Category Archives for "Články"

Buďte on-line nebo vůbec nebuďte

Budte-on-line-nebo-vubec-nebudte

Marketing na internetu a líbivé webovky nepotřebuji, stojí to „majlant“ a akorát se na mě přiživí nějací hipsteři a sluníčkáři, kteří nikdy skutečně nepracovali rukama a neznají hodnotu peněz.

Když bude nejhůř, začnu „po staru“ obvolávat všechny potenciální zákazníky a někdo se chytne. Až budu mít tolik peněz, že nebudu vědět, co s nimi, tak si zaplatím nový web.

Koronavirus je zlo, karanténa je zlo, jen doufám, že od státu v rámci druhé vlny nákazy přijde nějaká skutečná finanční podpora, protože úspory nevydrží.

 

Koronavirus zabíjí staré podnikání

Ať už chcete nebo ne, první vlna karantény zasáhla společnost mnohem víc, než se může zdát. Nárazově urychlila přijetí technologického pokroku a návrat ke starým pořádkům nečekejte. Pro podnikání to znamená jediné, kdo se nepřizpůsobí, ten nepřežije. Co jste ve svém podnikání změnili během první vlny covidu na jaře a jak jste připravení na opakování krize?

Jako podnikatel velmi dobře znám cenu vydělaných peněz a v době tak bezprecedentních změn ekonomiky, které právě zažíváme, zcela podporuji myšlenku velmi rozvážného nakládání s financemi. V souvislosti s podnikáním ovšem existuje celá řada opatření, která stojí pouze čas a vaši snahu o adaptaci na „dobu webovou“, tedy přeorientování se na on-line prostředí, kam se lidé velmi rychle stahují. Pokud podnikatel vytrvale ignoruje bezplatné aktivity, které ho mohou zachránit, pak mluvíme o lenosti, nikoli o úsporném provozu.

 

Proč být on-line

Pokud váš zákazník sedí doma v karanténě, má šanci dozvědět se ze svého obýváku, že vaše firma sídlí pár ulic od něj a co poskytujete? I kdyby žádné další plošné zavírání podniků nepřišlo, jak oslovíte někoho, kdo se právě přistěhoval z jiného města a hledá v okolí svého nového domova různé služby? Nebavíme se tu o hypotézách nebo domněnkách, ale o nové realitě.

Příklad č. 1
Velké množství „pražáků“ dlouhodobě migruje z matičky Prahy za levnějším bydlením a trochou toho klidu do menších měst. A když zakotví, hledají poskytovatele služeb stejným způsobem, jako se to dělá v Praze. Vezmou do ruky telefon a snaží se vygooglit nejbližší kadeřnictví s pár pěknými fotkami, recenzemi a rezervačním systémem.

Příklad č. 2
Nedávno jsem služebně jela do Brna. Chtěla si dojít na oběd a stihnout rychlou manikúru před večerní konferencí. Rozhodně jsem neměla čas chodit po ulicích, abych náhodou narazila na potřebný salon. Na internetu jsem bohužel nenašla žádné informace o tom, kam vyrazit, takže jsem se spokojila s obědem v nejbližší slušně vypadající restauraci a manikúru vypustila. Zní vám to snobsky? Takto se vydělávají nebo prodělávají peníze. Vy ve svém podniku chcete „snoby“ s otevřenou peněženkou a čím víc potřebují vyřešit svůj „malicherný“ problém, tím líp, protože za to ochotně zaplatí.

 

Malé náklady pro velký výsledek

I s malým rozpočtem se dá hrát velké divadlo. Svůj podnik například můžete bezplatně zapsat do takzvaných adresářů vyhledávačů Seznam a Google. To znamená, že na mapě získáte svůj „špendlík“, který všem hledajícím ukazuje, kde sídlíte, co poskytujete nebo prodáváte a kdy máte otevřeno.

Vhodným základem je také webová stránka, kterou v adresáři zveřejníte. Pro začátek postačí vytvořit jen dobře vypadající „microsite“, to znamená web tvořený pouze jednou stránkou. Investice do takového webu vás může vyjít na pár set korun, za které si koupíte připravenou šablonu webu, kam jen vypíšete pár slov o sobě a své práci a přidáte líbivé fotky.

Pokud nechcete ani těch několik stovek „vyhodit z okna“ pak:

  1. Nevkládejte na svůj web obecné fotky z fotobanky nebo z internetu, ale použijte vlastní. Ne všichni se fotíme s nadšením, ale teď se bavíme o podnikatelském přístupu, nikoli o povinném focení na rodinné oslavě, takže svou případnou nechuť potlačte, dejte si třeba malého panáka do kafe na kuráž a pusťte se do toho.
  2. Webová stránka bude vaše nová výloha, proto na ní vyvěste svá lákadla. Informace o tom, že svou práci děláte již sto padesát let nebo že poskytujete obrovskou slevu, nikoho neohromí. Zákazníci chtějí vědět, kdo jste a proč mají svěřit své peníze zrovna vám. V tom buďte konkrétní. Odpovězte jim na otázky, jak děláte svou práci a proč se právě k vám zákazníci vrací.
  3. Nesnažte se okopírovat Alzu a propagovat se pomocí unikátního maskota. Na internetu je milion roztomilých pejsků, kolibříků, UFOnků a dalších tvorečků, kteří mají být originální tváří značky nebo podniku. Propagujte svůj „obličej“ a svoje jméno a to všude. Používejte přímá sdělení, která vychází z jasných potřeb zákazníka: „Já jsem XY a stojím si za svou odvedenou prací“, „Moje motto a můj cíl je takový, že…“, „Pokud potřebujete řešit konkrétní věc XY, pak vám pomohu tak a tak, protože…“.
  4. Vysvětlete svým zákazníkům, jak jste připraveni na práci a poskytování služeb v případě další karantény. Co jim dokážete poskytnout, pokud budete nucení zavřít svou provozovnu? Pokud si nevíte rady, hledejte na internetu službu, která sdružuje podnikatele, jako jste vy, a nabízí spolupráci při distribuci jejich služeb a zboží.

 

Vyšší level vašeho podnikání on-line

Budování a stabilizace vašeho podnikání je dlouhodobý proces, který i v on-line prostředí má svá pravidla. Pokud máte volné finanční prostředky a chcete obstát i v době „krize“, pořiďte si parťáka, který se vám postará o reklamu. Pokud to pro vás není vhodná cesta, pak se zaměřte na bezplatné on-line kurzy pro podnikatele a aktivně se vzdělávejte. Pozorujte ostatní firmy (stejně veliké, jako je ta vaše) a jejich prezentaci, zkoušejte kopírovat a testujte, co vaší firmě pomáhá a co ne. Když vytrváte, najdete svoji vlastní cestu, a to je pozitivní tečka na konec.

Jak zadávat kontakty a udělat si v nich pořádek

jak zadavat kontakty a udelat si v nich poradek

Přestože prodej přes studené kontakty je dnes víceméně na ústupu, má proaktivní správa databáze stále své místo mezi prioritami, a to jak při budování firmy, tak i pro udržení její životaschopnosti. Tento článek se věnuje založení a práci se seznamem kontaktů.

 

Čím víc kontaktů, tím lépe

Pokud startujete své podnikání od nuly, žádnou databázi zatím nemáte. Ale je to opravu tak? V začátcích můžete svůj seznam založit pro kontakty ze svého okolí. Jednak si díky tomu nastavíte systém, a zároveň se přes ně můžete dostat ke zprostředkovaným příležitostem.

Vyzkoušejte i osobní sběr kontaktů na různých networkingových akcích. V každém městě se dají dohledat organizovaná setkání, snídaně, brunche nebo obědy pro podnikatele. Jsou to přesně ty pravé příležitosti pro výměnu vizitek a seznámení se.

Další variantou je domluvení spolupráce s firmou, která provozuje službu či prodává produkt „do páru“ s vaší nabídkou. Pokud například prodáváte sportovní vybavení, představuje blog pro cestovatele potenciálního partnera pro vzájemnou výpomoc a sdílení kontaktů.

 

Jak kontakty roztřídit

Když před sebou máte připravený seznam kontaktů, pusťte se do jejich třídění do kategorií. Kategorie použijte jako štítky, kterými označíte záznamy patřící do stejné skupiny. Hned na začátku si ověřte, jak aplikace, kde chcete svou databázi založit, řeší souběh více kategorií u jednoho kontaktu.

Jako základní kategorie se obvykle používá aktuální vztah s danou osobou – pracovní nebo osobní, ale záleží i na tom, jaké „persony“ máte pro své podnikání vymyšlené.

 

Persony v databázi

Pojmem persona se v marketingu označuje typizovaný zákazník. I když se třeba marketingu osobně nevěnujete, určitě je při budování databáze zohledněte. Jde o to, že pro každou personu je zajímavé trochu jiné představení vaší služby nebo produktu. Odlišnou komunikaci si velmi snadno otestujete už na svých známých.

Vraťme se k samotnému pojmu – co obnáší příprava takové persony a kolik si jich definovat? Typizovaného zákazníka popište zařazením do věkové kategorie, lokality a případně i k pohlaví. Dále zkuste určit, jaký problém řeší a jak mu vaše služba nebo produkt pomůže. Popřemýšlejte nad tím, o co se zajímá a kde se na internetu nebo off-line pohybuje. Počet person je individuální, ale pro začátek zkuste vypracovat osobní profil ke čtyřem nebo pěti a kontakty třiďte i podle příslušnosti k jedné z nich.

 

Závěrem

Využití databáze kontaktů je opravdu hodně široké. Vždy u ní ale dokážete najít návod pro zlepšení parametrů svého produktu či služby a ve chvíli, kdy vaše podnikání stagnuje nebo jen chcete nárazově zvýšit obraty, je právě databáze klíčem k úspěchu.

 

Pokračujte na návod Jak zadávat kontakty a udělat si v nich pořádek v aplikaci Lamael.

Jak vystavovat nabídky, objednávky a faktury

jak vystavovat faktury

Vystavit prodejní dokument s nabídkou nebo objednávkou a fakturu je víceméně jednoduchá záležitost. Jediným zádrhelem bývá nepřátelské CRM, které se dožaduje vyplnění velkého množství povinných polí a nespočtu kliknutí. V tomto článku se ale zaměříme na pozadí procesů z pohledu zákazníka, u kterého si chcete budovat důvěru.

 

Nabídka zboží a reálné skladové zásoby

Nabízet na internetu zboží k prodeji je v dnešní době opravdu hodně jednoduché. E-shopy rostou jako houby po dešti, ale kvalita trochu kolísá. Jedním ze zásadních bodů je uvedení reálné skladové dostupnosti produktů, na které někteří on-line prodejci nedbají. Před pár lety jsem v roli obchodníka nerozuměla tomu, proč mi volají zákazníci s dotazem, zda je konkrétní produkt opravdu skladem. Tato informace byla u každého produktu napsaná hned pod cenovkou. Stejnou záhadou pro mě bylo, proč se ujišťují, zda ten poslední kus je „nové zboží“.

Smutnou pravdou je, že některé e-shopy stále nemají kontrolu nad tím, zda uvedená dostupnost produktů odpovídá reálným skladovým zásobám a v době čekání na další dodávku zboží pouští do prodeje vrácené kusy za plnou cenu. Je to samozřejmě krátkozraký přístup, ať už vyplývá z jakýchkoli pohnutek. Lepším řešením je 100% zodpovědnost k budování zákaznické důvěry, i když to trvá déle.

 

Nabídka služeb a on-line rezervace

Vystavení nabídky služeb v on-line prostředí je ještě snazší než prodej zboží. Čas, který ušetříte při založení webu bez zprovoznění funkcí e-shopu, můžete věnovat vyladění uživatelského komfortu. Internetoví uživatelé jsou zahlcení nabídkou, a proto preferují ty dodavatele, kteří jim poskytnou řešení poptávky rychle a pohodlně. Pokud prodáváte službu, věnujte trochu úsilí a umožněte potenciálním zákazníkům rezervovat si termín využití služby ve vašem kalendáři on-line. Většina dodavatelů služeb toto nenabízí, takže získáte velkou konkurenční výhodu.

 

Objednávky a předobjednávky

Výše popsané postřehy se vlastně přímo dotýkají i dalšího kroku v prodejním procesu – objednávek. Přechod mezi nabídkou a objednávkou může vyplnit ještě předobjednávka. Pokud se potýkáte s přemírou nabídek respektive poptávek po službách v budoucnu nebo po zboží, které teprve dorazí na sklad, zkuste je roztřídit podle skutečného zájmu pomocí předobjednávek. Rozdíl mezi nabídkou a předobjednávkou je v zaplacené záloze. Někteří zákazníci totiž požádají o rezervaci termínu služby či počtu kusů zboží z další dodávky a později jejich zájem zmizí. Záloha je dobrým ukazatelem reálného úmyslu uzavřít obchod.

 

Faktury na závěr

Pokud jste správně podali nabídku a uzavřeli objednávku, pak je fakturace pouhým administrativním zakončením procesu. Postačí, když pohlídáte, že na faktuře je uvedeno vše tak, jak jste se se zákazníkem domluvili, a zkontrolujete, že platba dorazila včas.

Aby všechno fungovalo jak má, potřebujete spolehlivý nástroj – prohlédněte si návod pro aplikaci Lamael Jak vystavovat nabídky, objednávky a faktury a zjistíte, že prodejní dokument se dá vystavit snadno a rychle.

 

Jak si organizovat osobní úkoly

organizace úkolů

Úkoly se na nás denně valí ze všech stran – osobní a pracovní úkoly, sportovní aktivity a koníčky. Jak tohle všechno zorganizovat?

