Jak měřit a vykazovat čas pomocí timesheetů

timesheet

Timesheety jsou výkazy práce, tedy záznamy času, který byl strávený nad plněním konkrétního úkolu, a používají se třeba jako podklad pro fakturaci nebo vyplacení odměny za odvedenou práci.

 

Timetracking

Pokud chcete evidovat svoji práci v timesheetech, potřebujete nástroj pro timetracking (zjednodušeně časovač nebo stopky). Princip timetrackingu spočívá v tom, že spustíte měření času ve chvíli, kdy začínáte svoji práci, a vypnete ho, když je úkol hotový. Odpracovaný čas, který měříte, musí být přiřazený k plnění konkrétního úkolu. Smyslem používání timesheetů je totiž přehled o tom, čemu věnujete svůj čas.

Výkazy práce lze postavit proti výkazům docházky. Pokud používáte timesheety, pak nezáleží na tom, mezi které dny si práci rozložíte, podstatný je součet hodin potřebných k dokončení zadaného úkolu. Evidence docházky naopak sleduje, které dny jste v práci, a počet hodin na pracovní den je obvykle stanovený fixně.

 

Jak vypadá timesheet?

Timesheet má podobu seznamu nebo tabulky, ve které jsou sepsané úkoly z uplynulého období a k nim přiřazené odpracované hodiny. Zápis časových záznamů je dobré vyplňovat hned po práci, nejlepší variantou je využít pro tyto účely automatizované funkce v aplikaci. V Lamaelu se například každý úkol po uzavření propíše do výkazu práce a zařadí se pod související projekt. Následně je možné zobrazit evidenci timesheetů podle projektu (zákazníka) nebo časového úseku (poslední měsíc apod.). Můžete sledovat a porovnávat, kolik času každý z projektů vyžaduje, a hlídat čerpání hodin, které si zákazník objednal a předplatil.

 

K čemu se timesheety používají?

S pomocí timesheetů dokážete mnohem víc, než jen vystavit fakturu. Slouží také jako neocenitelné vodítko pro přípravu cenové nabídky. Když znáte obvyklou časovou náročnost úkolů, případně máte k dispozici data z předchozích zakázek, můžete lépe vyjednávat o nacenění nových objednávek.

Záznamy z již existujících timesheetů se využívají ke stanovení časového limitu pro juniorní kolegy. Ke každému úkolu se v zadání uvádí přidělený časový budget, který vychází z celkového projektového rozpočtu nebo informací získaných z předchozích zakázek.

Timesheety mají vztah i k plánování kapacity pro přijímání nových zakázek. Když znáte rozložení práce v týmu, víte také, jaká je vytíženost jeho členů a dokážete plánovat příjem dalších objednávek.

 

Závěrem – doba remote spolupráce

V nově vznikajících start-up firmách se velmi často využívá práce na dálku neboli remote spolupráce. Timesheety jsou pro jejich podmínky přirozenou volbou a tento trend bude pravděpodobně pokračovat i do dalších typů firem.

Prohlédněte si návod: jak měřit a vykazovat čas pomocí timesheetů  v aplikaci Lamael.

 

Pošli to dál!

Pavla Rýgrová

Click Here to Leave a Comment Below

Leave a Comment: