V průběhu června 2020 jsme jako služba MyTimi začali testovat systém Lamael pro řízení projektů, delegování úkolů, zadávání práce, reporting a plánování kapacity.
V této případové studii se zaměřím na rozdíl mezi naším původním systém a používání Lamaelu v rámci jednoho měsíce pro oddělení, které se zabývá podporou salesu, zákaznického servisu a virtuální asistence.
Onboarding a seznámení se s Lamaelem
Pro řízení mého oddělení a nástup nových zaměstnanců je klíčové, aby se všichni dokázali orientovat ve svých úkolech a pracovních dnech obecně. Nejprve jsme se snažili vymyslet si vlastní systém pro plnění deadlines, plánování kapacity, prioritizaci úkolů, časové trvání úkolů, návaznost úkolů, připomínky, ucelené informace o úkolech včetně zadání. Jako první nástroj jsme využívali Excel a postupně jsme hledali jiné task management aplikace. Bohužel nám vždy nějaké důležité funkce chyběli.
Když nastoupil nový zaměstnanec tak vysvětlení a zaškolení do našeho systému zabralo 2x hodinu a půl. Dále jsem jako nadřízený procházel náplň práce s každým timíkem a vysvětloval, opravoval chyby a nastavoval jednotlivý den každé ráno. Kdo systém zná, s ním mi to zabralo cca 10-20 minut. V případě nového timíka to někdy zabralo dvakrát až třikrát déle především díky úvodním chybám a neznalosti systému.
Nyní si porovnáme onboarding nového zaměstnance přes Lamael. Pro přechod na nový systém pro nás bylo velmi důležité, aby vše proběhlo hladce. Nejprve jsem systém pochopil sám s dalšími dvěma timíky. Vše jsme pochopili cca za 2 hodiny i díky velkému množství videomanuálů. V těchto dvou hodinách jsme i testovali své první projekty, úkoly, kontakty, plánování přes kalendář atd. Následně jsem si 2x na půl hodiny zavolali s Martinem Pavlíkem, aby nám ještě vše vysvětlil v rámci komplexního pohledu a předání zkušeností. Zajímalo mě, jak Martin s Lamaelem pracuje, když jej vymyslel.
Druhým krokem bylo naučit ostatní zaměstnance jak s Lamaelem pracovat. Rozdělil jsem to na dvě části, kdy jsem za úvodních 45 minut vše vysvětlil a dalších 45 minut jsme se věnovali praktické části:
• Všichni si založili nové projekty s definici “jeden projekt = jeden klient”
• K projektům se rovnou založily úkoly v rámci aktuálního týdne.
• Tyto úkoly se naplánovaly na přesný čas přes kalendář
• Vytvořily se popisky a data ke klientům (V zásadě šlo o kopírování z aktuálního systému)
Touto praktickou části si timíci osahali Lamael do praxe a měli jasnou představu o tom jak s ním pracovat. Tato školení byla 2, vždy pro 5 zaměstnanců.
Cena onboardingu
Zaškolení celého týmu a plynulý přechod mi jako manažerovi zabral cca 5 hodin. V rámci celého týmu tedy vše trvalo v součtu pouze 24 hodin pro 10 timíků + 1 manažera.
Převedeno do nákladů na zaměstnance je to cca 5000 Kč. Zaškolení a nasazení Lamaelu jsme zvládli ve 30-ti denní zkušební době zdarma. Do prvotního nákladu se tedy nepromítly žádné náklady na užívání aplikace.
Jak s Lamaelem pracuji po 2 měsících používání
Prakticky všechny činnosti, úkoly, aktivity atd řídíme přes kalendář, který z mého pohledu považuji za naprosto klíčový a v této podobě je pro naši práci maximálně užitečný. Odhadem je to 80 až 90% práce se systémem Lamael.
Jako příklady uvádím následující:
1. Zakládání projektů a jejich řízení
• Díky stejným právům mohu projekty zakládat nejen já, ale i všichni ostatní členové týmu
• Je pro mě super jednoduché, když máme nového klienta a tím pádem i nový úkol založit vše potřebné v Lamaelu. Zabere mi to cca 2 minuty
• Tuto činnost dělám přímo v kalendáři u daného timíka, kterého si vyhledám přes fulltextové vyhledávání
• Timíkovi následně vyskočí notifikace + přijde email. Jako pojistku přidám slovní komentář
2. Řízení zaměstnanců pomocí Lamaelu
Tím jsme se plynule dostali k řízení zaměstnanců, které opět řídím přes kalendář. Celý proces probíhá tatko:
• V pondělí si všichni zaměstnanci musí naplánovat práci pro celý týden
• Tím se zjistí, kdo je jak vytížený, a kolik má kdo volné kapacity
• Zároveň si s timíky celý týden projdu osobně a celé to zabere okolo 5 minut pro celý týden
• Při nových úkolech poté zadávám nové úkoly přes kalendář, jak jsem zmínil v první části
• Zároveň pro řízení denní práce používám výkazy v grafickém zobrazení, kdy si vyfiltruji aktuální den. Díky součtu naplánovaných hodin v horní části okamžitě vidím, kdo je jak vytížen.
• Klíč je jednoduchý
◦ Pokud má timík naplánováno 8 hod práce, je to ok
◦ Pokud má méně, mohu mu zadat nové úkoly
◦ Pokud má více než 8, tak musím úkoly předelegovat na další kolegy
3. Reporting
V další části se budu věnovat reportingu. Ten je pro naši službu klíčový z hlediska transparentnosti a pravidelného zasílání výkazů práce vůči našim klientům.
V minulém systému jsme zde měli velkou chybovost díky špatnému propojení, chybějícím vzorcům a dalším chybám. Jinými slovy jsme se nemohli na systém jako takový spolehnout z hlediska vstupních dat. Navíc práce s předchozím systémem byla velmi pomalá. V tomto má Lamael obrovskou výhodu, protože je velmi rychlý.
Zpět k tvorbě reportů. Díky provázanosti všech funkcích, které Lamael nabízí, stačí pohlídat následující kritéria:
• Správně nazvané projekty a úkoly
• Schválení délky úkolů – tím pádem schválení ceny úkolu
• Data zpracování
• Stavy úkolů
• Správně vyplněné hodinové sazby
Pokud toto pravidelně sleduji na denní bázi, tak reporting trvá velmi krátkou dobu. Stačí přejít do výkazů, vyfiltrovat sledované období, stav úkolů a mohu exportovat do Excelu nebo PDF. Následně tyto výkazy pak přenáším do výkazů klientů. Zde se práce zrychlila o cca 5 hod týdně / 20 hod měsíčně oproti předchozímu systému. Zde se mi práce výrazně zrychlila a na nákladech jsme ušetřili cca 7 000 Kč.
Kolik jsme udělali v Lamaelu úkolů za jeden měsíc?
Díky Lamaelu jsem to zjistil za 20 vteřin. Je to 1417 úkolů. Takto je to trochu nic neříkající číslo, které bych rád rozvedl vůči nákladům a výnosům.
Na těchto 1417 úkolech pracovalo 10 zaměstnanců během 22 pracovních dnů. To nám dělá 6,5 úkolů na timíka denně v průměru. Pojďme si porovnat náklady s předchozím systémem:
• Zápis 6-7 úkolů denně nám dříve zabralo cca 10-20 minut denně
• Pokud zapisovalo více lidí najednou, tak systém padal a muselo vše dělat znovu.
• U 10 zaměstnanců to dělá 100 – 200 minut každý den, kdy nejsou produktivní. Měsíčně to dělá 33 – 66 hodin. To už se dostáváme na náklad blížící se k 10 000 Kč měsíčně
• Pokud zápis zabírá hodně času, nelze ho administrativně připočíst k vykonanému úkolu a tím tak zbytečně přicházíme o peníze
Lamael nám v tomto ušetří peníze a pomáhá nám vydělat více na úkolech.
• Řízení úkolů zabere každému timíkovi max 30 minut týdně
• Cca 10 minut každé pondělí, kdy si plánují celý týden a zbytek je pár minut denně při plánování jednotlivých pracovních dnů
• Máme tedy 30 minut týdně při 32,5 úkolech na jednoho timíka. To je cca minuta administrativy na jeden úkol. Tento úkol se tedy v pořádku může promítnout do ceny úkolů a náklad tím zcela odstranit
Přestože nás Lamael vyjde na 3850 Kč měsíčně, tak nám díky jeho rychlosti, přehledu a provázanosti vydělá o cca 5000 kč měsíčně jen na zápisu úkolů. Navíc k tomu přidám lepší pocit timíků ze zápisu dat, což je oproti minulému systému nevyčíslitelné.
Co mi na Lamaelu chybí
• Cena jednotlivé úkolu přímo ve Výkazech – díky tomu, že naše firma je velmi výsledkově orientovaná, tak by si timíci přáli vidět, kolik vydělali za jeden úkol, jeden den, jeden měsíc
• Plánování docházky – poslouží především projektovým manažerům
Michal Novák
Account Manager
myTimi s.r.o.
