Tag Archives for " CRM "

Jak ušetřit svoje nervy a peníze?

Nesnáším zbytečné papírování a ideální kancelář je pro mě taková, která není závislá na místě ani prostoru. Nenašel jsem ale žádný systém, jež by mé požadavky splňoval. Musel jsem si ho proto sám vytvořit.

Na začátku to pro mě byla hlavně zajímavá výzva. V naší firmě jsme navrhovali již mnoho programů, jako jsou například pokladní systémy, ale i technologie pro automatizaci čerpacích stanic, které mají za úkol lidem usnadňovat každodenní práci. A tak jsem si řekl, proč nezkusit i systém, který by usnadňoval vedení malých firem?

Při vývoji systému Lamael jsem se zaměřil především na to, abych pomohl nastolit v naší firmě nějaký řád a přemoci tak všudypřítomný chaos. To obnášelo evidenci práce jednotlivých zaměstnanců, sledování konkrétních úkolů včetně jejich plnění, přehled kontaktů a další náležitosti.

Po dalších 4500 hodinách usilovné práce vznikl Lamael. Uživatelsky jednoduchý nástroj pro řízení kanceláře vycházející přímo z každodenní praxe. Při jeho vytváření jsem vycházel nejen z problémů menších firem, ale také zkušeností s vývojem ostatních softwarů.

Lamael je CRM cloudový systém, který můžete používat na veškerém zařízení, postačí vám jen prohlížeč a připojení k internetu. Lehce si tak třeba i na cestách zkontrolujete důležité termíny či zadáte úkoly svým zaměstnancům. A můžete vidět práci svých zaměstnanců i tehdy, když zrovna nejste v kanceláři. Nad vším tak máte neustálý dohled.

Možná si říkáte, že takový systém je jen pro ty, kteří dobře rozumějí počítačům a podobným softwarům. Není tomu tak. Lamael je velmi intuitivní, snadno se ovládá, dobře se v něm hledá, lehce se do něho vkládají dokumenty či poznámky. Naučíte se s ním na pár kliknutí.

A finální verze Lamaelu toho umí ještě mnohem více:
• díky němu dokážete vyhodnotit, zda je vhodné brát další práci, nebo už má vaše firma plnou kapacitu
• neuteče vám ani minuta, kterou je třeba vyfakturovat
• všechny kontakty systém sdružuje na jednom místě
• není nutné hledat vše v papírových dokumentech
• můžete si zapisovat poznámky, které vás zrovna napadnou
• není potřeba zaměstnávat účetní, Lamael umí generovat faktury a uchovávat je
• členové týmu jsou stále k dispozici prostřednictvím chatu
• vaše data jsou v bezpečí a pravidelně zálohována

Lamael byl původně vytvořen pro mou vlastní firmu. Když jsem ho však ukázal svým známých či klientům, zaujal je natolik, že ho brzy zavedli i ve svých firmách. Například jedna má známá, která dlouho bojovala s organizací své advokátní kanceláře. Díky Lamaelu vyřešila většinu problémů, ubylo jí papírování a má více času na samotné řešení případů.

Žádný software ale není nikdy natolik hotový, aby se na něm nedalo dál pracovat. A tak i Lamael stále vylepšuji, přidávám nové funkce a tak jako každému svému systémovému dítku mu dávám šanci dál růst.

Pokud i vy řešíte některý z těchto problémů, vyzkoušejte systém Lamael.

A kdo jsem? Mé jméno je Martin Pavlík, jsem zakladatel a majitel firmy QUITEC s.r.o., která se zabývá vývojem nových technologií. Ty by podle mého názoru měly především zjednodušovat život, ale i práci. A přesně takový je i Lamael.

Založit účet ZDARMA

Kolik vás stojí ztracený kontakt?

Víte, že každý zapomenutý a nevyužitý kontakt je ztracená obchodní příležitost a to znamená ztracené peníze? Víte, že získat nový kontakt a zákazníka je mnohem dražší, než si ho udržet? Pozor, bavíme se tady o skutečně velkých penězích.

Na získání nového kontaktu jste vynaložili velké peníze. Zaplatili jste za reklamu a jen zlomek lidí, kteří reklamu viděli se staly vašimi kontakty. Možná jste se účastnili konference či networkingové schůzky a to vás stálo to nejcennější, váš osobní čas. Pokud získaný kontakt nevyužijete, dělali jste to všechno zbytečně. Vyhazujete peníze oknem.

Nový kontakt nenakoupí

Ano, je to tak. Nový kontakt většinou není připraven u vás hned nakoupit. Viděl vás poprvé, a často také naposledy. S novým kontaketem je třeba systematicky komunikovat, předávat mu hodnotný obsah, vzbudit jeho zájem, touhu, ukázat mu svůj přínos právě pro něj a řešení jeho problému. Většina podnikatelů a firem ale s kontakty takto nepracuje a tak přichází o 90% svých možných prodejů. Jste mezi nimi?

