V práci trávíme velkou část svého života – někdy až příliš velkou. Jak pracovat rychleji a efektivněji? Time management a trocha organizace času vám dokáže pomoci s tím, abyste lépe sladili svůj denní rytmus s pracovními aktivitami.

Organizace času v pracovním dni

Každý máme nějaký svůj vnitřní čas, podle kterého bychom se měli řídit. Pokud si dokážete zorganizovat rozložení úkolů v souladu s tím, kdy máte dostatek energie a kdy naopak potřebujete vypnout, budete produktivnější i spokojenější.

Ráno a time management

Abychom byli maximálně produktivní, měli bychom si dopřát alespoň osm hodin spánku. A jak odstartovat své ráno? Ne každý z nás je ranní ptáče, proto se nenuťte k brzkému vstávání za každou cenu. Jakmile se však organismus trochu probere, jste v nejlepší kondici pro podání výkonu.

Ideální je hned na začátku dne zkontrolovat celou agendu, která je před vámi, a roztřídit si ji do úkolů podle priorit. Pokud před sebou máte dlouhé a složité úkoly, do kterých se vám nechce, rozdělte je do menších, jednodušších částí, které budete řešit postupně. Osobně nejsem zastáncem principu „eat the frog“, který spočívá ve splnění nejsložitějšího úkolu hned po nastartování počítače. Pokud ale patříte k těm, kteří na začátku dne srší energií, pusťte se do žáby hned. A pokud ne, začněte své ráno postupně jednoduššími úkoly, které nevyžadují tolik pozornosti a nakonec vás proberou.

Tip: Zkuste si hned po probuzení vytvořit seznam nejdůležitějších úkolů, které ten den musíte udělat. Pomoci vám může například Ganttův diagram. Ten na časové ose zobrazuje jednotlivé úkoly s předpokládanou délkou jejich zpracování, takže před sebou názorně uvidíte, co vás daný den čeká.

Poledne

Vypozorovat můžete i to, zda se vám lépe pracuje s plným, nebo prázdným žaludkem. Například po obědě se u některých lidí objevuje stav nazývaný „poobědová demence“. Je to stav, kdy máte dojem, že po jídle nezvládnete udržet otevřené oči ani minutu. Jestli máte v práci den, kdy se hromadně objednává oběd a všichni jedí spolu, pak asi víte, jak následně vypadá fronta na kafe v kuchyňce. Polední pauza zkrátka umí být zabiják. Vyjděte na chvíli na čerstvý vzduch a udělejte si přestávku.

Tip: Polední čas je dobrá příležitost otevřít e-mailovou schránku a zpracovat nové zprávy. Nejdůležitější úkoly dne totiž už nejspíš máte za sebou, takže můžete e-mail otevřít bez obav, že vám odvede pozornost od toho důležitého.

Odpoledne a plánování času

Odpoledne byste měli začít uzavírat svůj připravený check-list. Pokud je to možné, snažte se nic nenechávat rozdělané. Cílem je, abyste na konci pracovní doby mohli s klidem uzavřít jednu kapitolu a věnovat se relaxaci a koníčkům ve volném čase. Důležité také je vyřešit všechny úkoly tak, aby celý tým mohl efektivně spolupracovat. To znamená, že se odpoledne ujistíte, že nikoho „neblokujete“ – že nikdo nebude čekat se začátkem práce, až vy odevzdáte tu svou.

Tip: Pokud v práci máte řídící nebo kreativní roli, vytvořte si poznámkový systém na zapisování nápadů. Ráno ve fázi plánování se vám poznámky budou hodit. Nejlepší je, že se přitom nemusíte zdržovat psaním – v Lamaelu poznámky můžete nadiktovat třeba cestou z práce.

Pár tipů pro organizaci času

Zapomeňte na multitasking. Když těkáte pozorností mezi více úkoly, nikdy nedosáhnete takových výsledků, jako když se soustředíte na jedinou aktivitu. Vyzkoušejte time tracking – především v případě, že u některé práce existují dvě varianty, jak ji udělat. Ověřte si, kolik času vám varianty na cestě k výsledku zaberou, a zvolte tu efektivnější.

Nekontrolujte doručené zprávy v průběhu celého dne. Raději si vyčleňte čas pro řešení e-mailů, v opačném případě vás totiž budou rozptylovat podobně jako sociální sítě. K častému otevírání schránky nás vede strach z toho, že nám něco uteče. Jistá míra stresu většinou pomáhá, ale v tomto případě je spíše kontraproduktivní.

Plánujte si čas v blocích, mezi kterými si dáte 5 minut pauzu. Mozek má schopnost soustředit se jen po určitou dobu, která se dá tréninkem prodloužit. Překračování hranic ale vede k chybovosti nebo nižší kvalitě odvedené práce.

Závěrem – time management a automatizace

Ať už si organizujete čas jakkoli a plánujete podle života „noční sovy“ nebo „ranního ptáčete“, vždycky hledejte způsoby, jak svou energii využít co nejlépe. Pokud je vaší silnou stránkou kreativita nebo analytické myšlení, pak nemá smysl ztrácet čas administrativou a rutinními povinnostmi. A právě těch se můžete zbavit – díky Lamaelu.

Jak? Lamael vám usnadní hned několik činností. Inspirujte se například v článku Trápí vás administrativa s výkazy práce? nebo se podívejte na návod Projektový management s Ganttovým diagramem v Lamaelu.