ÚKOLY

Úkoly slouží k evidenci práce, která se má udělat. Vždy jasně říkají co se má udělat, kdo za to odpovídá a kdy to má být hotové. Úkoly zadáváme sami sobě a nebo ostatním členům teamu.

Moje nedokončené úkoly

Postup zadání úkolu

Nový úkol vytvoříte v agendě Úkoly tak, že stisknete tlačítko + Nový záznam. Otevře se dialog Nový úkol s několika základními políčky pro vyplnění. Vyplňte požadované údaje a stiskněte tlačítko Uložit.

Základní pole

Každý úkol, aby byl jasně zadán, by měl mít vyplněná alespoň základní pole.

  • Projekt .. oblast, do které úkol patří
  • Úkol .. popište ve zkratce o jakou práci se jedná
  • Vykonatel .. přiřaďte úkol právě jedné odpovědné osobě
  • Termín .. stanovte si termín pro dokončení úkolu (není povinné)
  • Zadání .. podrobně popište zadání práce (není povinné)

Barva úkolu

Pro lepší přehled a trochu radosti z práce je fajn dát úkolu nějakou barvu. Na první pohled tak poznáte třeba druh práce a nebo důležitost. Například důležitý úkol označený červeně nepřehlédnete. Jak barvy použijete, je na vás. Barvu úkolu přidáte kliknutím na ikonu palety barev a výběrem barvy. Ikonu najdete vlevo dole v dialogovém okně úkolu. Této spodní části dialogu s ikonami a tlačítky říkáme nástrojová lišta.

Přílohy úkolu

Jeden obrázek řekne víc než tisíc slov. Někdy je ke slovnímu zadání úkolu třeba přidat nějaké přílohy, dokumenty, obrázky. Přílohu připnete snadno pomocí ikonky papírové sponky, která v nástrojové liště. Vyberte soubor pomocí správce souborů a je to.

Jde to ale ještě jednodušeji 🙂

Prostě přetáhněte myší soubor z plochy kamkoli do dialogového okna úkolu a je to. Můžete přetáhnout i více souborů najednou. Tohle nám dalo trochu zabrat, ale funguje to skvěle!

K úkolu můžete přidat jednu i více příloh. Vždy po připojení přílohy se zobrazí její náhled v miniatuře. K připojenému souboru můžete zadat popis, který se pak zobrazí místo původního názvu souboru. Popis zadáte po kliknutí na ikonku tužky vedle názvu souboru. Soubor můžete smazat kliknutím na ikonku koše.

Doplňující pole

Dobře zadaný úkol vyžaduje vyplnit alespoň základní pole. Někdy ale chcete víc. Ve spodní části dialogu vidíte podtržené nápisy Postup, Firma, Poznámky a Vše. Kliknutím na každý z nich otevřete sekci s doplňujícími údaji. Kliknutím na Vše otevřete všechny sekce najednou jedním klikem.

  • Postup .. orientační postup na úkolu v procentech (vykonavatel zadá vždy ručně)
  • Stav .. stav úkolu (Zadáno - Probíhá - Hotovo - Uzavřeno)
  • Vykonáno .. datum dokončení úkolu
  • Čas .. vykázaný čas na úkolu
  • Tarif .. pro účely vyúčtování
  • Firma .. koho se úkol týká, pro koho pracuji
  • Poznámky .. doplňující informace k úkolu a nebo popis, jak byl úkol vyřešen

Stavy úkolu

Každý úkol má vždy jeden ze stavů

  • Zadáno .. nově zadaný úkol, čeká na zahájení řešení
  • Probíhá .. vykonavatel na úkolu začal pracovat
  • Hotovo .. úkol je dokončen a čeká na převzetí zadavatelem
  • Uzavřeno .. zadavatel úkol převzal a potvrdil

Zadavatel a datum zadání úkolu

Vpravo dole na dialogu úkolu je zobrazeno jméno zadavatele a datum zadání úkolu.

Smazání úkolu

Úkol je možné smazat kliknutím na ikonu koše. Moc vám to ale nedoporučujeme. My v Lamaelu věříme, že informace jsou důležité. Námi navržený postup je zcela vyřízený úkol přepnout do stavu Uzavřeno a ponechat jej v systému. Zůstane vám tak historie kdo na čem pracoval, jak to trvalo dlouho, pro koho se co dělalo apod. Tohle všechno jsou velmi cenné informace pro dlouhodobé efektivní fungování firmy.

Přehled úkolů

Úkoly můžete přehledně zobrazit buď v grafické podobě ve sloupcích a nebo v tabulkové podobě jako v Excelu. Typ zobrazení snadno přepnete vpravo na šedé nástrojové liště hned pod řádkem menu. Najdete zde dvě ikonky symbolizující sloupcové a nebo řádkové zobrazení. Stačí na jednu z nich kliknout a je to.

Hledání v úkolech

V úkolech rychle cokoli najdete pomocí fulltextového vyhledávání. Zadejte jedno nebo více slov do vyhledávacího pole vpravo na nástrojové liště a stiskněte Enter. Hledání zrušíte kliknutím na křížek v hledacím poli.