Zacházíte s vašimi kontakty skutečně efektivně a nebo je necháte zmizet v propadlišti zapomnění? Schválně, kde máte vizitky z poslední schůzky? A co maily, ztrácíte čas vyhledáváním kontaktů v přijaté poště?

Staňte se mistrem kontaktů

Dost bylo zbytečné práce! Zkuste věnovat trochu času shromáždění kontaktů na jedno místo. Ano, bude to nějakou dobu trvat, než projdete veškeré vizitky, maily, faktury, dodací listy, papírky po kapsách i v diářích a něco už možná nenávratně zmizelo v pračce či v koši na odpadky. Nevadí. Nyní se stáváte mistrem v práci s kontakty, což vám výrazně zrychlí komunikaci a zefektivní chod firmy. Systematická práce s kontakty je důležitá, jak pro vás osobně, tak pro chod celé firmy. Proč?

Každý kontakt je cenný a užitečný. Když ne ihned, dost možná v budoucnu. A hlavně, kontakty generují zisk. I přes rychlost moderní doby a virtuální vymoženosti stále platí, že nejlepší je osobní kontakt a skutečný osobní zájem. Váš zákazník, klient či spolupracovník si nejvíce cení toho, že si ho pamatujete a přesně víte, kdy jste spolu mluvili naposledy a o čem jste se bavili. Tím, mimo jiné, získáte výhodu oproti ostatním.

Jak efektivně pracovat s kontakty?

  • shromážděte veškeré kontakty na jednom místě
  • rozdělte je do kategorií (klient, dodavatel, odběratel, zájemce, …)
  • ke každému kontaktu si zapište poznámky, o co měl zájem, kdy jste se setkali, …
  • vytvořte si systém – databázi kontaktů
  • databázi udržujte živou – zapisujte vše aktuální včetně poslední schůzky

Vytvořte si databázi kontaktů

Kontakty v šuplíku nebo v e-mailech vám nic nevydělají. Potřebujete systém. Systematická a aktuální databáze kontaktů je pro každou firmu základem, ze kterého se dá těžit neustále. Opravdu velmi důležité je, aby databáze byla aktuální, systematická a u každého kontaktu byl záznam o aktivitách, poslední schůzce a co bylo jejím obsahem. I kdybyste na to byli sami, nebudete si všechny vaše kontakty a schůzky pamatovat. Pokud máte team, bez efektivního sdílení kontaktů a obchodních informací se neobejdete.

Nechte to na lamu

Lamael vám přichází na pomoc se systematickým, přehledným a jednoduše ovladatelným řešením. Agenda „Kontakty“ vám poskytne prostor pro vytvoření jednoduché a systematické databáze, kterou můžete mít kdykoli po ruce v mobilu nebo na PC.

Zaznamenaný kontakt si zařaďte do kategorie, dejte mu štítek, abyste věděli, jaký druh kontaktu to je. Vše důležité si zapište do poznámky, kterou máte přímo u kontaktu. Také si tam můžete zapisovat kdy jste se sešli a co bylo předmětem setkání. Velmi šikovné je zapisovat si vždy datum a obsah poslední schůzky.

Máte k dispozici celou historii komunikace a kdykoli se k ní můžete vrátit a jste tzv. v obraze. To se hodí zejména u kontaktů, které máte do budoucna nebo v zásobě. Co je nejdůležitější, zapište si vždy, na čem jste se dohodli a co jste slíbili. Nemůže se tak stát, že byste v pracovním zápalu na něco zapomněli.

Informace o kontaktech můžete sdílet i s celým teamem a nemusíte posílat zápisy nikomu zvlášť. Vše je tak přehledně na jednom místě.

Založte si účet zdarma na 30 dní ještě dnes!

Založit účet ZDARMA

CRM systém a jak to všechno začalo

CRM v roce 1980

Zkratka CRM se v poslední době stává v podnikatelském světě fenoménem. Co se ale přesně pod touto zkratkou nachází?

Customer Relationship Management, tedy řízení vztahu se zákazníky. Je to dosti sofistikovaný, automatizovaný a promyšlený způsob, jak pracovat se zákazníky. Cílem je zvýšit pravděpodobnost získání a udržení zákazníka. V dnešní době, kdy skloňujeme sousloví „práce s kontakty“ téměř na každém našem podnikatelském kroku, je to učiněný poklad. Každý opravdu hodnotný poklad má i svůj příběh. Jaký je tedy příběh vzniku CRM?

