Lama vs. husky: Srovnali jsme funkce Lamaelu a Trella

Toto je první článek ze série velkého srovnávání nejznámějších aplikací využívaných pro projektový management, organizaci a komunikaci v týmu nebo vykazování práce, zkrátka všech nástrojů, se kterými se nejčastěji setkáte, když potřebujete řídit aktivity v pracovní skupině.

Celkově se můžete těšit na 10 článků naplněných informacemi o funkcích, které tyto aplikace nabízejí, v přehledném a jednotném formátu, a nakonec se dočkáte i bonusu v podobě souhrnného článku o všech testovaných aplikacích. Tam, kde to půjde, se zaměříme na free verze jednotlivých programů, abychom porovnávali objektivně.

Buďte on-line nebo vůbec nebuďte

Marketing na internetu a líbivé webovky nepotřebuji, stojí to „majlant“ a akorát se na mě přiživí nějací hipsteři a sluníčkáři, kteří nikdy skutečně nepracovali rukama a neznají hodnotu peněz.

Když bude nejhůř, začnu „po staru“ obvolávat všechny potenciální zákazníky a někdo se chytne. Až budu mít tolik peněz, že nebudu vědět, co s nimi, tak si zaplatím nový web.

Koronavirus je zlo, karanténa je zlo, jen doufám, že od státu v rámci druhé vlny nákazy přijde nějaká skutečná finanční podpora, protože úspory nevydrží.

 

Koronavirus zabíjí staré podnikání

Ať už chcete nebo ne, první vlna karantény zasáhla společnost mnohem víc, než se může zdát. Nárazově urychlila přijetí technologického pokroku a návrat ke starým pořádkům nečekejte. Pro podnikání to znamená jediné, kdo se nepřizpůsobí, ten nepřežije. Co jste ve svém podnikání změnili během první vlny covidu na jaře a jak jste připravení na opakování krize?

Jako podnikatel velmi dobře znám cenu vydělaných peněz a v době tak bezprecedentních změn ekonomiky, které právě zažíváme, zcela podporuji myšlenku velmi rozvážného nakládání s financemi. V souvislosti s podnikáním ovšem existuje celá řada opatření, která stojí pouze čas a vaši snahu o adaptaci na „dobu webovou“, tedy přeorientování se na on-line prostředí, kam se lidé velmi rychle stahují. Pokud podnikatel vytrvale ignoruje bezplatné aktivity, které ho mohou zachránit, pak mluvíme o lenosti, nikoli o úsporném provozu.

 

Proč být on-line

Pokud váš zákazník sedí doma v karanténě, má šanci dozvědět se ze svého obýváku, že vaše firma sídlí pár ulic od něj a co poskytujete? I kdyby žádné další plošné zavírání podniků nepřišlo, jak oslovíte někoho, kdo se právě přistěhoval z jiného města a hledá v okolí svého nového domova různé služby? Nebavíme se tu o hypotézách nebo domněnkách, ale o nové realitě.

Příklad č. 1
Velké množství „pražáků“ dlouhodobě migruje z matičky Prahy za levnějším bydlením a trochou toho klidu do menších měst. A když zakotví, hledají poskytovatele služeb stejným způsobem, jako se to dělá v Praze. Vezmou do ruky telefon a snaží se vygooglit nejbližší kadeřnictví s pár pěknými fotkami, recenzemi a rezervačním systémem.

Příklad č. 2
Nedávno jsem služebně jela do Brna. Chtěla si dojít na oběd a stihnout rychlou manikúru před večerní konferencí. Rozhodně jsem neměla čas chodit po ulicích, abych náhodou narazila na potřebný salon. Na internetu jsem bohužel nenašla žádné informace o tom, kam vyrazit, takže jsem se spokojila s obědem v nejbližší slušně vypadající restauraci a manikúru vypustila. Zní vám to snobsky? Takto se vydělávají nebo prodělávají peníze. Vy ve svém podniku chcete „snoby“ s otevřenou peněženkou a čím víc potřebují vyřešit svůj „malicherný“ problém, tím líp, protože za to ochotně zaplatí.

 

Malé náklady pro velký výsledek

I s malým rozpočtem se dá hrát velké divadlo. Svůj podnik například můžete bezplatně zapsat do takzvaných adresářů vyhledávačů Seznam a Google. To znamená, že na mapě získáte svůj „špendlík“, který všem hledajícím ukazuje, kde sídlíte, co poskytujete nebo prodáváte a kdy máte otevřeno.