 

Stanovení priorit

K pracovním i osobním úkolům přiřaďte priority a stanovte si dlouhodobý plán. Je to prosté a přitom funkční, rozhodněte, které cíle jsou pro vás důležité, a podle nich určete prioritu úkolů.

Pokud se jedná o osobní život, můžete vyzkoušet myšlenkovou mapu, do které zakreslíte svou verzi ideálního stavu budoucnosti. Čemu chcete věnovat svůj čas a jaké máte povinnosti? Pojmenujte klíčové body v mapě podle toho, jak chcete, aby váš život vypadal, a pak se vraťte k roztřídění úkolů.

V pracovním životě možná musíte převzít zadání, které vám už přistálo na stole. V tom případě si sepište do seznamu všechny úkoly od velkých až po ty nejmenší. Úkoly očíslujte podle pořadí, v jakém je třeba je řešit, a po dokončení je ze seznamu odškrtávejte.

 

Organizace podle naléhavosti a důležitosti

Další způsob, jak si zorganizovat práci, je rozdělení úkolů do 4 skupin podle toho, jak jsou důležité a naléhavé.

Prioritní jsou ty aktivity, které patří do kvadrantu A. Ty jsou důležité, což znamená, že mají vztah k vašemu cíli, a zároveň naléhavé – tedy vyžadují pozornost co nejdříve. Do kvadrantu B spadají důležité úkoly, které sice nespěchají, ale časem mohou sklouznout do kvadrantu A. Vaším každodenním cílem by mělo být systematické předcházení přelévání úkolů mezi kvadranty B a A.

Nedůležité úkoly jsou ty, které přímo nevedou k vašemu cíli. Proto je dobré včas je delegovat nebo s nimi neztrácet příliš mnoho času. U nedůležitých a naléhavých úkolů v kvadrantu C rozhodujte o případném předání zodpovědnosti co nejdříve, abyste se vyhnuli časovému stresu, který by mohl odvést vaši pozornost od důležitých aktivit.

A

Důležité

Naléhavé

B

Důležité

Nenaléhavé

C

Nedůležité

Naléhavé

D

Nedůležité

Nenaléhavé

 

Je zajímavé, že věnovat se důležitým krokům, které potřebujeme udělat na cestě k cíli, se nám většinou chce ze všeho nejméně a zároveň představují pověstných 20 % času vedoucích k 80 % výsledku.

 

Co dělat s rozhodovací paralýzou

Pokud se zaseknete u rozhodování, kterým směrem se vydat, zkuste si připravit propočet výhodnosti. Do jednoho sloupce napište přínos, který vám daná volba řešení může přinést, a do druhého sloupce zapište pravděpodobnost, s jakou tohoto výsledku dosáhnete. Když mezi sebou vynásobíte předpokládaný zisk a procento úspěchu, získáte bodové ohodnocení všech dostupných variant, které snadno porovnáte.

 

Shrnutí

Bez priorit se velmi pravděpodobně začnete točit v kruhu úkolů a termínů, které vám nebudou dávat smysl. Některým lidem vyhovuje, když jim priority přiděluje někdo jiný a není na tom nic špatného. Pokud se ale rozhodnete pracovat „sám/sama na sebe“, postavte se k plánování čelem.

Prohlédněte si také návod Jak si organizovat osobní úkoly v aplikaci Lamael.

Jak vykazovat práci na úkolech a projektech

vykazovaní práce

Když se Googlu zeptáte na průměrný čas, který člověk za život věnuje práci, dostanete například odpověď ve formě statistiky od Eurostatu, která říká, že pro Českou republiku se jedná zhruba o 35 let.

Mladí lidé střídají práci mnohem častěji než předchozí generace a běžnější je i model spolupráce na IČO. Zajímá vás, co mají tyto informace společného s tématem vykazování práce? Tak čtěte dál.

 

Evidovat pracovní čas je nad zlato

35 let představuje hodně času, zvlášť když ho „dáváte“ někomu cizímu. Není tedy žádným překvapením, že heslem dne je work-life balance. Věnovat úsilí výběru práce je ale pouze část úkolu, druhá stránka mince se týká povědomí o tom, kolik zaplaceného času věnujete povolání, které vás naplňuje.

S rostoucí tendencí pracovat na volné noze můžou paradoxně klesat příjmy. Mileniálové dokážou obětovat novým příležitostem hodně energie bez ohledu na to, jestli jim někdo jejich úsilí proplatí. Potřeba být součástí nějakého celku a realizovat se v pracovní skupině občas dokáže přebít prioritu vydělat peníze. Evidence odpracovaného času je jediné objektivní měřítko, podle kterého dokážete posoudit, jestli to, čemu dnes věnujete úsek ze svých 35 let, může mít budoucnost. Možná to vyzní příliš zjednodušeně nebo materialisticky, ale mimo jiné je to i lék na prokrastinaci.

