Marketingová agentura myTimi pomáhá firmám růst. Zákazníkům nabízí obsahový a výkonnostní marketing, správu sociálních sítí, ale i cold calling či mystery shopping. Svým klientům dále pomáhá i v rámci virtuální asistence nebo outsourcingu zákaznického servisu. Pro myTimi je klíčové, aby byly veškeré interní firemní procesy efektivní a využívala se optimálně kapacita všech zaměstnanců.
S čím se na nás společnost myTimi obrátila?
V myTimi zpočátku používali k task managementu neefektivní řešení v podobě excelových tabulek. Hledali proto vhodný dedikovaný systém či aplikaci na management termínů, kapacit a úkolů, ale často naráželi na nedostatky zejména v podobě chybějících funkcí.
Optimální řešení splňující všechny požadavky myTimi představovalo až nasazení Lamaelu – téměř okamžitě došlo ke snížení administrativního zatížení a chybovosti. V myTimi chtěli ale využít potenciál Lamaelu až na samotné maximum, a proto se na nás obrátili s požadavkem zakázkové modifikace přímo na míru jejich potřebám.
Požadavky na vývoj Lamaelu na zakázku
V myTimi vycházejí během projektového řízení hlavně z dat, bylo tedy pro ně zásadní používat nástroj, který umožní tato data správně vygenerovat a přehledně zobrazit. Zároveň platí, že průběžná čísla sledují na pravidelné bázi, takže by měla být vždy aktuální.
Během úpravy softwaru na míru se tedy naši vývojáři zaměřili na tyto požadované oblasti:
- Rozpočet u projektu – na většině projektů se v myTimi pracuje s rozpočtem předem odsouhlaseným klientem. Stav čerpání rozpočtu potom průběžně sledují během plánování a plnění úkolů. Z toho důvodu potřebovali, aby bylo na první pohled zřejmé, jaký je stav rozpočtů u jednotlivých projektů, tedy zda je stav čerpání v souladu s plánem, nebo jestli nedochází k přečerpávání rozpočtu.
- Úprava výkazů a reportů – v reportech potřebovali v myTimi sledovat i čerpání týmů account managerů a project managerů i celkové částky u jednotlivých úkolů.
- Tarify a služby – v myTimi mají různé hodinové sazby, které se liší podle projektů i jednotlivých činností. Ve výchozí aplikaci je zapotřebí u každého úkolu definovat sazbu.
- Práce s externisty – agentura spolupracuje s různými externisty, kterým potřebuje zadávat práci. Zároveň se ale nejedná o plnohodnotné zaměstnance, tudíž nepotřebují všechny funkce Lamaelu. Bylo tedy zapotřebí nadefinovat novou roli externího pracovníka.
- Duplikování úkolů – jednoduché duplikování opakovaných úkolů, které by usnadnilo a urychlilo každodenní práci s Lamaelem.
Proces úpravy softwaru na míru
Celý proces probíhal standardními fázemi:
- Představení požadavků myTimi uvedených výše.
- Nabídka z naší strany.
- Prioritizace a naplánovaní implementace úprav.
- Postupné vydávání nových funkcí a testování.
Zaměřili jsme se hlavně na přidanou hodnotu požadavků a ke každému bodu zadání jsme vždy obratem navrhli způsob, jak by Lamael mohl daný problém vyřešit. Jednotlivým požadavkům jsme dále přiřadili prioritu dle náročnosti zpracování, abychom se podle toho mohli rozhodnout, co je potřeba realizovat co nejdříve. Během samotné implementace požadavků jsme klienta průběžně informovali o stavu zapracování, abychom získali zpětnou vazbu a mohli na jejím základě doladit konečnou podobu funkcionality k naprosté spokojenosti myTimi.
Výsledek vývoje na zakázku
Výstupem našich vývojářů byl projektový nástroj, jež je přímo ušitý přímo na míru klientovi, který má nyní optimalizovaný flow zpracovávání veškeré agendy. Funkce, které jsme pro myTimi doplnili:
- Úprava výkazů a reportů – doplněno čerpání rozpočtu account a project managerů i celkové částky úkolů včetně časného upozornění na blížící se mez překročení rozpočtu. Zobrazení a sledování rozpočtů jsme přidali přímo na kartu každého projektu.
- Tarify a služby – u každého projektu jsou nyní jasně nadefinované sazby ke všem činnostem, čímž došlo k dalšímu snížení chybovosti a administrativní zátěže.
- Práce s externisty – doplnili jsme a nadefinovali novou roli externího pracovníka, která je navíc zdarma dostupná koncovým klientům myTimi.
- Duplikování úkolů – úkoly lze nyní kopírovat na jedno kliknutí.
Celkovým výsledkem úprav na míru bylo zjednodušení administrativy o desítky hodin každý měsíc, snížení chybovosti a zajištění přesné fakturace času.
Jak naše spolupráce probíhá dál
V současnosti pracujeme na dalším balíků požadavků, jako je třeba jednoduché generování a sdílení výkazů s klienty, aby mohli v myTimi sledovat čerpání na svých projektech v aktuálním čase.
„Lamael v myTimi používáme jako jeden z našich základních systémů. Je neuvěřitelně přehledný a jeho používání nám ušetřilo spoustu času. Hlavně díky němu už nepromeškáme žádné termíny.“
Jan Skovajsa, CEO agentury myTimi