Vhodným základem je také webová stránka, kterou v adresáři zveřejníte. Pro začátek postačí vytvořit jen dobře vypadající „microsite“, to znamená web tvořený pouze jednou stránkou. Investice do takového webu vás může vyjít na pár set korun, za které si koupíte připravenou šablonu webu, kam jen vypíšete pár slov o sobě a své práci a přidáte líbivé fotky.

Pokud nechcete ani těch několik stovek „vyhodit z okna“ pak:

1. Nevkládejte na svůj web obecné fotky z fotobanky nebo z internetu, ale použijte vlastní. Ne všichni se fotíme s nadšením, ale teď se bavíme o podnikatelském přístupu, nikoli o povinném focení na rodinné oslavě, takže svou případnou nechuť potlačte, dejte si třeba malého panáka do kafe na kuráž a pusťte se do toho.
2. Webová stránka bude vaše nová výloha, proto na ní vyvěste svá lákadla. Informace o tom, že svou práci děláte již sto padesát let nebo že poskytujete obrovskou slevu, nikoho neohromí. Zákazníci chtějí vědět, kdo jste a proč mají svěřit své peníze zrovna vám. V tom buďte konkrétní. Odpovězte jim na otázky, jak děláte svou práci a proč se právě k vám zákazníci vrací.
3. Nesnažte se okopírovat Alzu a propagovat se pomocí unikátního maskota. Na internetu je milion roztomilých pejsků, kolibříků, UFOnků a dalších tvorečků, kteří mají být originální tváří značky nebo podniku. Propagujte svůj „obličej“ a svoje jméno a to všude. Používejte přímá sdělení, která vychází z jasných potřeb zákazníka: „Já jsem XY a stojím si za svou odvedenou prací“, „Moje motto a můj cíl je takový, že…“, „Pokud potřebujete řešit konkrétní věc XY, pak vám pomohu tak a tak, protože…“.
4. Vysvětlete svým zákazníkům, jak jste připraveni na práci a poskytování služeb v případě další karantény. Co jim dokážete poskytnout, pokud budete nucení zavřít svou provozovnu? Pokud si nevíte rady, hledejte na internetu službu, která sdružuje podnikatele, jako jste vy, a nabízí spolupráci při distribuci jejich služeb a zboží.

 

Vyšší level vašeho podnikání on-line

Budování a stabilizace vašeho podnikání je dlouhodobý proces, který i v on-line prostředí má svá pravidla. Pokud máte volné finanční prostředky a chcete obstát i v době „krize“, pořiďte si parťáka, který se vám postará o reklamu. Pokud to pro vás není vhodná cesta, pak se zaměřte na bezplatné on-line kurzy pro podnikatele a aktivně se vzdělávejte. Pozorujte ostatní firmy (stejně veliké, jako je ta vaše) a jejich prezentaci, zkoušejte kopírovat a testujte, co vaší firmě pomáhá a co ne. Když vytrváte, najdete svoji vlastní cestu, a to je pozitivní tečka na konec.

Krok za krokem: Jak si psát poznámky a mít v nich přehled

Poznámky v Lamaelu využijte k zapsání všech svých nápadů. Za povšimnutí stojí především funkce hlasového záznamu – diktování poznámek. Díky označení návaznosti na projekt a fulltextovému vyhledávání navíc nikdy žádnou poznámku neztratíte.

Začněte přepnutím do okna „Poznámky“ v hlavním menu. Primárně se zobrazí náhled poznámek v barevných kartách. Pokud vám více vyhovuje uspořádání v řádcích, klikněte na ikonu se symbolem řádků v šedé liště pod hlavním menu.

V řádkovém zobrazení máte k dispozici nastavení filtrů v šedé liště pod zobrazenými poznámkami. Pro přidání nové poznámky klikněte na zelené tlačítko „Nový záznam“.

Otevře se jednoduché okno pro zápis, kam doplníte název poznámky a samotný text, který můžete upravit pomocí tlačítek pro formátování (tučné, kurzíva, odrážky a podobně).

Ve spodní části okna je tlačítko se symbolem mikrofonu, které slouží pro přidání zvukového záznamu.