 

Ohodnocení práce přes hodinovku nebo od úkolu

Evidence času je prvním krokem ke správnému ohodnocení vlastní práce a vyjednávání. Na internetu najdete různé kalkulačky s nápovědou pro stanovení obvyklé ceny zakázek. Vlastní data jsou ale mnohem lepší, protože vám dodají jistotu při argumentaci okolo cenové nabídky.

Víceméně máte dvě možnosti, jak vykazovat svou práci – podle času nebo dokončeného úkolu. Mezi oběma variantami stojí samozřejmě určitý vztah. To, že vyšší „hodinovka“ by měla znamenat rychleji zpracované zadání, je ale pohled zákazníka, který má v hlavě představu o ceně jako o výsledku rovnice „čas × hodinovka“. Pokročilejší verze jednání by se měla točit kolem ceny za kvalitu odvedené práce na úkolu, informace o potřebném času by měla zůstat pouze jako vodítko k nastavení vzájemných očekávání. Je to trochu překombinované klišé, ale profesionál o hodiny nesmlouvá a dobrý mindset dělá zázraky.

 

Shrnutí – výkazy práce profesionálně

Když se dostanete do bodu, kdy si umíte říct o adekvátní finanční ohodnocení, udržujte profesionální přístup k plnění a evidenci průběhu zakázky. Každý projekt s sebou nese i čas strávený třeba brainstormingem. Plánování a firemní porady dnes zvládnete efektivně například přes sdílenou nástěnku nebo komentované poznámky. Výkaz práce díky tomu bude vypadat mnohem lépe, protože zákazníkovi reportujete více času stráveného nad plněním úkolů a podúkolů a méně času věnovaného interním poradám uměle „rozděleného“ mezi vykazované aktivity.

Přečtěte si související článek Jak měřit a vykazovat čas pomocí timesheetů nebo se rovnou podívejte na návod o vykazování času v timesheetech pro aplikaci Lamael a začněte s týmem pracovat v novém, uživatelsky příjemnějším prostředí.

Jak pracovat s úkoly a aktivitami v kalendáři

aktivity v kalendari

Time management a kalendář patří k sobě. Nezáleží na tom, jestli máte volnou pracovní dobu nebo pravidelný rytmus, díky organizaci práce docílíte lepší efektivity i více volného času. V tomto článku najdete několik tipů pro plánování úkolů a aktivit v kalendáři.

 

Plánování práce podle typologie

Každý z nás má během dne určité hodiny, kdy se mu obvykle dobře pracuje a také čas, kdy je to přesně naopak. Ranní ptáčata a noční sovy mají odlišnou „pracovní“ dobu. Podle své příslušnosti k jednomu z ptačích druhů rozložte do průběhu dne tři fáze práce – řešení nejtěžších úkolů, rutinní práci a plánování. Například rutinu zařaďte na čas, kdy jsou vaše vnitřní hodiny takzvaně v útlumu. Pro noční sovu to bude hned ráno. Ranní ptáče naopak začne den nejtěžšími úkoly nebo plánováním.

Bez ohledu na zvolený režim nezapomínejte na oddělení práce a volna. Pokud chcete odcházet z práce s čistou hlavou, zkuste každý den zakončit sepsáním úkolů a poznámek pro zítřek. Tím udělejte pomyslnou tlustou čáru za hotovými i rozpracovanými aktivitami.

 

Seskupení úkolů

Seskupením podobných úkolů do větších celků dosáhnete lepší koncentrace a tím pádem i efektivnějšího a rychlejšího spádu práce, díky kterému stihnete i pauzu na kafe. Pokud je to možné, naplánujte si řešení souvisejících aktivit do jednoho časového bloku. Když omezíte těkání mezi různými typy úkolů, získáte pocit kontroly. Ideálním příkladem agendy pro sloučení je kompletní vyřízení emailů v doručené poště nebo odeslání všech čekajících faktur.

 

Denní a týdenní plán

Seznam plánovaných aktivit připravujte nejlépe na konci každého dne a ráno jej pouze rozvrhněte do vhodného pořadí v kalendáři. Pro denní plánování můžete využít to-do list (seznam úkolů), který přes den postupně odškrtáváte. Aby to-do list fungoval tak, jak má, rozdělte úkoly na podúkoly. V tomto případě platí, že čím více menších úkolů v seznamu máte, tím lépe.

