Ke správnému řízení obchodu je vždy potřeba vše správně evidovat a podložit patřičnými dokumenty. Doba, kdy jste museli vše pracně dohledávat v e-mailu nebo ve složkách, je pryč – Lamael vám dokáže vše držet na jednom místě a doklady vzájemně propojí. To znamená, že nikdy neztratíte přehled o tom, v jakém stavu se určitý obchod nachází. 

Slouží k tomu dvě agendy – Nákup a Prodej. V Nákupu můžete sledovat obchodní pohyby spojené s nákupem služeb, zboží a subdodávek, zatímco v Prodeji naopak dokumenty spojené s dodanými službami nebo prodaným zbožím. 

Postup práce v těchto agendách je velmi podobný. My se zaměříme v tomto článku pouze na Prodej. Agendy ovšem fungují zcela stejně, takže ve chvíli, kdy se naučíte pracovat s jednou, automaticky ovládnete i tu druhou.

Poptávka – první krok 

Na počátku je vždy poptávka. Jedná se o poptávku, kterou vás osloví potenciální klient. Může se jednat o zájem o vaše služby, zboží – zkrátka cokoliv. Není povinné ji v Lamaelu evidovat, ale my vám to silně doporučujeme, abyste mohli sledovat celý obchod již od samého začátku a při jeho dokončení mohli analyzovat místa ke zlepšení. 

Pro vytvoření poptávky přejděte do agendy Prodej a otevřete záložku Poptávky. 

Lišta v lamaelu

Dalším krokem je kliknutí na Nový záznam. Otevře se vám dokument, který je potřeba vyplnit. Primárně jde o: 

  • odběratele (tedy potenciálního klienta), 
  • položky, o které má zájem, 
  • jméno projektu či obchodu a 
  • a stav, v jakém poptávka je. 

Jméno projektu je dobré vyplnit proto, aby se vám doklad zobrazoval v přehledu dokumentů napojených na daný obchod či projekt. Jak efektivně pracovat s obchody a projekty a jaký rozdíl mezi nimi je, se můžete dočíst v našem článku Obchody a projekty – jaké jsou mezi nimi rozdíly a jak s nimi pracovat. 

Poptávka v Lamaelu

Dokument pochopitelně obsahuje řadu dalších parametrů – číslo vašeho účtu, způsob úhrady nebo dopravu. Ty však pro účely tohoto článku vynecháme. 

Tip: Pokud máte v Lamaelu tarif Business, můžete využít funkci ceníku. Lamael si pamatuje vaše produkty a automaticky vám našeptává, co do dokladu vložit za položky. Také automaticky doplní ceny. 

Nabídka – druhý krok 

Ve chvíli, kdy jste zadali poptávku do systému, nastává chvíle, kdy můžete vytvořit nabídku. Například se s klientem domluvíte, že zboží bude potřeba více nebo nabídnete služby navíc. Nejsnazším způsobem je duplikování poptávky.  

Všechny údaje, které jste vyplnili do poptávky, se vám zkopírují do nového dokumentu a vy si ušetříte čas s jejich vyplňováním. Stačí pak jen upravit samotné položky na dokladu. 

Duplikát můžete vytvořit kliknutím na tlačítko na samém konci dokumentu, nalézá se hned vedle tlačítka uložit. 

Duplikace v Lamaelu

Otevře se vám nabídka, ze které můžete vybrat, jaký druh nového dokumentu chcete z daného dokladu vytvořit. Vyberte nabídku. 

Volba nového dokladu

Dokument se vám nyní zkopíruje do nabídky a již stačí pouze přepsat položky na dokladu do nové podoby. 

Krok třetí – objednávka 

S klientem jste se dohodli na šíři spolupráce a chcete se pustit do práce. Tím vzniká objednávka, která se stává prvním víceméně závazným dokumentem. 

Pokud jste začali vše zadávat již u poptávky nebo nabídky, můžete opět využit funkci duplikace. S tím rozdílem, že v tomto konkrétním případě vytvoříte objednávku. 

U objednávky nastává mírná změna ve funkcích dokumentu. Zpřístupní se vám možnost dokumenty provázat a zakládat v návaznosti na sebe. To znamená, že z objednávky rovnou můžete vytvořit dodací list nebo například fakturu. 

