Time management a kalendář patří k sobě. Nezáleží na tom, jestli máte volnou pracovní dobu nebo pravidelný rytmus, díky organizaci práce docílíte lepší efektivity i více volného času. V tomto článku najdete několik tipů pro plánování úkolů a aktivit v kalendáři.

Plánování práce podle typologie

Každý z nás má během dne určité hodiny, kdy se mu obvykle dobře pracuje a také čas, kdy je to přesně naopak. Ranní ptáčata a noční sovy mají odlišnou „pracovní“ dobu. Podle své příslušnosti k jednomu z ptačích druhů rozložte do průběhu dne tři fáze práce – řešení nejtěžších úkolů, rutinní práci a plánování. Například rutinu zařaďte na čas, kdy jsou vaše vnitřní hodiny takzvaně v útlumu. Pro noční sovu to bude hned ráno. Ranní ptáče naopak začne den nejtěžšími úkoly nebo plánováním.

Bez ohledu na zvolený režim nezapomínejte na oddělení práce a volna. Pokud chcete odcházet z práce s čistou hlavou, zkuste každý den zakončit sepsáním úkolů a poznámek pro zítřek. Tím udělejte pomyslnou tlustou čáru za hotovými i rozpracovanými aktivitami.

Seskupení úkolů

Seskupením podobných úkolů do větších celků dosáhnete lepší koncentrace a tím pádem i efektivnějšího a rychlejšího spádu práce, díky kterému stihnete i pauzu na kafe. Pokud je to možné, naplánujte si řešení souvisejících aktivit do jednoho časového bloku. Když omezíte těkání mezi různými typy úkolů, získáte pocit kontroly. Ideálním příkladem agendy pro sloučení je kompletní vyřízení emailů v doručené poště nebo odeslání všech čekajících faktur.

Denní a týdenní plán

Seznam plánovaných aktivit připravujte nejlépe na konci každého dne a ráno jej pouze rozvrhněte do vhodného pořadí v kalendáři. Pro denní plánování můžete využít to-do list (seznam úkolů), který přes den postupně odškrtáváte. Aby to-do list fungoval tak, jak má, rozdělte úkoly na podúkoly. V tomto případě platí, že čím více menších úkolů v seznamu máte, tím lépe.

Stejně jako plánujete jednotlivé dny, vyzkoušejte i týdenní rozvrh. Na konci pracovního týdne si připravte seznam úkolů a aktivit, který je v souladu s vaším dlouhodobým cílem, pro týden následující.  Při přípravě stanovte priority nejen pro pracovní agendu, ale i pro své soukromé plány tak, abyste zajistili work-life balance.

Na závěr – Zaplňte svůj kalendář

Na různých pracovních pozicích máte různé možnosti nakládat se svým časem. Když všechny pevně dané termíny „nasypete“ do kalendáře, objeví se volná místa, která představují váš „manipulační“ prostor. Pokud víte, kdy tyto časové prostoje máte a kolik jich je, zvládnete reagovat i na nečekané požadavky s menší dávkou stresu.