Stejně jako plánujete jednotlivé dny, vyzkoušejte i týdenní rozvrh. Na konci pracovního týdne si připravte seznam úkolů a aktivit, který je v souladu s vaším dlouhodobým cílem, pro týden následující.  Při přípravě stanovte priority nejen pro pracovní agendu, ale i pro své soukromé plány tak, abyste zajistili work-life balance.

 

Na závěr – Zaplňte svůj kalendář

Na různých pracovních pozicích máte různé možnosti nakládat se svým časem. Když všechny pevně dané termíny „nasypete“ do kalendáře, objeví se volná místa, která představují váš „manipulační“ prostor. Pokud víte, kdy tyto časové prostoje máte a kolik jich je, zvládnete reagovat i na nečekané požadavky s menší dávkou stresu.

Jak organizovat práci pomocí projektů

organizace prace

Řízení projektu je vlastně řízení celé firmy. K tomu potřebujete nástroje, které umí automatizovat opakující se procesy nebo za vás pohlídají pevné termíny, abyste na rutinu neplýtvali tím nejcennějším – lidskými zdroji.

Nebo chcete organizovat svou práci pohodlně už teď? Vyzkoušejte Lamael zcela zdarma.

Metodika projektového řízení

Dvě nejznámější metodiky pro projektové řízení jsou agilní a konvenční. Obě pracují s takzvaným „trojimperativem“, tedy s udržením poměrného vztahu mezi cílem, náklady (zdroji/náklady) a časem.

Konvenční metodika řídí projekt pomocí plánování kroků v postupu a používá se v případech, kdy jsou cíl a prostředky (lidské zdroje, výrobní kapacita apod.) známé a definovatelné. Jednoduše řečeno, pokud je cílem projektu výroba a dodávka konkrétního produktu v určeném čase, pak je úkolem projektového managera pracujícího s konvenční metodikou (nazývá se také Waterfall) rozplánovat využití zdrojů.

Agilní metodika neplánuje jednotlivé kroky pro postup předem, ale používá „Sprinty“, které se vyhlašují v průběhu práce, když už projekt běží. Sprinty jsou dílčí úkoly, které vznikají během vývoje. Výchozími hodnotami jsou dostupné zdroje a přidělený čas. Projektový manager má za úkol plánovat cílový rozsah projektu (například komplexnost finálního provedení). Tato metodika se používá například při vývoji nového softwaru nebo v případě, kdy se pouštíte do zakázky na dodání úplně nového typu produktu = prototypu.

 

Automatizované procesy

Ať už pracujete s jednou či druhou metodikou, zahrňte do plánování nového projektu využití funkcí, které vám usnadní práci. Mezi ně patří především hlídání termínů, reporty hodin k vykázání, fakturace a správa obchodní pipeline.

O kontrolu dodržení termínů se starají notifikace nebo kalendář, které připomínají důležité schůzky nebo odevzdání práce, v předem zvolených intervalech. Pokud se chcete vyhnout zavalení notifikacemi, nastavte si přehled upomínek pouze na denní bázi – každé ráno si projděte přehled všech notifikací k aktivitám a úkolům, které je třeba v daný den řešit. Následně vypněte průběžná upozornění, aby vás při práci nic nerušilo.

Report hodin je stejně důležitý jako report stavu úkolů, protože každý projekt má přidělený časový budget objednaný zákazníkem a je zbytečné plýtvat zaplacené hodiny z objednávky na manuální přípravu výkazu, ze kterého pak odečítáte odpracované hodiny. Na výkazy práce by logicky měla navazovat automatická fakturace, kterou nastavíte a následně věnujete pozornost pouze kontrole proplacených faktur.

Obchodní pipeline definuje váš způsob získávání nových zakázek. Pro hladký průběh vám postačí podpora v podobě přehledného a uživatelsky přátelského prostředí, ve kterém přesouváte obchodní příležitosti mezi jednotlivými fázemi.

 

Shrnutí

Pro řízení projektů existují různé metodiky, neboli „scénáře postupu“, mezi kterými můžete volit. Před začátkem samotné práce v souladu s vybranou metodikou si nastavte funkce, které za vás převezmou dohled nad zprocesováním opakujících se úkonů.

Prohlédněte si také návod pro aplikaci Lamael Jak organizovat práci pomocí projektů krok za krokem.

 

 

Jak pracovat se soubory pomocí štítků

prace se soubory

Za každým projektem nebo zakázkou stojí určité množství dokumentů, které je potřeba někde uložit. V tomto článku se dozvíte o výhodách a nevýhodách organizace souborů přes složky ve srovnání s roztříděním pomocí štítků.

 

Jak fungují štítky?