Po kliknutí na tlačítko zvukové poznámky se spustí nahrávání. Aby se pořízený záznam uložil, je potřeba mít vyplněný název poznámky.

Nahrávání ukončíte kliknutím na modré tlačítko „Stop“ a záznam se automaticky připojí k poznámce jako příloha.

Kromě možnosti připojení zvukového souboru můžete k poznámce přidat i jiné formáty příloh, vytisknout ji nebo odeslat e-mailem. Dobré je využít možnost označení poznámky podle souvislosti s některým z projektů. Klikněte na ikonu se symbolem propojených bodů.

Otevře se roletka s našeptávačem, ve které najdete nabídku svých projektů a poslední použitá propojení. Kliknutím zvolte související projekt nebo jeho název dopište.

Nakonec si zvolte označení barvou a případně nastavte poznámku jako soukromou. Barvu si vyberete po kliknutí na tlačítko se symbolem palety ve spodní části okna s novým záznamem. Checkbox pro označení soukromé poznámky je hned pod samotným textem.

Označení poznámek pomocí barvy nebo propojení s projekty vám pomůže při procházení obsahu. Pokud některou z poznámek nemůžete najít, použijte pole pro fulltextové vyhledávání v šedé liště pod hlavním menu. Fulltext najde shodu i v textu poznámek.

 

Krok za krokem: Jak zasílat soubory e-mailem

Soubory pošlete z Lamaelu rychle na pár kliknutí a k tomu není co dodat 🙂

Začněte přepnutím do okna „Soubory“ v hlavním menu a potom klikněte pravým tlačítkem na zvolený soubor. Otevře se roletka s nabídkou akcí, klikněte na možnost „Odeslat e-mailem“.

Zobrazí se okno s novou zprávou, doplňte emailovou adresu příjemce a můžete soubor ihned odeslat. Pokud chcete, můžete před odesláním vyplnit ještě firmu, jméno nebo projekt, tato pole ale nejsou povinná.

Pokud má být e-mail v Lamaelu vedený jako soukromý, scrollujte do druhé půlky okna se zprávou a kliknutím zaškrtněte checkbox „Soukromý e-mail“. Pod tímto checkboxem najdete také změnu nastavení formátu odesílaného souboru, vybírat lze mezi odkazem nebo klasickou přílohou.

Tlačítko pro odeslání souboru je umístěné i v okně detailu každého souboru. Po kliknutí na ikonu obálky, která je umístěná ve spodní liště pod náhledem souboru, se otevře stejné okno pro napsání e-mailu, jaké je popsané výše.

Třetí variantou, jak poslat soubor e-mailem, je přepnutí do okna „E-maily“ v hlavním menu a kliknutí na zelené tlačítko „Nový záznam“.

Otevře se okno pro vytvoření nové zprávy, kde vyplníte e-mailovou adresu příjemce a předmět. Soubor přidáte jako přílohu kliknutím na tlačítko s obrázkem kancelářské sponky ve spodní liště okna.

Po kliknutí se zobrazí složka se soubory v Lamaelu, vybraný soubor přidáte do přílohy, když na něj kliknete. Pokud chcete nahrát soubor z počítače, klikněte na tlačítko s obrázkem složky v levém horním rohu okna. Otevře se přístup ke složkám ve vašem počítači, ve kterých vyhledáte potřebný soubor.

Všechny způsoby odeslání e-mailu využívají určitou míru automaticky předvyplněných údajů, což dokáže vaši práci příjemně zrychlit. Pokud posíláte soubor z okna „Soubory“, pak se do předmětu e-mailu předvyplní jeho název a v textu je již napsaná krátká zpráva včetně vašeho podpisu. K nastavení e-mailu v aplikaci Lamael si prohlédněte návod Jak nastavit propojení e-mailu.

Krok za krokem: Jak pracovat s úkoly a aktivitami v kalendáři

Úkoly i aktivity patří v Lamaelu pod projekty a slouží k zaznamenání odvedené práce. Po dokončení z nich na pár kliknutí vytvoříte timesheety nebo i faktury. Jedním z náhledů na úkoly a aktivity je kalendář, kterému se věnuje tento návod.

Přepněte do okna „Kalendář“ v hlavním menu. V tomto okně vytvoříte nový úkol nebo aktivitu dvěma způsoby. Buď můžete kliknout na zelené tlačítko „Nový záznam“ nebo kliknete přímo do některého pole v kalendáři.

