Úspěch podniku ovlivňuje blahobyt zaměstnanců a celkové podnikání. Ale co se stane, když na scénu přijde krize? Klíčem k zajištění bezpečí nejen vašeho podniku, ale i vašich zaměstnanců, je mít dobře promyšlený nouzový plán. Zajímá vás, jak na to? Přečtěte si náš článek, který vás provede kroky k vytvoření účinného krizového plánu.  

Základní myšlenkou v krizovém managementu je předvídat krize, než se objeví. Tímto přístupem nečekáte na nevyhnutelné; aktivně se snažíte předvídat výzvy, čímž zvýšíte svou šanci na úspěch a přežití. 

Co je to krizový plán?

Krizový plán představuje detailní postupy, které je třeba uplatnit při přípravě na krizi, v jejím průběhu a následně při obnově do normálního stavu. Je opravdu důležité, aby byl tento plán dobře sepsaný, případně už vyzkoušený, a to do té míry, že víte, že funguje a pomůže vám udržet vaši firmu na nohou, i když se dějí nepředvídané věci. 

Jaký je cíl krizového plánu? 

Cílem krizového plánu je udržet nepřetržitý chod podniku i v situacích, kdy dochází k přerušení běžných operací v důsledku jakékoliv mimořádné události. I když jsou pro konkrétní situace – jako jsou například požáry – vyžadované specifické směrnice o požární bezpečnosti, které jsou zákonnou povinností, komplexní krizový plán poskytuje širší rámec.  

Tento plán vám pomůže procházet různými typy krizí tím, že nabídne obecné směrnice a postupy, jak reagovat flexibilně na nečekané situace, a zároveň zajistí, že daná pravidla a protokoly pro určité typy událostí budou dodržované v souladu s právními a bezpečnostními požadavky. 

Popis krizové situace

Co je to vlastně ta krizová situace? Jednoduše řečeno je to něco, co se stane úplně nečekaně a způsobí, že normální běh věcí ve vaší firmě zčistajasna nefunguje. Najednou se musíte přizpůsobit a najít způsob, jak věci dělat jinak, protože standardní způsob už není možný. 

Když se bavíme o tom, co všechno může firmu dostat do takovéto situace, můžeme to rozdělit do tří hlavních skupin:  

• přírodní katastrofy jako povodně nebo zemětřesení,  
• úmyslné škody od lidí, co chtějí vaší firmě ublížit (například hackerské útoky) 
• a pak takové ty nešťastné náhody, které jsou skutečně mimo vaši kontrolu a předvídání, jako je například náhlá zdravotní indispozice klíčového zaměstnance nebo nepředvídatelné technologické selhání, přestože byly dodržené všechny bezpečnostní normy a prováděná pravidelná údržba. 

Tip: Přečtete si náš článek Krok za krokem: Jak organizovat práci pomocí projektů. 

Analýza rizika pro krizový plán

Analýza rizika pro krizový plán je klíčovým krokem ve vytváření efektivní strategie pro případ nepředvídaných událostí. Co tady patří? 

1) Zajištění komunikace během krize

Zjistěte, s kým a jak budete potřebovat komunikovat během krize. Zvažte všechny možné způsoby krizové komunikace a připravte náhradní plány pro případ výpadku komunikačních systémů nebo technologií včetně scénářů, kdy může být přerušen přístup k internetu. Důležité je mít seznam kontaktů na zodpovědné osoby a zvážit použití alternativních komunikačních nástrojů pro zajištění spojení. 

Tip: Možná vás bude zajímat, jak si můžete usnadnit komunikaci s týmem, klienty i dodavateli. 

2) Zabezpečení vybavení a prostor

Ujasněte si, jaké vybavení a prostory budou potřebné a jak je získáte. Máte kde složit hlavu, když v běžných prostorách fungovat nemůžete? Zajistěte si vícero zdrojů a zvažte, kdy a jak budou během krizové situace potřebné. Nezapomeňte také na důležitost komunikačních kanálů a zálohování důležitých dat. Je klíčové zajistit kontinuitu kritických operací vaší firmy, jako jsou například zpracování objednávek, vedení zákaznické podpory, finanční transakce a udržování důležitých výrobních procesů. Tyto operace musí být prioritou v případě výpadku elektrické energie nebo internetu, aby bylo možné minimalizovat dopad na vaše podnikání a zákazníky. 

3) Plánování a koordinace týmů (kdo, kdy a jak)

Stanovte, jaké týmy budou potřebné a kdy budou aktivované před, během a po krizi. Určete členy týmů a jejich role, zajistěte, že mají všechny potřebné informace a jsou schopní efektivně komunikovat. Rozhodněte, kde budou týmy působit a jak budou koordinované jejich činnosti. 

4) Vymezení krizového stavu

Definujte, co pro vaši organizaci představuje krizovou situaci a jaký je rozdíl mezi menšími problémy a skutečnou krizí. Rozmyslete si, jak budete situaci hodnotit a kdo bude za co zodpovědný. Ujasněte si, jaké zdroje a informace budete potřebovat pro rozhodování o krizovém stavu. 

5) Strategie pro rychlou reakci a minimalizaci nákladů 

Připravte plán, jak zajistíte, že klíčoví lidé budou mít rychlý přístup tam, kde jsou potřební. Mějte na paměti, že přístupnost je nezbytná pro minimalizaci nákladů a rychlou obnovu. Zajistěte, aby byl plán jasný, aktuální a že s ním jsou seznámení všichni relevantní lidé. Alternativní místo působení s náhradním vybavením je v takovou chvíli darem z nebes. 

Tip: Víte, jak na efektivní online komunikaci? 

Schválení a implementace plánu

Po dokončení a testování krizového plánu je nutné získat jeho schválení od vrcholového managementu společnosti. Odpovědnost za existenci kompletního, prozkoumaného a schváleného plánu nese právě vedení. Následně vytvořte strategii pro zavedení krizového plánu do praxe.  

Zvládněte krizovou situaci s Lamaelem

Je zřejmé, že účinné krizové řízení vyžaduje pečlivou přípravu a schopnosti předvídat potenciální hrozby. Nicméně – jakmile máte váš plán připravený, jak zajistíte, že bude správně implementovaný a že všechny kritické informace budou přesně tam, kde mají být, když je nejvíce potřebujete? Ačkoli je Lamael primárně projektový nástroj, jeho funkce pro řízení úkolů, sdílení dokumentů a komunikaci můžou poskytnout cennou podporu v organizaci a sledování úkolů souvisejících s přípravou na krizové situace a jejich zvládání. Kontaktujte nás a my vám rádi poskytneme bližší informace a se vším vám rádi poradíme.