Jak si organizovat osobní úkoly

organizace úkolů

Úkoly se na nás denně valí ze všech stran – osobní a pracovní úkoly, sportovní aktivity a koníčky. Jak tohle všechno zorganizovat?

 

Stanovení priorit

K pracovním i osobním úkolům přiřaďte priority a stanovte si dlouhodobý plán. Je to prosté a přitom funkční, rozhodněte, které cíle jsou pro vás důležité, a podle nich určete prioritu úkolů.

Pokud se jedná o osobní život, můžete vyzkoušet myšlenkovou mapu, do které zakreslíte svou verzi ideálního stavu budoucnosti. Čemu chcete věnovat svůj čas a jaké máte povinnosti? Pojmenujte klíčové body v mapě podle toho, jak chcete, aby váš život vypadal, a pak se vraťte k roztřídění úkolů.

V pracovním životě možná musíte převzít zadání, které vám už přistálo na stole. V tom případě si sepište do seznamu všechny úkoly od velkých až po ty nejmenší. Úkoly očíslujte podle pořadí, v jakém je třeba je řešit, a po dokončení je ze seznamu odškrtávejte.

 

Organizace podle naléhavosti a důležitosti

Další způsob, jak si zorganizovat práci, je rozdělení úkolů do 4 skupin podle toho, jak jsou důležité a naléhavé.

Prioritní jsou ty aktivity, které patří do kvadrantu A. Ty jsou důležité, což znamená, že mají vztah k vašemu cíli, a zároveň naléhavé – tedy vyžadují pozornost co nejdříve. Do kvadrantu B spadají důležité úkoly, které sice nespěchají, ale časem mohou sklouznout do kvadrantu A. Vaším každodenním cílem by mělo být systematické předcházení přelévání úkolů mezi kvadranty B a A.

Nedůležité úkoly jsou ty, které přímo nevedou k vašemu cíli. Proto je dobré včas je delegovat nebo s nimi neztrácet příliš mnoho času. U nedůležitých a naléhavých úkolů v kvadrantu C rozhodujte o případném předání zodpovědnosti co nejdříve, abyste se vyhnuli časovému stresu, který by mohl odvést vaši pozornost od důležitých aktivit.

A

Důležité

Naléhavé

B

Důležité

Nenaléhavé

C

Nedůležité

Naléhavé

D

Nedůležité

Nenaléhavé

 

Je zajímavé, že věnovat se důležitým krokům, které potřebujeme udělat na cestě k cíli, se nám většinou chce ze všeho nejméně a zároveň představují pověstných 20 % času vedoucích k 80 % výsledku.

 

Co dělat s rozhodovací paralýzou

Pokud se zaseknete u rozhodování, kterým směrem se vydat, zkuste si připravit propočet výhodnosti. Do jednoho sloupce napište přínos, který vám daná volba řešení může přinést, a do druhého sloupce zapište pravděpodobnost, s jakou tohoto výsledku dosáhnete. Když mezi sebou vynásobíte předpokládaný zisk a procento úspěchu, získáte bodové ohodnocení všech dostupných variant, které snadno porovnáte.

 

Shrnutí

Bez priorit se velmi pravděpodobně začnete točit v kruhu úkolů a termínů, které vám nebudou dávat smysl. Některým lidem vyhovuje, když jim priority přiděluje někdo jiný a není na tom nic špatného. Pokud se ale rozhodnete pracovat „sám/sama na sebe“, postavte se k plánování čelem.

Prohlédněte si také návod Jak si organizovat osobní úkoly v aplikaci Lamael.

Pošli to dál!

Pavla Rýgrová

Click Here to Leave a Comment Below

Leave a Comment: