Hledáte způsoby, jak si usnadnit práci s dokumenty v projektech? Zkuste naše čtyři osvědčené tipy pro efektivní správu dokumentace. Zjistěte, jak správný výběr dokumentového systému, centralizované komunikační nástroje a pravidelné aktualizace mohou zvýšit produktivitu vašeho týmu a udržet vaše dokumenty v bezpečí a snadno dostupné. Přečtěte si náš článek a vydejte se na cestu k úspěšnému projektovému řízení.

1. Zvolte správný systému pro správu dokumentů (DMS)

Když si pro své projekty vybíráte systém pro správu dokumentů (DMS), je důležité se zaměřit na to, aby dobře vyhovoval vašemu týmu. Hlavní aspekty, na které byste se měli zaměřit, zahrnují funkcionality jako:

• spravovat verze dokumentů,
• umožnit týmu spolupracovat v reálném čase
• a snadno se spojit s jinými programy, které už vaše firma používá.

Například systémy jako SharePoint jsou velmi oblíbené, protože umí skvěle spolupracovat s různými programy a aplikacemi, které firmy používají. Díky tomu lidé z různých oddělení můžou snadno sdílet informace a společně pracovat na projektech.

Trh se systémy pro správu dokumentů roste jako houby po dešti, což je dáno zejména čím dál větším využíváním cloudových řešení a potřebou efektivně spravovat dokumenty ve firmách. Dle expertů z IMARC Group byla roce 2023 globální hodnota trhu systémů pro správu dokumentů přibližně 7,8 miliardy dolarů a dá se předpokládat, že v období mezi lety 2024 až 2032 poroste průměrnou roční mírou růstu (CAGR) asi 9,8 %​.

Výběr mezi Google Docs a Dropbox Paper

Při zvažování efektivních metod sdílení dokumentů je výhodné zaměřit se na platformy jako Google Docs a Dropbox Paper, a to kvůli jejich robustním kolaboračním funkcím a vysokým uživatelským hodnocením. Google Docs je oblíbenou volbou v rámci sady Google Workspace, nabízí rozsáhlé možnosti formátování a integrace. Je zvláště známý pro svou schopnost spolupráce v reálném čase, což odráží jeho přijetí širokou veřejností a účinnost při zvyšování produktivity s hodnocením na Capterra 4,7 z 5 hvězdiček.

Dropbox Paper pro jednoduchou kolaboraci

Dropbox Paper je jednodušší a intuitivnější a taktéž umožňuje účinné sdílení a spolupráci na dokumentech, ačkoli s minimalistickým designem. Dobře se integruje s řešeními úložiště Dropbox, což jej činí bezproblémovou volbou pro týmy, které již Dropbox používají. Jeho hodnocení na Capterra 4,4 z 5 hvězdiček naznačuje, že je mezi uživateli také velmi oblíbený.

Společné úpravy dokumentů v reálném čase

Obě platformy umožňují, aby mohlo více lidí současně pracovat na dokumentech a okamžitě na ně reagovat pomocí komentářů. Tato možnost je velmi důležitá pro práci na projektech, kde je potřeba rychle reagovat na nové informace a poznámky. Díky tomu, že uživatelé můžou na dokumentu pracovat společně a všichni vidí změny ostatních v reálném čase, se výrazně zrychluje práce na projektu a snižuje potřeba posílání nekonečných e-mailů a pořádání meetingů, což ušetří spoustu času.

Zabezpečení a přístupnost

Pokud jde o zabezpečení a přístupnost, Google Docs i Dropbox Paper nabízejí komplexní systémy správy oprávnění, což zajišťuje, že k citlivým dokumentům mají přístup pouze oprávněné osoby. Tato úroveň zabezpečení je nezbytná pro udržení integrity a důvěrnosti projektových dokumentů.

Zajímavost: Používáte projektový nástroj Lamael? Víte o tom, že běží na serverech v datovém centru Digital Ocean v Německu ve Frankfurtu? Data neopouští území Evropské unie. Přečtěte si o tom, jak jsou zabezpečená vaše data.

Výběr nástroje podle potřeb týmu

Každý tým má jiné požadavky, a proto některé týmy upřednostňují Google Docs, který je vhodný pro složitější úkoly a je plně kompatibilní s dalšími Google službami. Naopak Dropbox Paper je jednodušší a může lépe vyhovovat týmům, které hledají snadnou integraci s úložištěm Dropbox a nenáročné rozhraní.