Víte, kdy poprvé historie zaznamenala pokusy o CRM? Bylo to již v 80. letech 20. století, kdy se začaly objevovat pokusy o systematickou evidenci a zpracování dat o klientech, zákaznících, odběratelích apod. Tehdy se tomu říkalo databázový marketing a lze ho považovat za takového předchůdce CRM. Už v této době zaznamenáváme počínající snahu o propojení marketingu, obchodu a výroby. V principu jde o systematické a přehledné uspořádání kontaktů a jejich roztřídění. Stále však jen v náznacích.

V roce 1987 slaví úspěch systém ACTActivity Control Technology, později Automated Contact Tracking. Firma Conductor Software vyvinula aplikaci pro podporu správy kontaktů, uchovávání informací, možnosti základního provázání kontaktů, schůzek a editace textu formou poznámek. Tento software pro správu kontaktů je postupem času s narůstající výrobou během 90. let doplňován o nové a nové funkce a vzniká Sales Force Automation (SFA). Jedná se o nový typ informačních systémů. Přehledně uspořádané kontakty již nestačí. Nyní je třeba automatizace procesů spojených se zákazníkem. Tedy kdo, kdy, jak, co a za kolik? Tím se obchodníci stávají efektivnější, protože lépe cílí na to, co zákazník skutečně chce. V tak velkém množství nabídky, která se v 90. letech rozmohla, je to velmi chytré a efektivní řešení vedoucí k zisku a efektivní výrobě. Z náznaků provázanosti marketingu, obchodu a podeje se již stává realita v podobě plně funkčních systémů. Ohromný objem výroby začíná dostávat smysluplné kontury, které tvoří zaměření se na poptávku a potřeby koncového zákazníka.

Kdy se CRM opravdu zrodilo?

Zhruba od poloviny devadesátých let vznikají různé systémy, různě propracované a s různým názvoslovím. Kolem roku 1995 se názvosloví sjednocuje a zůstává označení CRM. Takže, jak jsme se k CRM dostali? Devadesátky byly ve znamení podpory výroby a mapování hlavních firemních procesů. Dále přichází na řadu uspokojování potřeb zákazníka a podpora prodejních procesů (SFA). Vzájemná integrita obojího nás dovedla až k prvním CRM systémům. Jejich upgrade probíhal nadále v oblasti marketingu, servisu a služeb obecně. S rozvojem marketingu jako samostatného oboru se i CRM systémy stávají propracovanější a lépe uspořádané. Nesmíme zapomenout ani na zásadní vliv internetu a tzv. e-businessu. Systémy na konci devadesátých let plně podporují všechny aktivity a komunikační kanály s klientem („Front office“ systémy).

Správné CRM umožňuje:

  • sdílení informací, kontaktů, poznámek i aktivit = provázanost
  • okamžité zaznamenávání kontaktů, záznamů, požadavků, aktualit = aktuálnost
  • třídí kontakty (zákazníci, dodavatelé, spolupracovníci) = přehlednost
  • uchovává veškeré informace o kontaktech a zákaznících efektivně a systematicky = struktura
  • přehledně řadí a zaznamenává kontakty a související dokumenty i poznámky= efektivita
  • je vizuálně přehledné a přístupné odkudkoli = dostupnost

Český CRM systém

Sami jsme dlouho hledali jednoduchý a přehledný nástroj na řízení firmy a obchodních procesů. Nacházeli jsme buď složité a nepřehledné aplikace, ve kterých jsme se ztráceli a nikdo je nechtěl používat, nebo naopak malé sexy aplikace, které toho ale moc neuměly. Abychom pokryli potřebu celé firmy, bylo třeba nasadit a propojit 5 až 10 malých aplikací. To přineslo ale problémy se žaškolováním lidí, správou účtů a jejich oprávněními, složité zálohování dat rozesetých na mnoha místech a díky tomu velmi problematické řešení bezpečnosti. Rozhodli jsme se, že touhle cestou zž dál nechceme jít. A tak jsme se v roce 2016 vrhli do vývoje vlastního systému. Stavěli jsme na našich zkušenostech s tvorbou informačních systémů od roku 1995, tedy více než 20 let. Tak postupně vznikl Lamael.

Systém Lamael je přesně takové CRMko, které hledáte. Je moderní, efektivní, systematické, jasné, jednoduché a hlídá termíny za vás. Umí provázat kontakty, sdílet poznámky, zápisky, dokumenty, oddělit pracovní plochy i různé projekty. Dokonce i s vystavením faktury si poradí. To, a ještě mnohem více si můžete vyzkoušet ještě dnes. Založte si účet zdarma bez závazku a máte 30 dnů na to, abyste proměnili své podnikání. Pak už je jen na vás, zda si Lamael vyberete jako svého každodenního pomocníka.

Vyzkoušejte Lamael

Propojili jsme vaše e-maily s Lamaelem. Využijte toho!

