je vám cokoli nejasné, napište nám. Pomůžete tak zlepšit naše návody.

Zjednodušte si práci ještě dnes

​Založte si účet v Lamaelu a přidejte se k teamům a firmám, které už pracují jinak. S lehkostí, s radostí a s přehledem.

​Užijte si volnou jízdu!

​Volejte +420 603 224 837