Pokud přemýšlíte, zda pro spolupráci na dokumentech ve vašem týmu použít Dropbox Paper nebo Google Docs, jistě oceníte hlubší porovnání obou nástrojů. V článku na Nuclino najdete podrobné informace o výhodách a nevýhodách každé z těchto platforem. My si zde vypíšeme několik klíčových bodů, které vám pomůžou při rozhodování, jaký nástroj lépe vyhovuje potřebám vašeho týmu.

Výhody a nevýhody Dropbox Paper

Výhody:

• Jednoduchost a přehlednost: Nabízí čisté a intuitivní rozhraní, které usnadňuje spolupráci a soustředění se na obsah bez zbytečných rozptýlení.
• Integrace s Dropboxem: Je plně integrovaný s ostatními funkcemi Dropboxu, což usnadňuje ukládání a sdílení souborů pro uživatele, kteří Dropbox již používají.
• Základní možnosti správy úkolů: Obsahuje některé základní funkce pro správu úkolů, což může být užitečné pro jednoduchou koordinaci týmové práce.

Nevýhody:

• Omezenější sada funkcí: Ve srovnání s Google Docs nabízí Dropbox Paper méně funkcí, což může být omezující pro složitější projekty.
• Organizace dokumentů: Uživatelé Dropbox Paper můžou mít potíže s organizací dokumentů kvůli minimalistickému rozhraní, které nabízí omezené možnosti pro pokročilou správu dokumentů. Systém složek může být méně intuitivní a nedostatek funkcí, jako jsou tagy či metadata, komplikuje efektivní vyhledávání a třídění dokumentů. Tato situace může vést k neefektivní organizaci, zvláště pokud je uživatel zvyklý na detailnější systémy správy dokumentů.

Výhody a nevýhody Google Docs

Výhody:

• Rozsáhlá sada nástrojů: Nabízí komplexní sadu produktivních nástrojů a pokročilé možnosti formátování a úprav dokumentů.
• Bezproblémová integrace: Těsná integrace s dalšími aplikacemi Google Workspace, jako je Google Sheets a Google Slides, usnadňuje spolupráci a sdílení různých typů souborů mezi různými uživateli.
• Rozšířené užívaní: Jako jeden z nejpoužívanějších nástrojů pro spolupráci na dokumentech je široce rozšířený a mnoho lidí jeho rozhraní už zná.

Nevýhody:

• Cena za pokročilé funkce: Zatímco základní verze Google Docs je zdarma, za pokročilé funkce a větší úložný prostor je potřeba platit.
• Složitost systému: Pro některé uživatele může být rozsáhlá sada funkcí Google Docs zbytečně komplikovaná, zejména pokud potřebují jen základní nástroje pro textové zpracování.

2. Posilte komunikaci a spolupráci pomocí centralizovaných komunikačních nástrojů

Při implementaci automatizace pracovních postupů s dokumenty je zásadní zlepšit komunikaci a spolupráci mezi týmy. Centralizované komunikační nástroje, jako jsou Slack, Microsoft Teams nebo Asana, významně přispějí k efektivitě procesů tím, že poskytují jednotnou platformu pro sdílení informací, diskusi o projektech a rychlé řešení problémů.

Optimalizace pracovních postupů

Tyto platformy často umožňují integraci s oblíbenými systémy pro správu dokumentů, což zajišťuje, že všechny relevantní soubory a dokumenty jsou snadno přístupné přímo z komunikační aplikace. Real-time spolupráce umožňuje týmům komunikovat a spolupracovat v reálném čase, což značně zkracuje dobu reakce a zvyšuje produktivitu. Zaznamenávání a sledování diskusí pak udržuje záznamy o komunikaci, což usnadňuje sledování rozhodnutí a diskusí, což je klíčové pro auditování a dodržování předpisů.

Výhody centralizované komunikace

Integrace komunikačních nástrojů s procesy automatizace může významně snížit počet e-mailů, čímž se uvolní kapacita zaměstnanců na důležitější úkoly. S centralizovanými nástroji mají všechny relevantní strany přehled o statusu úkolů a projektů v reálném čase, což zlepšuje koordinaci a efektivitu.

Implementace efektivních komunikačních strategií

Je důležité definovat, jak a kdy týmy komunikují, aby se zabránilo přetížení informacemi a zvýšila se produktivita. Zaměstnanci by měli být řádně proškolení v používání komunikačních nástrojů, aby mohli plně využívat jejich potenciál pro zlepšení spolupráce.

Je běžné, že se někteří zaměstnanci brání novým metodám komunikace. Důležité je zdůraznit výhody a zjednodušit přechod pomocí průběžného vzdělávání a podpory. Vybrané komunikační nástroje by měly být kompatibilní s existujícími systémy a platformami v organizaci, aby se zajistilo hladké nasazení a využití.

