• Domů
  • |
  • Blog
  • |
  • Když někdo onemocní: 3 tipy, jak hlídat workflow ve vaší firmě – Lamael

Když někdo onemocní: 3 tipy, jak hlídat workflow ve vaší firmě – Lamael

Asi každá firma si v letošním roce vyzkoušela zátěž onemocnění zaměstnanců nebo se setkala s jejich povinnou karanténou. Otázku práce z domova a uhlídání workflow řeší hodně z nás. Jak zajistit, že zakázky a projekty nezůstanou najednou stát kvůli výpadkům pracovních kapacit? To je téma, kterému se v tomto článku podíváme na zoubek.

 

Co je to workflow?

Workflow jsou vlastně firemní procesy – to, jakým způsobem se každý projekt rozpadne do dílčích úkolů a projde rukama zpracovatelů do finální fáze. Z popisu je na první pohled patrné, že důležitým pojmem, který se s workflow pojí, je kontinuita. V ideálním případě někdo z firmy na začátku stanoví průběh zpracování zakázky, rozdělí zodpovědnost a kompetence a hlídá odevzdání výsledků ve stanoveném termínu.

 

Tip č. 1: Vypozorujte, co vaši workflow brzdí

Nepřítelem hladkého průběhu workflow jsou především špatně nastavená očekávání a procesy. Popisujeme tu situace, kdy vám na stole přistane kopec práce s šibeničním termínem nebo kdy se tým vzájemně brzdí kvůli provázanosti přidělených úkolů a stále se na něco nebo někoho čeká. Pokud navíc někdo onemocní, vykolejí to celý tým.

Jak takovou situaci vyřešit? Pokuste se neustále monitorovat vytíženost týmu a automatizovat rutinní činnosti. Nastavení opakovaných faktur nebo automatické vykazování práce může uvolnit nejedny ruce pro důležitější práci.

Vnější příznaky jsou však často jen špičkou ledovce – ve skutečnosti můžou mít hlubší kořeny ve slabé interní komunikaci. Je proto důležité vždy důkladně zmapovat, co za vaší špatnou workflow stojí, a až pak hledat řešení.

 

Tip č. 2: Jak na efektivní řízení týmu

Řídit tým znamená pracovat s prioritami a zpětnou vazbou. Na vedoucí pozici by vaším hlavním úkolem mělo být sledovat cíle a soustředit veškeré dostupné prostředky k jejich naplnění.

Nebojte se proto delegovat nebo odmítat nepodstatné požadavky. S tím vám mohou pomoci nástroje, jako jsou notifikace, které nasadíte pouze k primárním úkolům, a reporty s checklistem.

Přečtěte si, jak používat notifikace pro efektivní práci.

 

Tip č. 3: Řízení týmu a zastupitelnost

Zastupitelnost jednotlivců v týmu může být doslova noční můra. Proto veďte svůj tým k tomu, aby průběžně zaznamenával nové informace o vývoji projektu v zákaznických kartách. Připojujte ke kontaktům i odkazy na související soubory a e-maily. Když někdo onemocní, pro ostatní členy týmu tak bude snazší převzít komunikaci nebo rozpracovaný úkol.

S přehledným zadáváním kontaktů vám pomůže Lamael.

 

Závěrem – kvalitní zázemí v systému

Všechno je mnohem jednodušší, pokud máte dobrou aplikaci pro firemní komunikaci a projektové řízení. Tu správnou poznáte podle toho, že je intuitivní, automatizuje opakující se procesy a podporuje vyhledávání a třídění souborů v souvislostech – například pomocí štítků.

 

Pokračujte na článek Nepracujte dlouho, pracujte efektivně: 3 zásady efektivní práce nebo se zaměřte na svoje vnitřní hodiny, kterým se věnuje článek Před obědem a po obědě? Koukněte se, jak si zorganizovat čas. Přejeme inspirativní počtení!

Related Posts

Jak logicky plánovat projekty?

Jak logicky plánovat projekty?

Jak si stanovit cíle? Zkuste metodu SMART

Jak si stanovit cíle? Zkuste metodu SMART

Zvyšte produktivitu, ne počet odpracovaných hodin

Zvyšte produktivitu, ne počet odpracovaných hodin

5 tipů, jak na efektivní řízení projektů

5 tipů, jak na efektivní řízení projektů

Aneta


Aneta miluje moderní technologie a ráda je používá pro automatizaci práce a týmovou spolupráci. Vyznává ideu svobodné firmy a osobní nezávislosti. Ráda je v pohybu a vždy hledá cesty, jak může práci svou i svých kolegů zjednodušit.

Aneta

Leave a Reply


{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}