Plánujete projekty? Pak určitě víte, kolik práce a úsilí za tím stojí. Rozplánovat, kdo bude mít jaký úkol, stihnout všechno včas a zároveň dosáhnout požadovaného cíle není jen tak. Pojďte si přečíst, jak plánovat projekty logicky, aby všechny kroky dávaly smysl a vy jste projekt úspěšně zvládli.
Vytvořte si logický rámec
Logický rámec je metoda pro plánování projektů, se kterou v 70. letech 20. století přišel americký vědec a lékař Leon E. Rosenberg. Má usnadnit celý proces projektového řízení, protože máte všechno důležité přehledně v jedné tabulce. Jak takový rámec vytvořit? Začněte s otázkami JAK, CO, KDO a KOLIK ve smyslu, kdo má daný projekt na starost a jak ho zrealizujete. Následně si vytvořte podobnou tabulku.
První sloupec
Definujte cíl celého projektu, ať ho máte stále na očích. Cíl odpovídá na otázku CO. Čeho chcete dosáhnout? Myslete na to, aby byly vaše cíle SMART. Účel vám dá zase odpověď na otázku PROČ. Proč to děláte? Za jakým účelem? Následují výstupy aneb co potřebujete udělat, abyste dosáhli stanoveného cíle. Poslední řádek v prvním sloupci je asi jasný, jsou to konkrétní aktivity, které zrealizujete.
Druhý sloupec
V tomto sloupci uveďte hodnotu, která by měla být splněna po dokončení projektu. Vyberte ukazatel, který je zároveň i měřitelný, abyste mohli vyhodnotit svoje výsledky. Do políčka „ZDROJE“ patří lidé, peníze nebo věci, které potřebujete pro splnění aktivit.
Třetí sloupec
Políčkem „ZDROJE INFORMACÍ K OVĚŘENÍ“ se myslí způsob, jakým ukazatele zjistíte a kdo je ověří. Nezapomeňte na časový plán projektu, abyste určili, kdy se musí daná aktivita vykonat.
Čtvrtý sloupec
Slouží k tomu, abyste se zamysleli nad vnějšími vlivy, které můžou váš projekt výrazně ovlivnit. Zapište tam tedy všechny předpoklady, na jejichž základě bude projekt úspěšný.
Tuto metodu můžete použít u jakéhokoliv projektu. Díky tomu si ujasníte cíl a záměr projektu a na nic nezapomenete. Přečtěte si dalších 5 tipů, jak si zjednodušit projektový management.
Komunikujte efektivně
Projektový management je o souhře všech pracovníků, proto je důležité umět komunikovat tak, abyste se vzájemně pochopili. Své kolegy musíte dobře znát, abyste věděli, jak s nimi mluvit. Každý přemýšlí jinak a to, co se vám může zdát jasné, nemusí někdo jiný vůbec pochopit. Nelze říct, jak správně komunikovat, protože je to individuální záležitost. Dáme vám ale pár tipů, jak můžete komunikaci s kýmkoliv zefektivnit.
Ujistěte se, že oba víte, o čem je řeč
Pod jedním slovem si každý vybaví něco jiného. To může být problém, který vám nedovolí vzájemně se pochopit. Ujistěte se, že myslíte to stejné a máte na věc stejný pohled.
Přizpůsobte styl komunikace pro danou osobu
Způsob, jakým spolu komunikujete, ovlivňuje vztah, který mezi sebou máte. Když začněte s někým blízkým komunikovat moc profesionálně a chladně, je možné, že vás vůbec nebude poslouchat. Snažte se komunikovat tak, aby to bylo pro obě strany příjemné a efektivní.
Tip: Komunikujete převážně on-line? Podívejte se, jak na efektivní on-line komunikaci.
Neverbální komunikace je důležitější, než si myslíte
Během rozhovoru používáte různá gesta a postoje, které si možná ani neuvědomujete. Člověk, se kterým komunikujete, je ale vnímá, a takové gesto dokáže ovlivnit to, co říkáte. Dávejte si pozor i na tón, kterým mluvíte. Ten totiž může úplně změnit význam sdělení.
Vytvořte komunikační plán
Určitě si s ostatními stanovte komunikační plán, kterého se během projektu držte. Domluvte se, přes jakou platformu spolu budete komunikovat a vymezte si dobu, kdy budete k dispozici. Skvělá platforma, kterou využijete pro projektové řízení, je Lamael. Jednoduše založíte projekt, zadáte úkoly a komunikovat můžete pomocí chatu, který připojíte přímo k projektu. Ušetří vám čas hledáním důležité informace v desítkách e-mailů. Vyzkoušejte ho na 14 dnů ZDARMA.
