• Domů
  • |
  • Blog
  • |
  • Jak evidovat faktury a objednávky bezpapírově – Lamael

Jak evidovat faktury a objednávky bezpapírově – Lamael

Evidence prodejních dokladů v elektronické podobě má výhodu především v tom, že údaje z nich snadno využijete pro přípravu reportů a přehledů o nákladech a výdajích bez přepisování dat. Tuto funkci poskytuje řada CMR a ERP systémů, ovšem jsou mezi nimi veliké rozdíly v uživatelském rozhraní a intuitivním provázání jednotlivých dokumentů. Lamael využívá princip projektů coby štítků, které označují veškerou související agendu.

 

Kancelář bez papírů – roztříděná v projektech

Kancelář bez papírů není dnes nijak zvláštním úkazem. Objednávky vystavujeme v elektronické podobě a posíláme je zákazníkům na e-mail spolu s fakturami a dodacími listy. Otázkou je, kam po vystavení faktury a dodací listy uložíte a jak je později vyhledáte.

Podnikatelé a menší pracovní skupiny často využívají bezplatné aplikace v kombinaci se složkami v počítači a na cloudu. Nedostatkem takového řešení je vysoká pravděpodobnost ztráty některých dat nebo naopak „zanesení“ cloudových složek nepotřebnými dokumenty.

Pokud si každý člen skupiny ukládá svou práci do počítače a do sdíleného prostoru se nahrává pouze finální verze řešení, znamená to, že se nearchivují „slepé uličky“. V budoucnu je možné, že se vydáte cestou, která se již v minulosti neosvědčila. Opačným problémem jsou různá práva k editaci a správě cloudových složek. Člen skupiny s „menšími právy“ sem například uloží vystavenou fakturu, která později projde úpravou. Následně je nutné urgovat správce s „vyššími právy“ pro vymazání první verze faktury.

Do Lamaelu nahrajete nejen výsledné objednávky a faktury, ale také průběh zpracování a podúkoly, které vedly k výsledku, a vše sloučíte pod společný projekt. Kdykoli získáte novou poptávku, můžete si prohlédnout řešení podobných předchozích případů, ověřit časovou náročnost práce a díky tomu stanovit přesnější cenovou nabídku.

 

Automatizace procesů

Ukládání souborů, objednávek a faktur k projektům může zabrat opravdu hodně času. Jestli jste někdy pracovali jako freelancer pro více zákazníků, pak víte, že když hned od začátku nevytvoříte dobrý systém složek a pojmenování souborů, budete u dlouhodobé spolupráce „tápat“ v množství neidentifikovatelných podkladů. Vyhledávání faktur a objednávek není výjimkou. Pokud systém vytvořený máte, pak vždy před začátkem práce na novém úkolu musíte zkontrolovat, kam, co a v jakém formátu budete ukládat.

Lepší variantou je využít automatizaci a mít možnost kdykoli snadno propojit související podklady. Veškeré záznamy, které v Lamaelu vytvoříte, je možné přiřadit k projektu. Následně můžete kontrolovat čerpání časového budgetu z objednávky k projektu na zpracování úkolů. Po dokončení všech úkolů vám výkazy v Lamaelu automaticky spočítají odpracované hodiny a na dvě kliknutí z nich připraví i fakturu včetně odeslání na email zákazníka.

 

Závěrem – kancelář bez papírů efektivně

Elektronické objednávky a faktury nejsou všespásné. Pokud používáte systém nebo aplikaci, která všechny vystavené dokumenty zároveň neukládá a nepáruje s aktivitami, ušetříte pouze pár stromů ročně, ale svůj čas nikoli.

Objednávkám a fakturaci si věnuje i článek Jak fakturovat vykázanou práci.

 

Related Posts

Jak logicky plánovat projekty?

Jak logicky plánovat projekty?

Jak si stanovit cíle? Zkuste metodu SMART

Jak si stanovit cíle? Zkuste metodu SMART

Zvyšte produktivitu, ne počet odpracovaných hodin

Zvyšte produktivitu, ne počet odpracovaných hodin

5 tipů, jak na efektivní řízení projektů

5 tipů, jak na efektivní řízení projektů

Aneta


Aneta miluje moderní technologie a ráda je používá pro automatizaci práce a týmovou spolupráci. Vyznává ideu svobodné firmy a osobní nezávislosti. Ráda je v pohybu a vždy hledá cesty, jak může práci svou i svých kolegů zjednodušit.

Aneta

Leave a Reply


{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}