Pátek odpoledne. Máte důležitého klienta a bojujete o získání zakázky. Uzávěrka pro zaslání nabídek je do 15:00 a klient volá, že potřebuje něco doplnit. Jenže váš kolega Petr, co má klienta na starost, už odjel s dětmi na chatu a nabídku posílal ze svého mailu. Co přesně nabízel a za kolik? Jaké poslal s nabídkou další informace? Sakra. Jste v pasti. Potřebujete upravit nabídku a nemáte podklady. Do mailu se Petrovi nedostanete a nemůžete se mu dovolat, je nedostupný.

Komunikace na jednom místě

Jaké by to bylo mít všechnu komunikaci na jednom místě? Dnes už to jde. Pojďme se podívat jak.

Pošta integrovaná s CRM

Integrovali jsme Lamael s vaší poštou a naučili ho posílat a přijímat vaše pracovní maily. Některé jiné CRM systémy vyžadují, abyste si do nich poštu posílali ručně. Tedy tím, že ji buď přepošlete, nebo pošlete v kopii na speciální mailovou adresu. My jsme si ale řekli, že to uděláme za vás a tak po integraci mailu už nemusíte dělat vůbec nic a vaše pošta bude v Lamaelu automaticky synchronizovaná.

Propojení přes SMTP a IMAP

Lamael na vaší poštu napojíte přes standardní rozhraní SMTP a IMAP. Ať máte firemní server, Gmail, Outlook, Seznam, Yahoo nebo jakéhokoli jiného poskytovatele, postup je vždy stejný. Váš poskytovatel vám sdělí, jak to nastavit. Stačí vygooglit třeba gmail imap a je to. V Lamaelu integraci mailu nastavíte v menu Nastavení uživatele v sekci Nastavení e-mailu. Zadejte připojovací údaje a spojení otestujte tlačítkem Test spojení. Pak už jen nastavení uložte a je to. Od té doby je vaše pošta propojená. A teď hurá do mailování!

Přehled o firemní komunikaci

Jakmile pošlete z Lamaelu mail, nejen že odejde adresátovi a uloží se v přehledu mailů v Lamaelu, ale uloží se také do složky odeslaná pošta ve vaší poště. Takže i když budete třeba ve svém Gmailu, budete mít přehled o veškeré firemní komunikaci, i o té odeslané z Lamaelu. Ale to pro vás možná není nic nového. Tak jdeme dál.

Přiřazení e-mailu ke kontaktu

Teď ze svého Gmailu odešlete mail klientovi. Možná byste čekali, že mail budete mít pouze v poště a Lamael o něm nebude vědět. Omyl. Lamael si odeslanou poštu odchytí, načte ji, uloží a přiřadí ke kontaktu. Podle mailové adresy vyhledá osobu a firmu ve vašich kontaktech a mail správně zařadí. Najdete ho v Lamaelu v přehledu mailů a také v agendě na kartě kontaktu. Už nemusíte hledat maily na dvou místech.

E-mail na kartě klienta

Kde najdete mail s nabídkou od kolegy Petra? No přeci v Lamaelu v přehledu mailů a také na kartě klienta! Stejně jako se načítají vaše odeslané maily, načítají se i maily odeslané všemi vašimi kolegy.

Teamová spolupráce

Říkáte si, to je fajn, všechny odeslané maily máme na jednom místě a už vím, co kdo kterému klientovi napsal. Co ale s doručenou poštou? Pokud by klient nezavolal, ale nepřítomnému kolegovi jen napsal mail, jak se k mailu dostanu? Budu hackovat jeho mailbox nebo žádat admina o zpřístupnění cizí pošty? I tohle jsme promysleli.

Chytře proti spamu

Lamael sleduje došlou poštu a vše co přijde, načte a správně zařadí. Nechceme vás ale zahltit smetím, a tak Lamael načítá jen poštu od známých kontaktů. Odesílatele mailu porovná s vaší databází kontaktů a pouze pokud mail v kontaktech najde, zprávu uloží a připojí ke kontaktu. SPAM nemá šanci.

Ještě jedna vychytávka na konec. Když v Lamaelu smažete nějaký došlý nebo odeslaný mail, smaže se také ve vaší poště. To proto, abyste zbytečné maily nemuseli mazat dvakrát. V integraci mailu si nastavte, zda tohle automatické mazání mailů v poště chcete nebo ne.

Závěr

Dejte si pozor! Pokud má váš miláček ve zvyku vám na pracovní mail posílat intimní vzkazy, tak si ho určitě nedávejte do kontaktů, nebo tím pobavíte celý team vašich kolegů. Své drahé polovičky si do pracovních kontaktů většinou nedáváme, ale co kdyby… No, aspoň si osobní e-mail označte jako soukromý 😉

Začněte zdarma