Různé pohledy na úkoly

Na úkoly se můžete v přehledu dívat z různých pohledů podle toho, co vás zrovna zajímá. Úhel pohledu zvolíte vlevo na nástrojové liště výběrem ze seznamu. První část seznamu obsahuje vaše osobní pohledy a zobrazí jen úkoly, které se týkají vás. Druhá část pohledů zobrazí úkoly v rámci celé pracovní skupiny. Tyto pohledy jsou vhodné pro vedoucího skupiny.

Moje úkoly

  • Moje nedokončené úkoly .. co mám dělat já, moje osobní agenda a nebo úkoly od kolegů
  • Mnou zadané nedokončené .. co jsem komu zadal a čekám na dokončení
  • Mnou zadané hotové .. super, tuhle práci pro mě už někdo dokončil, čeká na převzetí
  • Moje všechny úkoly .. vše co jsem zadal a nebo mám udělat na jednom místě

Všechny úkoly

  • Úkoly dle projektu .. všechny úkoly ve skupině tříděné dle projektů
  • Úkoly dle vykonavatele .. všechny úkoly ve skupině tříděné dle odpovědných osob
  • Všechny úkoly .. veškeré zadané, probíhající, hotové i uzavřené úkoly na jednom místě

Úkoly ve sloupcích

Graficky zobrazené úkoly jsou přehledně organizované ve sloupcích. Sloupec sdružuje úkoly buď podle projektu a nebo dle vykonavatele, viz výše pohledy na úkoly. Úkol je ve sloupci zobrazen jako kartička se základními údaji. Na kartičce je vidět vždy název úkolu, barva, termín a průběh v procentech. Dle kontextu zobrazuje karta úkolu také projekt, vykonavatele a případně firmu, které se úkol týká.

Karty úkolů je možné myší mezi jednotlivými sloupci přetahovat. Přetažením úkolu buď změníte stav úkolu, vykonavatele a nebo úkol přesunete na jiný projekt. Vždy podle toho, co sloupce v daném pohledu představují.

Úkolů se vždy zobrazí jen tolik, aby byl pohled přehledný. Pokud je ve sloupci více úkolů než je právě zobrazeno, zobrazí se ve sloupci vpravo dole aktivní link Načíst další. Klikněte na něj a načtou se další úkoly do všech sloupců. Běžně tuto funkci nebudete potřebovat. Namísto zdlouhavého pročítání sloupců je rozumnější použít fulltextové hledání.

Nový úkol můžete rychle přidat přímo do sloupce kliknutím na aktivní link Přidat úkol, který je zobrazen vždy vlevo dole v každém sloupci.

Úkoly v tabulce

Někdy je přehlednější zobrazit úkoly v tabulce. Do tabulkového zobrazení úkolů přepnete ikonou vpravo nahoře na nástrojové liště. Zobrazí se klasická tabulka s údaji ve sloupcích. Každý sloupec má v hlavičce svůj název. Počet sloupců se automaticky přizpůsobuje dle velikosti okna prohlížeče.

Úkoly můžete v tabulce řadit tím, že kliknete na hlavičku sloupce. Dalším kliknutím na název sloupce se změní směr řazení.

Kromě fulltextového hledání je možné úkoly v tabulce filtrovat dle jednotlivých sloupců. Stačí vybrat hodnotu sloupce z nabídky a nebo zadat do filtru část textu a stisknout Enter. Úkoly je možné filtrovat dle několika sloupců najednou.

Zrušení filtrů

Všechna hledání a filtry zrušíte tlačítkem Smaž filtr vlevo nahoře na nástrojové liště. Zruší se tím jak fulltextové hledání, tak filtry dle jednotlivých sloupců a řazení sloupců. Smazáním filtru se nastaví i základní pohled na data, který zobrazí všechna data bez jakýchkoli omezení.

Tip: Pokud máte pocit, že nějaký úkol nemůžete najít, smažte filtr a pak nastavte požadovaný pohled nebo začněte nové hledání.

Export úkolů

Kdykoliv máte možnost úkoly exportovat do XLS, CSV nebo XML souboru. Export najdete pod ikonou zubatého kolečka vpravo nahoře na nástrojové liště. Exportujete vždy to, co máte vyfiltrováno. Pokud chcete exportovat úplně všechny úkoly, smažte filtr.

Tisk úkolů

Úkoly můžete vytisknout nebo uložit do PDF. Tisk je pod ikonou zubatého kolečka. Tisknete vždy ty úkoly, které máte vyhledané nebo vyfiltrované.

Máte dotazy?

Snažili jsme se agendu úkoly popsat podrobně a přehledně. Možná ale narazíte na nějakou nepřesnost, chybu a nebo prostě nebudete vědět jak dál. Napište nám dotaz a my na něj rádi odpovíme. Pomůžete nám tak vylepšit návody pro Lamael. Díky.

Zjednodušte si práci ještě dnes

​Založte si účet v Lamaelu a přidejte se k teamům a firmám, které už pracují jinak. S lehkostí, s radostí a s přehledem.

​Užijte si volnou jízdu!

​Volejte +420 603 224 837

Enter your text here...