Po kliknutí do pole v kalendáři se otevře dialogové okno pro přidání nové aktivity. Výchozí nastavená délka pro aktivitu je 30 minut. Doplňte název projektu, ke kterému aktivita patří, a popis práce.

Stav aktivity vyberte z nabídky v roletce, která se otevře po kliknutí do řádku „Stav“. Z aktivit, které jsou označené stavem „Fakturuj“, je možné vytvářet výkazy práce a faktury.

Pro zadání kompletních informací o nové aktivitě klikněte v řádku s šedými popisky na volbu „Vše“.

Objeví se dva nové parametry – hodinová sazba (tarif) a zákazník, pro kterého je aktivita odvedená.

Když je aktivita uložená, můžete ji v kalendáři natahovat a zkracovat o 30ti-minutové časové úseky.

Podle takto upraveného časového rámce se přepíše i započítaný čas, ze kterého Lamael automaticky připravuje vaše výkazy práce.

Pro zadání nového úkolu v kalendáři klikněte na zelené tlačítko „Nový záznam“. Zobrazí se roletka s možnostmi přidat novou aktivitu nebo úkol. Klikněte na možnost „Nový úkol“.

Otevře se dialogové okno velmi podobné oknu pro aktivity. Několik rozdílu tu však je. V okně pro zadávání aktivit nabízí Lamael nastavení časového rozmezí, kdy aktivita probíhá, včetně časovače (stopek). V okně pro vytváření úkolů volíte termín dokončení práce.

K úkolům můžete přidat aktivity a podúkoly, které vedou k dokončení práce. Klikněte na zelené tlačítko „Přidat do agendy“ a vyberte z nabídky v roletce podúkol (úkol) nebo aktivitu.

Stejně jako pro aktivity platí i pro úkoly, že pokud kartu s úkolem v kalendáři natáhnete, prodlouží se i pracovní čas, který Lamael započítává do výkazů. Po dokončení práce se úkoly a aktivity v kalendáři zobrazí přeškrtnuté.

Pokud vás téma tohoto návodu zajímá více, přečtěte si článek Jak pracovat s úkoly a aktivitami v kalendáři v aplikaci Lamael.

Krok za krokem: Jak zadávat kontakty a udělat si v nich pořádek

Databáze kontaktů je jedna z nejcennějších věcí, které firma může mít. Využijete ji pro budování zákaznického portfolia a obchodních vztahů nebo pro e-mailový marketing a remarketing. Pro začínající podnikatele představuje získání prvních kontaktů menší Everest. Tento návod se věnuje jejich uspořádání do databáze v aplikaci Lamael.

Začněte přepnutím do okna „Kontakty“ v hlavním menu, tady najdete přehled firem i kontaktů na konkrétní osoby. Typ zobrazení „Organizace“ nebo „Kontakty“ změníte kliknutím na jedno z tlačítek v šedé liště pod hlavním menu.

Pro přidání nového kontaktu klikněte na zelené tlačítko „Nový záznam“.

Otevře se dialogové okno pro zapsání organizace nebo kontaktu na osobu. První kolonka k vyplnění s názvem „Firma“ vám při tom významně usnadní práci. Ve chvíli, kdy začnete psát název firmy, našeptávač vám nabídne společnosti z obchodního rejstříku se shodou ve jménu. Klikněte na odpovídající výsledek.

Po výběru společnosti v našeptávači se do karty s novým kontaktem automaticky doplní adresa, IČ a DIČ. Dopište adresu webových stránek do kolonky pod DIČ a kliknutím zvolte, zda se jedná o kontakt na firmu („Organizace“) nebo osobu („Kontakt“).

Pod nastavením typu kontaktu zaškrtněte odpovídající checkboxy pro označení použité adresy jako fakturační nebo jako soukromého kontaktu.

Do druhého sloupce zapište kontaktní údaje na osobu z dané firmy, zvolte obchodníka, který zodpovídá za komunikaci s touto osobou a doplňte termíny poslední proběhlé a budoucí plánované interakce.

Scrollujte v dialogovém okně dolů do druhé půlky karty kontaktu. Tady najdete všechny důležité funkce pro práci s kontaktem. Zaprvé zvolte kliknutím do řádku „Stav“ svůj výchozí vztah s kontaktem.