3. Pravidelně aktualizujte a archivujte dokumenty

Správa projektové dokumentace vyžaduje nejen její uchování, ale i pravidelnou aktualizaci. Je důležité, aby dokumenty odrážely nejnovější změny a informace, což zvyšuje jejich relevanci a přesnost. Tím se zajistí, aby měl tým k dispozici vždy aktuální údaje, což je zásadní pro efektivní rozhodování a koordinaci projektů.

Současně je důležité tyto dokumenty systematicky archivovat, aby byly snadno dostupné pro budoucí potřeby a audity. Archivace také pomáhá zachovat historii projektu a usnadňuje nalezení starších, ale stále relevantních informací, kdykoliv je to potřeba.

Tip: Už jste četli náš článek Krok za krokem: Archivace a mazání dat?

Význam archivace dokumentů

Jednou z nejlepších praxí v projektovém managementu je archivace starých nebo již nepotřebných dokumentů. Tento krok je zásadní pro snížení zatížení systému správy dokumentů a zlepšení přehlednosti. Archivované dokumenty zůstávají dostupné pro budoucí referenci nebo audit, ale nejsou překážkou v běžném přístupu.

Jak na to?

• Nastavte pravidelný harmonogram pro revizi a aktualizaci všech klíčových dokumentů. To může být měsíčně, čtvrtletně, nebo jak je to pro váš projekt nejvhodnější.
• Umožněte týmu poskytovat zpětnou vazbu na dokumenty a zahrnout tuto vazbu do revizí, což zvýší přesnost a relevanci dokumentace.
• Automatizujte proces revize a aktualizace dokumentů, aby byl méně náročný, a snížilo se tak riziko lidské chyby.
• Definujte kritéria pro to, které dokumenty by měly být archivované, a vytvořte proces, jak je ukládat.

Zavedením těchto postupů můžete zlepšit správu dokumentace ve svých projektech, což přispěje k lepší organizaci, efektivitě, a nakonec i k úspěchu projektu.

4. Vzdělávejte a školte svůj tým

Průběžné školení a osvěta jsou pro správné využívání systémů pro správu dokumentů důležité. Vzdělávání by mělo zahrnovat jak základní orientaci v systému, tak pravidelné aktualizace o nových funkcích a nejlepších postupech. Je důležité, aby všichni uživatelé rozuměli, jak systém správně využívat, což zvyšuje jejich angažovanost a snižuje pravděpodobnost chyb.

Tip: Přečtěte si náš článek Mix školení, na které jděte, abyste nezakrněli.

Přístup k různým nástrojům a technologiím by měl být pravidelně revidovaný a přizpůsobovaný potřebám týmu. Například v roce 2024 byly jako nejefektivnější hodnocené systémy:

• SignNow pro elektronické podpisy,
• pdfFiller pro správu PDF
• a DocuWare pro automatizaci pracovních postupů.

Použití automatizačních nástrojů ve správě dokumentů může zásadně zlepšit efektivitu a bezpečnost vašich projektových procesů. S těmito technologiemi můžete rychleji zpracovávat dokumenty, zvyšovat přesnost a snižovat náklady Organizace, které tyto technologie přijmou, velice brzo uvidí zlepšení produktivity, přesnosti a dodržování předpisů ve svých procesech správy dokumentů.

Vzdělávání a školení týmu na správu dokumentů je klíčové pro zlepšení výkonnosti a snížení chyb při práci s dokumenty. Statistiky ukazují, že zaměstnanci tráví průměrně 3,5 hodiny týdně jejich hledáním. Toto číslo může se může výrazně snížit implementací efektivního systému pro správu dokumentů, který zahrnuje centralizované ukládání dokumentů a pokročilé vyhledávací funkce. Další studie zjistila, že zaměstnanci můžou strávit až 4,3 hodiny týdně na procesech, které vyžadují schválení nebo kolaboraci na dokumentech, což zdůrazňuje význam automatizace těchto procesů​.

Tip: Zjistěte, jak ovládnout time management na jedničku a šetřit čas 3x jinak.

Pokud hledáte způsob, jak zefektivnit práci vašeho týmu, projektový nástroj Lamael je řešením, které potřebujete. Začněte ho využívat už dnes a objevte, jak může změnit váš způsob práce k lepšímu. Kontaktujte nás a zjistěte více o tom, jak vám Lamael pomůže udržet vaše projekty a úkoly pod kontrolou.