Týmová spolupráce bývá častým strašákem pracujících. Je to dáno především odlišným přístupem k práci, který každodenní plnění úkolů značně komplikuje. Vnímá to tak 46 % dotázaných, kteří se zapojili do dotazníkového šetření společnosti Business News Daily. Ze stejného výzkumu ovšem vyšlo najevo, že pro 81 % pracujících je týmová spolupráce každodenní realitou. Jak se s ní popasovat se ctí a nastavit pravidla, která zvýší efektivitu jednotlivců i týmu jako celku? Pojďme se podívat na několik jednoduchých tipů, které přinesou kýžený efekt.

Používáte projektový nástroj? A můžu ho vidět?

Většina členů týmu pracuje vesele v projektovém nástroji, ale pár spolupracovníků vám do tohoto fungujícího systému hodilo vidle s e-mailem, který jim ke zvládnutí agendy podle jejich slov stačí? Tak s takovou byste moc daleko nedošli. Prvním úkolem proto bude sjednotit styl práce.

V rámci svého týmu vymezte nástroje a aplikace, které budou používat všichni bez rozdílu. Proč? Jen těžko můžete sledovat aktuální fázi projektu a ověřit si, kdo má daný úkol na starost, pokud nebude určeno jedno místo, kde všechny tyto informace najdete.

Chcete konkrétní příklad? Vyzkoušejte Lamael. S týmovou spoluprací se pojí provázanost úkolů, na kterých pracuje více lidí zároveň. V praxi to znamená, že v momentě, kdy jeden člen týmu dokončí svou práci, úkol si převezme druhý člen. V Lamaelu si můžete termíny provázaných úkolů pohlídat díky Ganttovu diagramu.

Když dva dělají totéž, není to totéž

Proto vymezte pro každého člena týmu oblast, kterou bude mít na starost, a stejně tak i konkrétní úkoly. Zbavíte se tak duplicitní práce a časovou kapacitu členů týmu využijete opravdu na maximum.

Došlo vám, že vlastně ani nevíte, s kým máte tu čest? Nechte jednotlivé pracovníky vyplnit Belbinův test týmových rolí, který vám během chvilky odhalí, s kolika inovátory, koordinátory nebo realizátory můžete při plnění úkolů počítat.

Lámete si hlavu nad tím, jak úkoly spravedlivě rozdělit? U každého projektu stanovte časový budget. Pak jen stačí počítat u každého pracovníka s časovým rozpočtem, který koresponduje s velikostí jeho úvazku. V týmovém kalendáři si velmi rychle ověříte, na kterého člena týmu můžete úkol delegovat a který už má zaplněnou kapacitu. Zároveň si tím můžete lehce ověřit, jestli je stávající počet členů týmu dostačující a vy můžete přijmout další zakázku.

Výhoda Lamaelu spočívá v tom, že každý úkol a podúkol má stanoveného vykonavatele, který může definovat jejich stav. Každý proto přesně ví, od koho si výstupy pro konkrétní úkol vyžádat. Tato funkce pomáhá i koordinátorům projektu, kteří díky těmto vychytávkám zvládnou ukočírovat i početnější týmy a více projektů zároveň.

Podporujte vzájemnou komunikaci

Pokud je někdo zvyklý řídit veškerou komunikaci přes e-mail, někdo jiný přes interní chat a další přes telefon, spolupráce vám bude fungovat jen horko těžko. V Lamaelu máte k dispozici firemní nástěnku, kde můžete sdílet ty nejdůležitější informace, které se týkají jednoduše všech. Další možností je interní chat, který slouží zejména k rychlému sdílení informací mezi dvěma členy týmu.

Podívejte se i na další tipy, jak hravě zvládnout interní komunikaci.

K měření výkonu používejte stejný metr

Na pravidelné bázi měřte výkonnost svého týmu. Tato disciplína může mít pozitivní vliv na motivaci jednotlivců – nebudou se totiž spoléhat na to, že se ztratí v davu.

V Lamaelu přesně vidíte, kolik času strávil každý svou prací na projektu, kolik úkolů dokončil, jestli dodržel stanovený deadline a nenarušil tím návaznost prací.

Pak už jen stačí stanovit pro každého člena týmu KPIs (= klíčové ukazatele výkonnosti), které budou vycházet z obecných cílů týmu, a také konkrétní role jednotlivců. Při definování KPIs buďte chytří a vycházejte ze SMART pravidla pro stanovení cílů. Každé jedno KPI by mělo být specifické, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené.

Zlatá pravidla týmové spolupráce

Na závěr jsme si pro vás připravili čtyři pravidla, která byste měli aplikovat v každém týmu bez ohledu na jeho velikost a zkušenosti jednotlivých členů. Bylo prokázáno, že míra úspěšnosti týmové spolupráce nezávisí jen na technických dovednostech jednotlivců, ale především na interpersonálních záležitostech.

1. Stanovte cíle, ke kterým bude tým směřovat.
2. Usilujte o to, aby se pracovníci respektovali a rozuměli si.
3. Podporujte sdílení informací.
4. Nezapomeňte na uznání dobře odvedené práce.

Jedno doporučení na závěr. Nečekejte, že se výsledky dostaví na lusknutí prstů. Členové týmu se spolu musí sžít a zvyknout si na to, že jejich práce a snažení je přímo provázané i s dalšími lidmi.