Máte pocit, že váš e-mailový inbox ovládá váš pracovní život? Nejste v tom sami. Ale máme pro vás dobrou zprávu: existují jednoduché, ale účinné způsoby, jak tento digitální chaos zvládnout. V článku se podíváme na šest zaručených tipů, které vám pomohou získat zpět kontrolu nad vaší schránkou – a tím i nad vaším časem a pracovní produktivitou.
1) Ovládněte klávesové zkratky
Znáte to, neustále odpovídáte na přijaté e-maily a připadá vám to jako nekonečný kolotoč. Ovládnutí klávesových zkratek tak může být v e-mailové komunikaci pravým zlomovým bodem pro zvýšení efektivity. Článek na webu Juliety.com vás provede klávesovými zkratkami pro různé e-mailové klienty, jako je Outlook. Například zkratka „Ctrl + R“ v Outlooku umožňuje okamžitě reagovat na doručený e-mail. Pro okamžité odeslání emailu stiskněte „Alt + S“ nebo pro přidání adresátů do BCC zase „Alt + B“.
V Outlooku můžete navíc nastavit vlastní klávesové zkratky v nastaveních programu podle vašich osobních preferencí.
2) Využijte pokročilé vyhledávací funkce
Osvojte si vyhledávací funkce vašeho e-mailového klienta a ušetříte čas strávený hledáním konkrétních e-mailů. Například vyhledávání pomocí klíčových slov nebo jmen odesílatelů v Gmailu (a nejen tam) vám pomůže rychle najít přesně to, co hledáte.
Představte si situaci, kdy potřebujete vyhledat všechny doručené e-maily od určitého klienta: stačí zadat jeho jméno do vyhledávacího pole a Gmail vám okamžitě zobrazí všechny související konverzace. To eliminuje potřebu procházet celou schránku a dost zrychluje proces vyhledávání a organizace e-mailů.
Zajímavost: Víte, že podobně jako v e-mailových klientech, tak i v Lamaelu pomáhá fulltextové vyhledávání nalézat potřebné informace, což je klíčové pro rychlou a efektivní práci s e-maily?
3) Zaveďte pravidlo dvou minut
Podle tohoto pravidla byste se úkoly, které trvají méně než dvě minuty, měli zabývat ihned. Například pokud máte došlý e-mail, který vyžaduje rychlou odpověď, tak to prostě udělejte. Na nic nečekejte. Tento přístup může udržet vaši schránku čistou a snížit vaše psychické zatížení.
Jako praktický příklad si vezměte situaci, kdy obdržíte e-mail s jednoduchou žádostí o potvrzení schůzky. Místo odkládání prostě rychle odpovězte a potvrďte termín. Nejenže udržíte svoji schránku přehlednou, ale také se projevíte jako spolehlivý člověk na svém místě.
4) Odhlaste se z nepotřebných e-mailů
Co takhle trochu uklidit ve vaší e-mailové schránce? Jestli vám každý den přichází hromada marketingových e-mailů, které stejně nikdy neotevřete, možná by bylo fajn se z těchto newsletterů odhlásit. Je to jednoduchý krok, ale ušetří vám to spoustu času, který byste jinak promarnili procházením a mazáním zpráv, které vás vůbec nezajímají, a je jedno, jestli se nacházejí v hlavním inboxu, nebo v hromadných zprávách. A navíc, váš inbox bude přehlednější a plný jen těch e-mailů, které jsou pro vás opravdu důležité.
Každé ráno tak můžete začít s pocitem, že ve vašem inboxu jsou jen ty nejdůležitější zprávy. Budete se moci lépe soustředit na práci, a navíc ušetříte spoustu času. Zkuste to a uvidíte, jak příjemně se to promítne do vašeho pracovního dne.
5) Využijte automatizaci a filtry
Nastavení filtru, který automaticky zařadí e-maily od určitého odesílatele do specifické složky, pomáhá udržet hlavní inbox čistý. Tato metoda je zvláště užitečná pro týmy pracující na dálku, zvyšuje efektivitu asynchronní komunikace a pomáhá zvládat nárůst e-mailů.
6) Nastavte si efektivní rutinu pro správu e-mailů
Pro zachování produktivity a soustředění je tento krok velmi důležitý. Odborníci doporučují kontrolovat e-maily dvakrát až třikrát denně ve specifických časech – například ráno, po obědě a ke konci dne. Tento přístup vám umožní minimalizovat přerušení pracovního procesu a současně zůstanete dostupní co se týče důležité komunikace.
Každé přerušení práce si vybírá svou daň v podobě ztráty soustředění. Kromě toho – když budete e-maily příliš často kontrolovat, dostanete sami sebe do stresové situace a případně se i přetížíte. Využití e-mailových filtrů a štítků pro kategorizaci e-mailů může pomoci rychle identifikovat důležité zprávy během vyhrazených časů pro kontrolu e-mailů. Pokud také vaši kolegové vědí, v jakou dobu na e-maily reagujete, je to jen plus – vědí, kdy co očekávat.
Zefektivněte svou práci s Lamaelem
Pokud vám tyto tipy připadají užitečné, ale stále cítíte, že vás organizace dalších pracovních úkolů přetěžuje, máme pro vás ideální řešení. Lamael, český projektový nástroj navržený speciálně pro potřeby podnikatelů. S Lamaelem můžete efektivně spravovat projekty, delegovat úkoly, vykazovat práci a mnoho dalšího – vše v jednom intuitivním systému.
Lamael nabízí řadu funkcí, jako je ERP a CRM systém, který vám umožní mít všechny vaše kontakty, obchodní příležitosti a finance přehledně na jednom místě. Můžete si zaregistrovat 14denní bezplatnou zkušební verzi a zjistit, jak vám může pomoci lépe spravovat vaše pracovní úkoly a zefektivnit komunikaci.