Štítky jsou značky, které se používají k rozlišení skupin souvisejících položek. V kombinaci se složkami je používají například e-mailové schránky pro třídění doručené pošty. Štítek se zvoleným názvem přiřadíte ke zprávám od konkrétního zákazníka nebo k soukromým zprávám a následně jednoduše vyfiltrujete všechny e-maily, které patří do společné kategorie.

 

Hledání souborů ve složkách

Při ukládání do složek organizujete soubory podle hierarchie. To znamená, že když hledáte určitý obsah, potřebujete se proklikat „správnou cestou“ od nadřazené složky po koncovou. Pokud přesně nevíte, kde hledat, můžete použít full-textové vyhledávání podle pojmenování souboru nebo jeho části. Problém nastává, když procházíte obsah, který vytvořil někdo jiný, takže nedokážete název správně „tipnout“. V některých firmách se podobným situacím předchází standardizovanou strukturou a předdefinovanými názvy složek.

 

Hledání souborů přes štítky

Štítky seskupují soubory do kategorií podle obsahu, typu, autora a dalších parametrů. Ve srovnání s hledáním přes systém složek se dokážete snadno dostat například ke všem obrázkům s návrhem loga. Můžete také vyfiltrovat dokumenty podle důležitosti nebo tematických okruhů. Na rozdíl od hledání podle názvu nebo jeho části, do kterého se potřebujete přesně „trefit“, u štítků postačí, pokud zadáte některý z více parametrů. Na podobném principu pracují i internetové vyhledávače, kam napíšete klíčové slovo (popis toho, co hledáte) a získáte nabídku souvisejícího obsahu.

 

Závěrem – označování souborů pomocí štítků

Aby vám štítky usnadnily práci, měly by se alespoň částečně připojovat k souborům automaticky. Tuto funkci používá například e-mailová schránka od Googlu, která navrhuje označení zpráv podle odesilatele a vašeho „vztahu“ s ním na základě historie komunikace.

Aplikace Lamael připojuje k souborům, které uložíte jako přílohu kamkoli do projektu, štítek s názvem projektu. Pokud při hledání v souborech zadáte tento název jako klíčové slovo, snadno vyfiltrujete celý související obsah.

Pokud vás zajímá, jak to funguje v praxi, prohlédněte si návod Jak pracovat se soubory pomocí štítků v aplikaci Lamael.

 

Jak používat nástěnku pro komunikaci v teamu

nastenka pro komunikaci

Máte firemní nástěnku? Nástěnka nemusí být jen korková plocha v dřevěném rámečku nebo magnetická tabule. V některých firmách používají třeba monitor, který zobrazuje aktuální statistiky prodeje. Podoby a provedení se liší, ale hlavní funkce nástěnky zůstává stejná – sdílení informací. Pokud se právě chystáte ji založit, pak v tomto článku najdete inspiraci.

 

Firemní nástěnka a nástěnka pro firmu

Používaná nástěnka je jako otevřené okno do firmy, ve kterém na první pohled vidíte náznaky interní kultury, týmové nálady a typ informací, které jsou považované za důležité. Z obsahu nástěnky v některých společnostech odvodíte pouze ambice vedení firmy.

Týmová nástěnka může fungovat stejně jako sociální síť, kam pozvete publikum s nabídkou prostoru pro podílení se na tvorbě obsahu. Z podstaty věci by k ní tedy měli mít přístup jen členové týmu a je lepší poskytnout i určitý „stupeň ochrany soukromí“. V tom je rozdíl mezi fyzickou nástěnkou, kterou pověsíte na zeď, kde je všem na očích, a virtuální nástěnkou v aplikaci.

Fyzické nástěnky se výborně hodí pro sdílení firemních hodnot a materiálů, které byste umístili do výlohy obchodu na ulici, případně pro organizační pokyny. Týmová nástěnka má ale úplně jiný účel, a aby jej mohla plnit, potřebuje mít své zázemí.

 

Nástěnka a brainstorming

Aby nástěnka plnila v týmu svou funkci, využijte možnost komentářů a rozvinutí komunikačního vlákna u příspěvků. Čas od času může z takového improvizovaného brainstormingu vyplynout dobrý nápad.

Pokud na virtuální nástěnku vyvěsíte kartu s informací o plánované strategické poradě a vyzvete kolegy, aby přispěli se svými návrhy řešení, zvládnete většinu agendy probrat mnohem přirozenější formou mimo poradu. Proces využijte i v opačném pořadí – na nástěnku přidejte kartu s klíčovými body, které na poradě zazněly, a pozvěte kolegy ke komunikaci nad dalším postupem a převzetím zodpovědnosti za zpracování jednotlivých úkolů. Řečeno jinými slovy, představuje nástěnka ideální místo pro naplánování next steps a follow-up = zadání kroků k realizaci a podpory zužitkování všech souvisejících příležitostí.

 

Nástěnka pro aktuality a úspěchy

Nejběžnější využití nástěnky je sdílení aktualit a úspěchů. Existují dvě základní varianty, jak to může fungovat. Buď zadáte správu nástěnky například asistentce, která sem bude pravidelně přidávat nutné minimum informací, nebo se pokusíte motivovat členy týmu k přirozenému zájmu o dění na nástěnce a interakci z vlastní iniciativy. Třetí variantou je kombinace obojího. Dosažené úspěchy za uplynulé období vyhodnotí a zveřejní vedoucí týmu nebo asistentka a zodpovědnost za přidávání aktualit necháte „kolovat“ v týmu jako štafetu. Z dobře nastavených pravidel se časem vyvine automatický koloběh sdílení informací.

 

Shrnutí

Fungující firemní nástěnka slouží jako komunikační kanál i sběrné místo a „překladiště“ pro nápady a související úkoly. Příjemné prostředí podpoří veřejná pochvala za dobře odvedenou práci.

Elektronickou nástěnku můžete začít používat už dnes v aplikaci Lamael

Založit účet ZDARMA

 

Prohlédněte si návod Jak používat nástěnku pro komunikaci v teamu v aplikaci Lamael.

Jak zadávat úkoly v týmu a sledovat jejich plnění

ukoly v tymu

Rozdíl mezi leadrem a šéfem je v tom, že leader ukazuje ostatním cestu tak, že po ní sám jde. Tahle myšlenka má asi tisíc podob vyjádření, takže by se dala jednoduše označit za klišé. V tomto článku ji aplikujeme na důležitou součást práce vedoucího týmu, a sice na způsob zadávání úkolů a kontrolu jejich plnění.

 

Domluvte si pravidla a očekávání

Některé úkoly jsou součástí potřebné rutiny, která zajišťuje základní fungování projektu nebo firmy. Jedná se spíše o povinnosti v rámci obvyklé náplně práce – zpracovat nabídku nebo objednávku, zvedat telefon zákazníkům a podobně. Existují ale také úkoly, které vyplynou z firemní porady a týkají se zavedení změn. Každý z těchto dvou typů úkolů si zaslouží jinou pozornost a trochu jiné zásady při zadávání a kontrole.

Běžné úkoly prostě musí být hotové v termínu. Při jejich zadávání se soustřeďte především na to, aby obě strany, tedy řešitel i zadavatel, měly stejnou představu o požadovaném výsledku. Vyjasněte si popis, termín odevzdání a případně i podmínky, které jsou pro splnění úkolu nutné.

 

Sdílejte vizi a definujte cíl

Když potřebujete pracovat na úkolech, které se týkají změn nebo inovací, sdílejte se svým týmem vize a pojmenujte cíle, od kterých se odvozují úkoly pro každého člena. Podle známého průzkumu na téma priorit, které ovlivňují spokojenost lidí se zaměstnáním, je prokázáno, že pro většinu dotazovaných nejsou peníze na prvním místě. Naopak vyšší příčku obsazuje smysluplnost a seberealizace v práci.

Některé uklízečky plní své úkoly s větším nadšením než většina recepčních. Uklízečka ví přesně, že má za směnu zamést a vytřít chodbu a domů půjde s čistou hlavou. Na recepční se denně snese množství různorodých a občas i protichůdných požadavků, a to bez jakéhokoli smyslu.

 

Závěrem – zabijáci pracovní morálky

Pro kvalitně odvedenou práci je důležitá pracovní morálka. Existují pro ni ale dva zaručení „zabijáci“ plus jeden „polozabiják“ a jmenují se Přepadovka, Nezájem a Chaotický vizionář. Žádný tým nebude fungovat spolehlivě, pokud jeho členy někdo opakovaně přepadá s neohlášenou kontrolou. Stejnou službu udělá laxnost při plnění vlastních povinností u vedoucího týmu. V některých firmách se setkáte se stmeleným a plně funkčním týmem, ke kterému se čas od času nahrne nadšený majitel firmy s převratnými nápady na změny, které vůbec nezohledňují denní koloběh povinností. Dobrý vedoucí nese „na svých bedrech“ zodpovědnost za hledání rovnováhy mezi produktivitou a „týmovou pohodou“ a správná komunikace nad úkoly je jeho nejlepší nástroj.

Přečtěte si náš návod, jak zadávat úkoly v týmu a sledovat jejich plnění v Lamaelu.

Nebo si přečtěte další článek na téma Jak rozdělit úkol na podúkoly, checklist.

 

1 2 3 4