Úkoly se na nás denně valí ze všech stran – osobní a pracovní úkoly, sportovní aktivity a koníčky. Jak tohle všechno zorganizovat?

Stanovení priorit

K pracovním i osobním úkolům přiřaďte priority a stanovte si dlouhodobý plán. Je to prosté a přitom funkční, rozhodněte, které cíle jsou pro vás důležité, a podle nich určete prioritu úkolů.

Pokud se jedná o osobní život, můžete vyzkoušet myšlenkovou mapu, do které zakreslíte svou verzi ideálního stavu budoucnosti. Čemu chcete věnovat svůj čas a jaké máte povinnosti? Pojmenujte klíčové body v mapě podle toho, jak chcete, aby váš život vypadal, a pak se vraťte k roztřídění úkolů.

V pracovním životě možná musíte převzít zadání, které vám už přistálo na stole. V tom případě si sepište do seznamu všechny úkoly od velkých až po ty nejmenší. Úkoly očíslujte podle pořadí, v jakém je třeba je řešit, a po dokončení je ze seznamu odškrtávejte.

Organizace podle naléhavosti a důležitosti

Další způsob, jak si zorganizovat práci, je rozdělení úkolů do 4 skupin podle toho, jak jsou důležité a naléhavé.

Prioritní jsou ty aktivity, které patří do kvadrantu A. Ty jsou důležité, což znamená, že mají vztah k vašemu cíli, a zároveň naléhavé – tedy vyžadují pozornost co nejdříve. Do kvadrantu B spadají důležité úkoly, které sice nespěchají, ale časem mohou sklouznout do kvadrantu A. Vaším každodenním cílem by mělo být systematické předcházení přelévání úkolů mezi kvadranty B a A.

Nedůležité úkoly jsou ty, které přímo nevedou k vašemu cíli. Proto je dobré včas je delegovat nebo s nimi neztrácet příliš mnoho času. U nedůležitých a naléhavých úkolů v kvadrantu C rozhodujte o případném předání zodpovědnosti co nejdříve, abyste se vyhnuli časovému stresu, který by mohl odvést vaši pozornost od důležitých aktivit.

Je zajímavé, že věnovat se důležitým krokům, které potřebujeme udělat na cestě k cíli, se nám většinou chce ze všeho nejméně a zároveň představují pověstných 20 % času vedoucích k 80 % výsledku.

Co dělat s rozhodovací paralýzou

Pokud se zaseknete u rozhodování, kterým směrem se vydat, zkuste si připravit propočet výhodnosti. Do jednoho sloupce napište přínos, který vám daná volba řešení může přinést, a do druhého sloupce zapište pravděpodobnost, s jakou tohoto výsledku dosáhnete. Když mezi sebou vynásobíte předpokládaný zisk a procento úspěchu, získáte bodové ohodnocení všech dostupných variant, které snadno porovnáte.

Shrnutí

Bez priorit se velmi pravděpodobně začnete točit v kruhu úkolů a termínů, které vám nebudou dávat smysl. Některým lidem vyhovuje, když jim priority přiděluje někdo jiný a není na tom nic špatného. Pokud se ale rozhodnete pracovat „sám/sama na sebe“, postavte se k plánování čelem.

Prohlédněte si také návod Jak si organizovat osobní úkoly v aplikaci Lamael.