Delegování úkolů je klíčovým prvkem efektivního řízení pracovního týmu. Někdy vám ale zadávání a vysvětlování úkolů může vzít víc času než jeho samotné zpracování. Jak tedy správně delegovat úkoly a zajistit, aby je váš tým pochopil? V tomto článku se podíváme na šest tipů, které vám pomohou zadávat úkoly tak, aby byly jasné, smysluplné a splnitelné. Navíc se dozvíte, jak vám může aplikace Lamael usnadnit správu a sledování úkolů.

1. Definujte cíl a význam úkolu

Před tím, než začnete delegovat úkol, je důležité mít jasno o cíli a významu úkolu. Váš podřízený by měl chápat, proč je tento úkol důležitý a jaký má smysl. Pouze v takovém případě totiž dokáže nad úkolem přemýšlet mnohem více do hloubky, a navíc se nebude cítit, že na něj házíte nesmyslnou práci, která se vám jen nechce dělat. Když lidé rozumí, proč mají daný úkol vykonat, jsou navíc motivovanější a dosahují lepších výsledků. Mohou totiž zvolit svůj vlastní postup, který může být pro firmu v mnoha směrech obohacující. 

Mnoho manažerů tento krok úplně opomíjí, přitom je to naprostý základ. Každý by měl dobře znát smysl své práce. 

2. Jasně formulujte zadání úkolu

Klíčovým prvkem efektivního zadávání úkolů je jasná formulace. Vyhýbejte se obecným a vágním pokynům, které vyvolají spoustu otazníků. Zadání by mělo obsahovat: 

• informace o tom, co se od pracovního týmu očekává,  
• kdy má být úkol dokončený, 
• jaké jsou případné specifické požadavky, 
• jaký je časový či finanční rozpočet (pokud je to důležité), 
• na co si dát pozor, případně jaké komplikace mohou nastat, 
• inspiraci (pokud se to hodí a pomůže to k lepšímu výsledku).

3. Komunikujte svá očekávání a přesvědčte se, že každý ví, co má dělat

Když zadáváte úkol, mějte na paměti, že vám vaši spolupracovníci neumí číst myšlenky. Komunikujte tedy, co od výsledku očekáváte. Určitě jim sdělte, jakou prioritu a kvalitu by měl úkol mít. Můžete s nimi probrat i své obavy – tedy jak by výsledek určitě vypadat neměl, nebo čemu věnovat největší pozornost.  

Především pokud jde o ad hoc úkoly, u kterých většinou nebývá moc prostor na dlouhá zadání a vše musí proběhnout co nejrychleji – se přesvědčte, že každý ví, co má na starosti a kde začíná a končí jeho kompetence. Určitě nechcete, aby se v den odevzdání úkolu zaměstnanci dohadovali, kvůli komu se úkol zpozdil. Umožněte tedy týmu položit vám otázky a zjistit, zda mají všechny potřebné informace k tomu, aby úkol úspěšně splnili. 

Tip: Podívejte se, jak zadávat úkoly a sledovat jejich plnění v aplikaci Lamael.

4. Sledujte průběh a poskytujte zpětnou vazbu

Delegování úkolů nekončí v okamžiku, kdy vytvoříte zadání a někomu přidělíte úkol. Pokud chcete skutečně kvalitní výsledek, měli byste se čas od času podívat, jak zpracovávání úkolu probíhá a pravidelně poskytovat zpětnou vazbu. To platí obzvlášť v případě obsáhlých projektů.  

Díky tomu se totiž nejen ujistíte, že vše běží, jak má – máte tedy částečnou kontrolu nad projektem, ale také eliminujete chyby, které by mohly na konci představovat větší problém. Pokud navíc tým ví, že jste mu k dispozici pro případnou pomoc či radu, bude se cítit jistěji.

5. Dávejte svobodu a zodpovědnost

Důvěra je základem úspěšného delegování. Takže i přesto, že budete týmu kdykoliv k dispozici, poskytněte mu také dostatek svobody. Nechejte své zaměstnance rozhodovat o tom, jaký zvolí postup – dáte jim tak prostor pro vlastní kreativitu. Když budou vědět, že nesou zodpovědnost za výsledek, nebudou vás chtít zklamat a vykonají úkol, jak nejlépe dokážou. 

Tip: Mohlo by vás zajímat, 7 tipů pro efektivní vedení týmu.

6. Využijte aplikaci Lamael pro snazší správu úkolů

Správa úkolů a projektů vyžaduje kvalitní time management – a to zejména pokud pracujete s velkým týmem nebo nad složitými projekty. Aplikace na úkoly, jako je Lamael, vám může tento proces výrazně usnadnit. Jak?  

Lamael poskytuje přehledné rozhraní pro zadávání, sledování a řízení úkolů. S jeho pomocí můžete jednoduše přidělovat úkoly, nastavovat termíny, a sledovat práci svého týmu. Navíc umožňuje rychlou komunikaci a sdílení dokumentů, což zlepšuje spolupráci mezi členy týmu. Podívejte se, jak například vylepšil interní komunikaci ve společnosti Pharmafit. 

Delegování úkolů je dovednost, která vyžaduje praxi. Tyto tipy a aplikace Lamael vám ale zajistí, že vaši spolupracovníci budou úkolům lépe rozumět. A vy nad jejich zadáváním nestrávíte hodiny svého drahocenného času.