Pod kolonkou se stavem popište také „Zájem“, tedy oblast, ve které vidíte potenciál vzájemné spolupráce.

Úplně dole na kartě kontaktu jsou tři zelená tlačítka, přes která můžete přidat další kontaktní osoby ze stejné společnosti, připojit přílohu (například fotku kontaktní osoby z LinkedIn) nebo se rovnou pustit do práce s kontaktem. Kliknutím na poslední tlačítko „Přidat do agendy“ vytvoříte projekt, úkol či aktivitu navázanou na kontakt, pošlete na něj e-mail nebo si jej přidáte do pipeline jako nový obchod.

Všechny kontakty v Lamaelu zobrazíte buď v podobě vizitek, nebo v řádcích. Pro přepínání mezi těmito dvěma náhledy použijte tlačítka vedle kolonky pro fulltextové vyhledávání v šedém řádku pod hlavním menu.

V řádkovém zobrazení najdete kompletní nabídku filtrů pro vyhledání potřebných kontaktů. Kromě filtrů máte k dispozici také fulltextové vyhledávání v šedém řádku pod hlavním menu.

Pokud již někde v PC máte vytvořenou databázi kontaktů, prohlédněte si návod Jak importovat kontakty hromadně.

Nebo pokračujte ve čtení s článkem Jak zadávat kontakty a udělat si v nich pořádek.

Jak zadávat kontakty a udělat si v nich pořádek

Přestože prodej přes studené kontakty je dnes víceméně na ústupu, má proaktivní správa databáze stále své místo mezi prioritami, a to jak při budování firmy, tak i pro udržení její životaschopnosti. Tento článek se věnuje založení a práci se seznamem kontaktů.

 

Čím víc kontaktů, tím lépe

Pokud startujete své podnikání od nuly, žádnou databázi zatím nemáte. Ale je to opravu tak? V začátcích můžete svůj seznam založit pro kontakty ze svého okolí. Jednak si díky tomu nastavíte systém, a zároveň se přes ně můžete dostat ke zprostředkovaným příležitostem.

Vyzkoušejte i osobní sběr kontaktů na různých networkingových akcích. V každém městě se dají dohledat organizovaná setkání, snídaně, brunche nebo obědy pro podnikatele. Jsou to přesně ty pravé příležitosti pro výměnu vizitek a seznámení se.

Další variantou je domluvení spolupráce s firmou, která provozuje službu či prodává produkt „do páru“ s vaší nabídkou. Pokud například prodáváte sportovní vybavení, představuje blog pro cestovatele potenciálního partnera pro vzájemnou výpomoc a sdílení kontaktů.

 

Jak kontakty roztřídit

Když před sebou máte připravený seznam kontaktů, pusťte se do jejich třídění do kategorií. Kategorie použijte jako štítky, kterými označíte záznamy patřící do stejné skupiny. Hned na začátku si ověřte, jak aplikace, kde chcete svou databázi založit, řeší souběh více kategorií u jednoho kontaktu.

Jako základní kategorie se obvykle používá aktuální vztah s danou osobou – pracovní nebo osobní, ale záleží i na tom, jaké „persony“ máte pro své podnikání vymyšlené.

 

Persony v databázi

Pojmem persona se v marketingu označuje typizovaný zákazník. I když se třeba marketingu osobně nevěnujete, určitě je při budování databáze zohledněte. Jde o to, že pro každou personu je zajímavé trochu jiné představení vaší služby nebo produktu. Odlišnou komunikaci si velmi snadno otestujete už na svých známých.

Vraťme se k samotnému pojmu – co obnáší příprava takové persony a kolik si jich definovat? Typizovaného zákazníka popište zařazením do věkové kategorie, lokality a případně i k pohlaví. Dále zkuste určit, jaký problém řeší a jak mu vaše služba nebo produkt pomůže. Popřemýšlejte nad tím, o co se zajímá a kde se na internetu nebo off-line pohybuje. Počet person je individuální, ale pro začátek zkuste vypracovat osobní profil ke čtyřem nebo pěti a kontakty třiďte i podle příslušnosti k jedné z nich.

 

Závěrem

Využití databáze kontaktů je opravdu hodně široké. Vždy u ní ale dokážete najít návod pro zlepšení parametrů svého produktu či služby a ve chvíli, kdy vaše podnikání stagnuje nebo jen chcete nárazově zvýšit obraty, je právě databáze klíčem k úspěchu.

 

Pokračujte na návod Jak zadávat kontakty a udělat si v nich pořádek v aplikaci Lamael.

Krok za krokem: Jak nastavit soukromí svých osobních dat

Lamael poskytuje v rámci pracovní skupiny velkou míru sdílení dat. Díky tomu dokážete rychle najít prakticky cokoli, aniž by bylo potřeba procházet spoustu složek tříděných podle autora, projektu, zákazníka a podobně. Některá data je však potřeba vyčlenit a právě nastavení soukromí se věnuje tento návod.

 

E-maily

V Lamaelu si můžete pro svou schránku nastavit soukromí tak, že všechny příchozí e-maily budou automaticky označené jako soukromé. Klikněte na oranžové tlačítko v pravém horním rohu a v roletce s nabídkou klikněte na možnost „Nastavení uživatele“.

Otevře se okno s uživatelským nastavením, ve kterém scrollujte až k nastavení e-mailu a kliknutím zaškrtněte checkbox u možnosti „Načtený e-mail vždy označit jako soukromý“.

 

Projekty, úkoly, aktivity

Jako soukromé jednoduše označíte i projekty a související úkoly a aktivity. Po kliknutí na projekt, úkol nebo aktivitu se otevře okno s detailem, kde vždy najdete i checkbox s možností „Soukromý projekt/úkol/aktivita“.

Lamael počítá odpracovaný čas ze všech dokončených úkolů a aktivit a tvoří z něj výkazy práce. Soukromé aktivity a úkoly se ale nikdy nezapočítávají.

 

Kontakty, Poznámky, Soubory

Jako soukromé lze označit i kontakty. Přepněte v hlavním menu do okna „Kontakty“ a klikněte na zvolený kontakt.

V dialogovém okně, které se otevře, kliknutím zaškrtněte checkbox „Soukromý kontakt“ a uložte změny.

Soukromé poznámky nastavíte v okně „Poznámky“ v hlavním menu. Klikněte na poznámku, u které potřebujete nastavit soukromí.

Otevře se okno s detailem poznámky, ve kterém najdete i odpovídající checkbox „Soukromá poznámka“. Kliknutím jej zaškrtněte a uložte změny.

Po přepnutí do okna „Soubory“ v hlavním menu nastavíte i soukromí pro soubory. Na zvolený soubor klikněte pravým tlačítkem a v roletce s nabídkou následně klikněte na možnost „Vlastnosti“.

Otevře se okno s vlastnostmi souboru, ve kterém je checkbox pro označení soukromí hned pod řádkem pro poznámky.

Lamael poskytuje mimo jiné i možnost roztřídit data na soukromá a veřejná. Obecně ale sdružuje soubory podle štítků. Tomuto tématu se věnuje návod Jak pracovat se soubory pomocí štítků v Lamaelu a článek Jak pracovat se soubory pomocí štítků s porovnáním organizace dat přes štítky a složky.

 

Krok za krokem: Jak provádět hromadné úpravy v kontaktech

Jedním z důležitých parametrů kontaktu v databázi Lamaelu je jeho stav. Podle přiřazeného stavu se kontakty třídí do skupin – dodavatel, potenciální zákazník, nový kontakt apod. V tomto návodu zjistíte, jak upravovat stavy u více kontaktů najednou nebo jak je hromadně smazat.

Začněte přepnutím do okna „Kontakty“ v hlavním menu. Kontakty se zobrazí v grafické podobě karet. Klikněte na ikonu se symbolem řádků v šedé liště pod hlavním menu pro zobrazení v řádcích.

V tomto náhledu má každý kontakt na začátku svého řádku checkbox. Kliknutím zaškrtněte checkboxy u kontaktů, které chcete upravit. Potom klikněte pravým tlačítkem v řádku jednoho z označených kontaktů. Otevře se roletka s nabídkou stavů. Kliknutím na požadovaný stav jej nastavíte. V roletce najdete také možnost vybrané kontakty hromadně smazat či duplikovat.

Nabídku stavů jednoduše rozšíříte o vlastní kategorie. Klikněte na ozubené kolečko v šedé liště úplně vpravo a v roletce, která se otevře, klikněte na možnost „Vlastní stavy“.

