Po slunném létě se všichni zase pomalu vrací ke svým rutinám a rozbíhají nové projekty. Zvykat si na jiný režim ale nemusí být vůbec jednoduché. Stojí před vámi najednou tolik práce, že celý pracovní týden strávíte jen v kanceláři? Možná vám pomohou tyto 4 tipy, jak na time management po letní dovolené.  

1. Chce to čistou hlavu a funkční systém 

Každý den nosíte v hlavě všechny povinnosti a úkoly, na které nesmíte zapomenout. Když k tomu přidáte ještě vnější vjemy nebo myšlenky, které vám během dne zaměstnají mysl, je z toho pořádná nálož informací. A to jste se ještě ani nepustili do práce. Pokud se cítíte přehlcení, nevíte, čím začít a topíte se v pracovních povinnostech, začněte takovou „mentální očistou“. 

Zkrátka si všechny tyto informace někam napište – někdo volí zápisník, někdo online pracovní systém. Pro začátek si vystačíte i s obyčejným listem papíru. Napište na něj vše, na co nesmíte zapomenout a co musíte udělat. Postupně tyto úkoly roztřiďte podle priority a následně jim přidělte i nějaký termín – vložte je na konkrétní čas a datum do kalendáře.  

Základem všech time management metod je systém, který určuje pravidla a postupy. Když si ho vytvoříte, plánování pracovního týdne pro vás bude hračka.  

2. Připravte si to-do list  

Možná se vám to zdá jako „rada nad zlato“, ale seznamy úkolů prostě fungují. Místo slepého skoku do rychlého pracovního pondělí zpomalte. Udělejte si ráno čas, kdy projdete kalendář a to-do list z předchozího týdne. Zkontrolujte, zda jste splnili vše, co jste si naplánovali, a rovnou se pusťte do tvorby nového seznamu úkolů. Ideální je rozdělit si celý týden den po dni a do každého dne dát 3–5 úkolů (v závislosti na jejich náročnosti). Díky tomu budete přesně vědět, co vás každý den čeká, na nic nezapomenete, a hlavně nebudete muset tyto informace nosit v hlavě. 

Pocit zahlcení až úzkosti z práce má člověk většinou v momentě, kdy ho čeká velké množství povinností, a má pocit, že je nemůže stihnout. Taková maličkost jako týdenní to-do list vás pak dokáže uklidnit, protože zjistíte, že těch povinností zas tolik není – případně je alespoň máte pod kontrolou.  

Když si plánujete svůj pracovní týden, myslete v něm taky na přestávky, osobní a rodinné aktivity i odpočinek. Nejste stroj – nemůžete pracovat celý den bez přestání. Naplánujte si tedy i odpočinek nebo jiné osobní aktivity, které máte daný den v plánu.  

Tip: V pracovním nástroji Lamael jdou pracovní a osobní záležitosti skvěle skloubit. 

 3. Mějte vše na jednom místě 

Představte si, že byste si všechny pracovní i osobní povinnosti mohli zaznamenat do jednoho online nástroje, ke kterému máte přístup odkudkoliv – dokonce i z mobilu. Vytvářeli byste v něm projekty i úkoly, a to nejen pro sebe, ale i pro celý svůj tým. Mohli byste v něm dokonce i fakturovat, kontrolovat stav skladu, komunikovat s týmem i dodavateli, zaznamenávat obchodní příležitosti a vykazovat odpracovaný čas. To by byl time management hračka, a ještě byste ušetřili spoustu času přeskakováním z jedné aplikace do druhé. 

Tato představa je realitou 934 týmů a 2 718 freelancerů – a může být i tou vaší. Všechny zmíněné funkce má totiž projektový nástroj Lamael, který vám pomůže řídit klidně celou firmu. Je vytvořený podle potřeb skutečných podnikatelů a jeho největší výhodou je to, že můžete mít skutečně všechno na jednom místě, což vám ušetří čas. Proč to tedy dělat složitě, když to jde jednoduše?  

Spousta podnikatelů má svou firmu rozházenou v několika nástrojích, kvůli čemuž pak snadno na něco zapomenou. Nehledě na to, že přepínání několika oken vás dokáže pěkně rozptýlit – čímž se dostáváme k poslednímu bodu. 

4. Nenechte se vyrušit 

Lidský mozek přijme za den neuvěřitelné množství podnětů – s užíváním sociálních sítí a streamovacích služeb se velmi snadno dostává do informačního přesycení. To je stav, kdy jste naprosto zahlcení informacemi, čemuž se vaše tělo brání spuštěním stresové reakce. Když tento pocit zažíváte často, můžete se dostat do chronického stresu, který je mnohdy spouštěčem různých civilizačních chorob. Navíc vám to ani pracovně nijak nepomůže – produktivita v takovém případě klesá strmě dolů. 

Z provedených průzkumů společnosti Voucher Cloud dokonce vyplývá, že lidé na pracovišti jsou rozptýleni od práce každých cca 8 minut. To je bohužel realita openspace kanceláří. Co s tím? 

Soustředěnost ovlivňuje mnoho faktorů a je úzce spojená s vaším životním stylem. Krok číslo jedna je odstřihnout všechny rušivé elementy. Vypněte si notifikace na mobilu i počítači, a pokud jste v rušné kanceláři, zkuste si pustit do uší nějakou klidnou hudbu. Zamyslete se taky nad tím, jaký je váš spánkový režim – dostatek kvalitního spánku totiž zvyšuje soustředěnost. V neposlední řadě si zkuste stanovit tři nejdůležitější úkoly, které musíte v daný den stihnout. A když začnete na jednom pracovat, dodělejte ho. Nezačínejte nic nového, dokud to stávající nedokončíte. 

Tip: Zajímají vás konkrétní time management metody? Napsali jsme o nich celou příručku.