Napojení dokladů v Lamaelu

V praxi pak máte možnost po otevření jakéhokoliv dokumentu, který je takto provázán, se na jedno kliknutí podívat na ostatní dokumenty v rámci daného obchodu. 

Proklikatelné doklady

Krok čtvrtý – dodací list 

S klientem jste od původní poptávky došli až k objednávce a nyní nastal čas mu doručit objednanou službu nebo výrobek. K tomu slouží dodací listy – ty říkají, že klient převzal nebo obdržel to, o co žádal. 

Dodací list vytvořte tím, že v objednávce kliknete na tlačítko Vytvořit dodací list. 

Dodací list tlačítko

V nově vytvořeném dodacím listu vám doporučujeme zkontrolovat, že obsahuje dodací adresu klienta, kam jste zboží doručili. 

Dodací adresa

Lamael vám nabízí ještě jednu možnost – zakázkový list. Ten nabízí možnost, aby klient přebírku na místě přímo elektronicky podepsal. Jak s ním pracovat a jaké další rozdíly jsou mezi zakázkovým a dodacím listem, se můžete podívat v našem článku Krok za krokem: Jak pracovat se zakázkovými listy. 

Mezikrok – skladová výdejka 

Pokud v Lamaelu využíváte skladové hospodářství, Lamael vám automaticky bude při vyplňování dokladů našeptávat, jaké produkty máte na skladě vytvořené. 

A také vám dá možnost z obchodního dokumentu rovnou vytvořit skladovou výdejku. Tlačítko pro vytvoření skladové výdejky se vám zobrazí pouze v případě, že se na dokladu nachází položka, kterou máte vedenou i na skladě. 

Tvorba skladové výdejky

Krok poslední – faktura 

Klient vás oslovil s poptávkou, provedli jste nabídku, následně došlo k objednávce, zboží bylo doručeno a nyní je čas na vystavení faktury. Jedná se o poslední krok v procesu obchodních dokumentů. Fakturu opětovně můžete vytvořit přímo z předchozích dokumentů. 

Od předchozích dokladů se liší tím, že je potřeba nastavit: 

  • splatnost, 
  • číslo účtu, na který má klient zaslat peníze 
  • a způsob úhrady.  

Variabilní symbol můžete přepsat dle vlastní potřeby, nebo tam ponechat ten, který Lamael automaticky vytvoří na základě čísla dokladu. 

Vystavená faktura v lamaelu

Fakturu již nyní stačí pouze zaslat klientovi. Pokud by se jednalo o pravidelnou fakturaci, doporučujeme vám mrknout na náš článek Krok za krokem: Nastavte automatické upomínky faktur. 

Propojení dokumentů je silnou stránkou Lamaelu. Jedná se o funkci, která vám pomáhá udržovat v dokumentech přehled a rychle se v nich orientovat. Otevřete-li totiž kteroukoliv fakturu nebo jakýkoliv další dokument, můžete se jedním kliknutím podívat na kterýkoliv předchozí dokument. Zkontrolovat jej nebo v něm klidně i něco opravit. 

Finální dokument tak tedy můžete vypadat i takto: 

Finální podoba dokladů v lamaelu

Tip: Doporučujeme, abyste s Lamaelem propojili i e-mailový účet, který používáte u své banky. Díky propojení získáte přehled o zaplacených fakturách a ušetříte si spoustu času. Jak na propojení se můžete dočíst v našem článku Krok za krokem: Integrace s bankou a párování plateb s fakturami. 

Související témata

Související články

Vzdálená spolupráce: 4 způsoby, jak efektivně řídit tým na dálku

Vzdálená spolupráce: 4 způsoby, jak efektivně řídit tým na dálku

Komplexní srovnání 5 projektových nástrojů: Najděte ten pravý pro řízení vašich projektů

Komplexní srovnání 5 projektových nástrojů: Najděte ten pravý pro řízení vašich projektů

4 vychytávky pro správný management firmy

4 vychytávky pro správný management firmy

85 % zaměstnanců chce flexibilitu: Hybridní práce jako jeden z trendů roku 2024

85 % zaměstnanců chce flexibilitu: Hybridní práce jako jeden z trendů roku 2024

Aneta


Aneta miluje moderní technologie a ráda je používá pro automatizaci práce a týmovou spolupráci. Vyznává ideu svobodné firmy a osobní nezávislosti. Ráda je v pohybu a vždy hledá cesty, jak může práci svou i svých kolegů zjednodušit.

Aneta

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}