Komunikace je stavební kámen každé úspěšné firmy, a to jak směrem ven ke klientům či dodavatelům, tak i uvnitř mezi zaměstnanci. V článku vám nabídneme 5 zásad efektivní komunikace, které zlepší schopnost týmové spolupráce ve vaší firmě.
1. Komunikujte na jedné platformě
První zásadou efektivní komunikace v týmu je jednoduchost a srozumitelnost, s čímž jde ruku v ruce způsob, jakým si ve firmě předáváte informace. V dnešní době je běžné, že týmy používají více než jednu platformu, aby mohli být v kontaktu s klienty, partnery a dalšími členy týmu. Příliš mnoho komunikačních kanálů ale může ve výsledku zpomalovat vaši výkonnost a způsobit tak více škody než užitku. Pokud se váš tým shodne, že bude pro komunikaci používat jednu, nebo maximálně dvě platformy, budete snadněji vyhledávat všechny důležité informace. Zároveň se vám nestane, že se nějaká klíčová informace v množství platforem zkrátka ztratí.
V české aplikaci Lamael můžete se svými kolegy komunikovat přímo u konkrétních projektů a v konverzaci fulltextově vyhledávat. Vyřeší vám i komunikaci s klienty, protože ji můžete propojit s Gmailem či Outlookem. Nejde pouze o chatovací aplikaci, ale software pro řízení celé vaší firmy. Podívejte se, co všechno Lamael umí a vyzkoušejte ho na 14 dní zdarma.
2. Strukturujte zprávy, vyjadřujte se přesně a neodbíhejte od tématu
Dalším důležitým prvkem efektivní komunikace v týmu je posílání jasných a strukturovaných zpráv. Když komunikujete s ostatními členy týmu, měli byste se držet hlavního tématu a neodbíhat od něj. Není nic horšího, než ztrácet čas na zbytečné diskuse a témata, která nemají nic společného s daným úkolem. Mluvte k věci a snažte se být co nejstručnější. Zároveň vás ale druhá strana musí pochopit. Vysvětlujte tedy složité pojmy a snažte se vyjádřit co nejpřesněji, aby vás pochopil i ten člen týmu, který není odborníkem na dané téma. Dlouhé e-maily pro lepší přehlednost strukturujte a formátujte. Tímto způsobem zajistíte, že bude každý v obraze a bude se vám lépe spolupracovat a dosahovat cílů.
Tip: Mohlo by vás zajímat, jak na efektivní online komunikaci.
3. Ptejte se a naslouchejte
V rámci komunikace s vaším týmem by vám rozhodně neměla chybět schopnost empatie. V mnoha firmách se s narůstajícím počtem zaměstnanců vytrácí lidskost, kterou nahrazuje tlak na výkonnost. Přátelská atmosféra je ale i v krizových situacích velmi důležitá. Ptejte se svých zaměstnanců a skutečně jim naslouchejte. Zajímejte se o jejich názory a dávejte jim konstruktivní zpětnou vazbu. Dávejte si pozor, abyste ostatním neskákali do řeči a nebrali jim tak možnost vyjádřit se. Pamatujte, že každý další pohled může být pro tým nesmírně přínosný, proto je důležité umožnit všem členům se aktivně zapojit do diskuze. Na druhou stranu není vždy diskuze skutečně efektivní a potřebná.
Tip: Zjistěte, jak efektivně vést pracovní poradu.
4. Vyhněte se domněnkám
Jedním z klíčových pravidel efektivní komunikace pro manažery je vyhýbat se domněnkám. Ty totiž vedou pouze k nedorozumění a problémům v týmové spolupráci, v případě krizové situace dokonce k panice a nejistotě. Místo toho udržujte otevřený přístup a než budete nějakou informaci šířit dál, přesvědčte se, že je skutečně pravdivá. Snažte se vždy získat co nejvíce faktických informací, abyste předešli zbytečnému chaosu.
5. Zlepšete i neverbální komunikaci
Poslední – ale neméně důležitý – tip se týká neverbální komunikace neboli řeči těla. Možná se budete divit, ale i ta má značný vliv na efektivitu komunikace. Dobrá intonace a gestikulace vám mohou pomoci například udržet pozornost posluchačů. Zároveň z intonace hlasu dokáže druhá strana vyčíst důležitost sdělení nebo váš postoj. Součástí neverbální komunikace je i oční kontakt, kterým zase můžete dát najevo, že vás druhá osoba zajímá. Díky těmto tipům vybudujete otevřenou a důvěrnou komunikaci ve vaší firmě.