Otevře se okno s přehledem aktuálně používaných stavů. Pod existujícími stavy je umístěné zelené tlačítko „Přidat“, na které klikněte.

Do přehledu stavů se přidá prázdný řádek, kam napíšete název nového stavu. Vedle názvu je i nepovinná kolonka pro doplnění lhůty určující, jak dlouho může kontakt v tomto stavu setrvat. Po zapsání nového stavu uložte změny.

Práce se stavy u kontaktů souvisí se schůzkami a termíny. K tomuto tématu si přečtěte zpracovaný návod Jak evidovat schůzky a termíny spojené s kontakty v Lamaelu a nebo článek Jak evidovat schůzky a termíny spojené s kontakty s praktickými postřehy.

Jak vystavovat nabídky, objednávky a faktury

Vystavit prodejní dokument s nabídkou nebo objednávkou a fakturu je víceméně jednoduchá záležitost. Jediným zádrhelem bývá nepřátelské CRM, které se dožaduje vyplnění velkého množství povinných polí a nespočtu kliknutí. V tomto článku se ale zaměříme na pozadí procesů z pohledu zákazníka, u kterého si chcete budovat důvěru.

 

Nabídka zboží a reálné skladové zásoby

Nabízet na internetu zboží k prodeji je v dnešní době opravdu hodně jednoduché. E-shopy rostou jako houby po dešti, ale kvalita trochu kolísá. Jedním ze zásadních bodů je uvedení reálné skladové dostupnosti produktů, na které někteří on-line prodejci nedbají. Před pár lety jsem v roli obchodníka nerozuměla tomu, proč mi volají zákazníci s dotazem, zda je konkrétní produkt opravdu skladem. Tato informace byla u každého produktu napsaná hned pod cenovkou. Stejnou záhadou pro mě bylo, proč se ujišťují, zda ten poslední kus je „nové zboží“.

Smutnou pravdou je, že některé e-shopy stále nemají kontrolu nad tím, zda uvedená dostupnost produktů odpovídá reálným skladovým zásobám a v době čekání na další dodávku zboží pouští do prodeje vrácené kusy za plnou cenu. Je to samozřejmě krátkozraký přístup, ať už vyplývá z jakýchkoli pohnutek. Lepším řešením je 100% zodpovědnost k budování zákaznické důvěry, i když to trvá déle.

 

Nabídka služeb a on-line rezervace

Vystavení nabídky služeb v on-line prostředí je ještě snazší než prodej zboží. Čas, který ušetříte při založení webu bez zprovoznění funkcí e-shopu, můžete věnovat vyladění uživatelského komfortu. Internetoví uživatelé jsou zahlcení nabídkou, a proto preferují ty dodavatele, kteří jim poskytnou řešení poptávky rychle a pohodlně. Pokud prodáváte službu, věnujte trochu úsilí a umožněte potenciálním zákazníkům rezervovat si termín využití služby ve vašem kalendáři on-line. Většina dodavatelů služeb toto nenabízí, takže získáte velkou konkurenční výhodu.

 

Objednávky a předobjednávky

Výše popsané postřehy se vlastně přímo dotýkají i dalšího kroku v prodejním procesu – objednávek. Přechod mezi nabídkou a objednávkou může vyplnit ještě předobjednávka. Pokud se potýkáte s přemírou nabídek respektive poptávek po službách v budoucnu nebo po zboží, které teprve dorazí na sklad, zkuste je roztřídit podle skutečného zájmu pomocí předobjednávek. Rozdíl mezi nabídkou a předobjednávkou je v zaplacené záloze. Někteří zákazníci totiž požádají o rezervaci termínu služby či počtu kusů zboží z další dodávky a později jejich zájem zmizí. Záloha je dobrým ukazatelem reálného úmyslu uzavřít obchod.

 

Faktury na závěr

Pokud jste správně podali nabídku a uzavřeli objednávku, pak je fakturace pouhým administrativním zakončením procesu. Postačí, když pohlídáte, že na faktuře je uvedeno vše tak, jak jste se se zákazníkem domluvili, a zkontrolujete, že platba dorazila včas.

Aby všechno fungovalo jak má, potřebujete spolehlivý nástroj – prohlédněte si návod pro aplikaci Lamael Jak vystavovat nabídky, objednávky a faktury a zjistíte, že prodejní dokument se dá vystavit snadno a rychle.