Když se překlopí do fáze „uhrazeno“, jsou faktury skvělá věc. Do té doby je ale většina fakturujících nemá zrovna v oblibě. Proč? Protože jejich příprava je opruz, jejich posílání a agenda kolem je opruz, čekání na platbu je opruz a navíc nejistota.  Když získáte příslib zakázky, všichni se těší, až přijde finanční odměna. Jenže bez faktur nejsou peníze. Takže co s tím? Zkusme si to co nejvíce zjednodušit s lamou Lamaelem.

Zkuste faktury automatizovat

Pokud jste nikdy ve firmě neseděli na pozici fakturanta, který přijímá objednávky, pak pro vás příprava faktury může být pohromou. Dohledávání IČ, dolování fakturačních údajů zákazníka a v krajním případě ověřování VAT daňového identifikačního čísla – to všechno vyžaduje trochu praxe. Zároveň na fakturantech leží zodpovědnost. I když se vaší firmy nebo týmu nedotýká fakturace v takové míře, že byste denně vystavovali třeba stovku dokladů, tak se určitě nevyhýbejte aplikacím a nástrojům, které tento proces automatizují.

Minimální uživatelskou náročnost s velkým přínosem představuje například napojení CRM na ARES. Díky tomu můžete do databáze z pouhého IČ nahrát na jedno kliknutí kompletní fakturační údaje. Vystavit doklad je potom hračka. Další chytrou vychytávkou je automatizovaná opakovaná fakturace stálým zákazníkům. Pokud si tedy chcete práci maximálně zjednodušit, najděte si chytrý projektový nástroj – třeba Lamael.

Fakturace patří k projektům

Menší týmy nebo firmy často nemají účetní oddělení, ze kterého by přicházely pobídky k doplnění faktur nebo upozornění na blížící se splatnost. To ale vůbec nevadí, fakturaci může provádět kdokoli z týmu. Jde o to, abyste své lidi naučili, že peníze k odváděné práci přirozeně patří, a přitáhli jejich pozornost k financování firmy či týmu.

Jak toho docílit? Šířením firemní finanční gramotnosti. Můžete mít zaměstnance, kteří si budou pouze nárokovat výplaty, které mají ve smlouvě, nebo jim ukázat souvislosti. Jen málo pracovníků zná poměr mezi ziskem, který firmě přináší, a celkovými náklady na provoz.

Jedním ze základních principů je propojení faktur s běžícími projekty. Obzvlášť v dobách ekonomické recese je vhodné rozložit zodpovědnost za prosperitu do širších řad, a tedy i mimo samotné vedení firmy. Téma rozvádí například náš článek Jak evidovat faktury a objednávky bezpapírově.

Závěrem – fakturace a finance

Problém je, že samotné slovo „fakturace“ dnes máme spojené s hořkou pachutí něčeho, co je povinné, nudné a ožehavé. Jednak faktury nikdo neřeší moc rád, protože administrativa prostě a jednoduše nejde dohromady s jakoukoli kreativitou, a jednak si neradi říkáme o peníze. To první se dá skousnout trochu snáz – plnit své povinnosti nám není až tak cizí. Ovšem umět požádat o adekvátní ohodnocení odvedené práce je větší oříšek. Proto faktury často odkládáme.

Ráda bych na závěr zopakovala klíčovou větu z úvodního odstavce: „Bez faktur nejsou peníze.“ Smyslem podnikání je zisk. Pokud vám jejich vykazování nejde nebo zabírá moc času, sáhněte po projektovém nástroji, který vám fakturaci usnadní. A pokud se potýkáte s ostýchavostí, zkuste si přečíst náš článek o tom, jak fakturovat vykázanou práci.