Jak efektivně komunikovat nad úkoly

efektivni komunikace

Komunikace je základ funkčních vztahů – soukromých i těch pracovních. V tomto článku se dočtete o týmové práci a způsobech, jak zadávat úkoly.

 

Týmový soulad

V soudržných týmech a pracovních skupinách si můžete všimnout toho, že členové jsou si „něčím“ podobní. Je to důsledek přirozeného výběru. Skupina k sobě nevědomky přitahuje určité typy osobností a přijímá mezi sebe kolegy, kteří jsou na „stejné vlně“.

Pro kontrolu nad plněním úkolů to může znamenat velký přínos i velkou hrozbu, protože tým, který sám sebe strhává na cestu minimální pracovní morálky, je velmi těžké nasměrovat k adekvátním výkonům.

 

Asertivní komunikace v týmu

Kouzlo asertivity spočívá ve vyvážení snahy dosáhnout svého cíle a respektu k osobnímu prostoru druhých lidí.

Pokud se tým vytrvale „staví na zadní“ potřebujete jasně komunikovat cíle, přidělovat zodpovědnost a zároveň se vyhnout zbytečné nevraživosti například pomocí kompromisu. Z pohledu asertivního přístupu je velmi důležitá důslednost a vytrvalost. Když zadáváte práci, ujistěte se, že všichni chápou smysl úkolu a dokážou jej přijmout.

Ještě dřív než stanovíte termíny odevzdání práce, vyslechněte si názory ostatních a dejte najevo, že nad protinávrhy chcete skutečně přemýšlet. Jednou z možností k vyzkoušení je třeba technika „Otevřené dveře“. Pokud někdo vysloví svůj nesouhlas, zkuste v jeho myšlence najít část, se kterou dokážete souhlasit, a svůj souhlas vyslovte. Teprve potom reagujte se svým argumentem. Techniku „Negativní dotazování“ zkuste použít, pokud někdo napadá systém práce, který vyžadujete, nebo smysl zadaného úkolu. Na kritiku nereagujte hned svou obranou, ale požádejte o detailnější vysvětlení. Můžete názor oponenta i zopakovat a navázat otázkou k rozvinutí jeho postoje. Cílem je udržet komunikaci až do vyčerpání tématu. Nakonec definujte závěr diskuse.

 

Závěrem – Neformální prostředí pro komunikaci

Pokud chcete dosáhnout optimálního workflow v týmu, umožněte mu i nějakou neformální komunikaci (například ve firemní chatu). V Lamaelu lze otevřít chatovací místnosti pro jednotlivé projekty nebo úkoly. Zejména pro kanceláře typu open space je důležité, aby kolegové pracující na stejném zadání měli možnost sdílet své postřehy a nerušili přitom ostatní. Pokud se mají kde poradit, mohou pracovat v lepší synchronizaci nebo se shodnout na otázkách, které je třeba vyjasnit s vedoucím projektu.

V rámci funkční komunikace si pravidelně ověřujte, že vše běží jak má například plánováním pravidelných krátkých meetingů o průběhu postupu. Vždycky je lepší kontrolovat menší úseky odvedené práce, než dodatečně měnit hotový celek.

Plánování úkolů v projektech se věnuje článek Jak rozdělit úkol na podúkoly, checklist.

S kontrolou termínů plnění úkolů pomáhají notifikace. Jejich využití se věnuje článek Jak používat notifikace pro efektivní práci.

Pošli to dál!

Pavla Rýgrová

Click Here to Leave a Comment Below

Leave a Comment: