Každý, kdo se někdy pustil do realizace projektu, se určitě setkal s problémy, jako jsou špatně stanovené termíny, nejasné cíle či nedostatečná kontrola. Rizika mohou vzniknout v průběhu každého projektu, je proto důležité být na ně připravený a vhodným přístupem omezit jejich dopad. Naučte se předvídat a eliminovat potenciální rizika, pomůže vám s tím rizikový management.
Co je to rizikový management?
Rizikový management (neboli risk management) se soustředí na analýzu a minimalizaci rizik za použití různých metod a technik prevence. Cílem risk managementu je předcházet problémům a nepříznivým událostem, minimalizovat potřebu řešení krizových situací, zabránit vzniku potenciálních problémů nebo omezit jejich dopad na organizaci a dosažení stanovených cílů.
S riziky musíte počítat a přistupovat k nim systematicky, aby se mohly místo hrozby stát spíše výzvou pro získání konkurenční výhody.
Kdo je odpovědný za řízení rizik?
V organizacích může být odpovědnost za řízení rizik rozložená napříč celým managementem (vlastníci, statutární orgán a nejvyšší manažeři). V malých firmách se odpovědnost soustřeďuje na statutární orgán nebo roli rizikového managera může firma outsourcovat.
Naopak ve středních a velkých společnostech se odpovědnost dělí mezi jednotlivé manažery. Velké organizace nebo ty, které podnikají v rizikovém prostředí, jako jsou například banky, pojišťovny, letecký průmysl a doprava mají na řízení rizik vyhrazeného specialistu (manažera rizik).
Přehled možných rizik
V podnikání se můžeme setkat s velkým množstvím rizik, my se teď zaměříme pouze na potenciální rizika spojená s projekty.
Mezi důvody selhání projektů zpravidla patří:
- špatně stanovené termíny,
- nepřiměřená cena,
- špatně zvolený obchodní partner,
- nezájem manažerů,
- organizační neschopnost vést projekt nebo změna manažera během projektu,
- nevhodně stanovené cíle a plán realizace,
- nedostatečné schopnosti a zkušenosti,
- nedostatečná kontrola,
- u větších projektů je rizikem neexistence systému řízení rizik.
Jak předvídat a eliminovat problémy v projektech?
Řízení rizik představuje důležitou, často ale zanedbávanou součást činností každého projektu. Špatné řízení může ohrozit jakýkoliv projekt, rizika pak můžou souviset s kvalitou organizace práce a managementu, termíny, týmovou spoluprací, spoluprací se zákazníky a dodavateli atp.
Pro předcházení a eliminaci rizik je proto důležité provádět opakovaně tyto čtyři klíčové kroky:
- Identifikace rizika,
- vyhodnocení rizika,
- vytvoření rizikových plánů,
- řízení a sledování rizika.
Tyto kroky se doporučuje u významných projektů provádět neustále.
1. Identifikace rizika
Včasná identifikace je pro efektivní řízení rizik projektů klíčová. Rizika identifikujete buď procházením seznamů úkolů a časového plánu, nebo konzultací a rozhovory s odborníky. Využít k tomu můžete také seznamy možných rizik, které bývají publikované v různých studiích. Důležité je ale používat zdravý rozum a vlastní zkušenosti.
Seznam rizik se vytváří na základě zkušeností a analýzy situace, poté se pravidelně aktualizuje dle skutečného stavu projektů. Některá rizika se dají odhalit v průběhu projektu, někdy se změní jen jejich závažnost.
2. Vyhodnocení rizika
Rizika vyhodnotíte stanovením tolerance (jaké náklady a časová zpoždění jsou pro vás přijatelná) a určením pravděpodobnosti jednotlivých rizik (dle zkušeností z minulých projektů nebo analýzou současné situace – expertním odhadem či použitím některé metody řízení projektů, například metody síťové analýzy PERT, která slouží pro odhad doby trvání projektu.
Poté jednotlivým rizikům přiřadíte náklady (ušlý zisk v Kč, ve ztrátě času, kvality atd.) a priority. Ty se stanovují právě na základě úrovně tolerance, potenciálních nákladů a pravděpodobnosti, že k riziku dojde.
3. Vytvoření rizikových plánů
Po vyhodnocení rizika se přistupuje k tvorbě rizikových plánů, v rámci nich se postupuje následovně:
- Identifikace aktivačních procedur pro každé riziko – aktivační procedury vás upozorní na blížící se problém. Pro každé riziko sestavíte seznam sledovaných ukazatelů obsahujících možné postupy a informace o jejich očekávaném čase výskytu a odpovědné osoby za sledování.
- Stanovení aktivních, rezervních nebo zmírňujících opatření pro jednotlivá rizika.
4. Řízení a sledování rizika
Poslední fází je management rizik, kdy se musíte rozhodnout, jaká opatření nastavíte pro zvládnutí rizik:
- přijetí rizika – řízení rizik se neprovádí, problémy se řeší, až když nastanou, a riziko se přijímá v plném rozsahu i s jeho následky,
- zmírnění rizika – hledají se cesty, jak omezit jejich následky a jak snížit pravděpodobnost jejich výskytu,
- odvrácení rizika – použití rezervního plánu.
Sledování a řízení rizik ve firmách a jiných organizacích zahrnuje také pravidelné monitorování s cílem identifikovat potenciální problémy a aktivovat případné rizikové plány. Rizika vyhodnocujte pravidelně a rizikový plán přehodnoťte v případě, že se projekt výrazně odchýlí od plánovaného scénáře.
S kontrolou vám pomůže naše agenda Projekty, kde najdete přehled všech činností a informací potřebných k efektivní správě firemních projektů a zakázek. U každého projektu si můžete stanovit rozpočet, náklady na zaměstnance a kolik za jejich práci fakturujete klientovi. Projektu přidělíte také prioritu a stav. Agenda má však ještě spoustu dalších funkcí. Pro více informací nás neváhejte kontaktovat.
