Znalosti zaměstnanců jsou pro firmu asi to nejcennější, díky čemu může vůbec fungovat. Knowledge management se přesně touto oblastí zabývá a nabízí nejrůznější možnosti, jak informace ve firmě co nejjednodušeji rozšiřovat, aby se podniku dařilo. V článku vám vysvětlíme, co to vlastně je a proč ho implementovat i ve své firmě.

Co je knowledge management? 

Knowledge management nebo taky znalostní management se zabývá identifikací, sběrem a organizací znalostí v rámci firmy. Cílem je zajistit, aby byly informace dostupné a využitelné pro všechny zaměstnance. Sdílení znalostí je tedy klíčovým prvkem, na kterém celá myšlenka knowledge managementu stojí. Když totiž zakládáte firmu a máte určité know-how, je škoda nepodělit se o něj s vašimi dalšími zaměstnanci. Nabyté znalosti pomohou nejen nováčkům se rychleji zaučit, ale i ostatním členům týmu v kariérním růstu. Časem je vhodné tyto znalosti nějak ukládat a organizovat, aby se mohli vaši zaměstnanci vzdělávat kdykoliv bez ohledu na čas nebo místo.

Znalostní management v praxi 

Zní to skvěle, jak to ale zavést do praxe, když máte stovky zaměstnanců? Existuje několik metod a nástrojů. Nejprve je ale důležité vědět, jaké znalosti vůbec můžete organizovat a předávat – podle toho se dělí na:

• Tacitní znalosti – to jsou ty, které předat nelze. Příkladem může být třeba schopnost číst mezi řádky, nebo rozpoznat řeč těla. Bývají založené na určitém intuitivním porozumění, které druhé osobě zkrátka nevysvětlíte.
• Implicitní znalosti – jde o znalosti, které už předat můžete, ale je to ještě trochu obtížné. Jako příklad může posloužit právě již zmíněné know-how, které dokážete naučit pomocí školení.
• Explicitní znalosti – jsou všechny, které se dají napsat, evidovat a předávat dál. Patří sem nejrůznější dokumenty, prezentace, online školení, návody, pravidla a podobně.

Nástrojem pro uchovávání a šíření těchto znalostí pak může být třeba systém pro správu dokumentů. V něm můžete vytvářet, ukládat a nejrůznější soubory, které kdokoliv z firmy jednoduše dohledá. Doporučujeme využít český nástroj pro řízení projektů a firem Lamael. Jednoduše v něm totiž založíte konkrétní projekty a ke každému můžete nahrát soubory třeba za účelem vzdělávání.

Metodou předávání znalostí pak mohou být:

1. Dokumenty, návody a prezentace

Vytvořte dokumenty či prezentace, které budou obsahovat teoretické i praktické informace k určitým oblastem vašeho podnikání. Abyste knowledge managementem neztratili tolik času, můžete každému seniornějšímu zaměstnanci dát za úkol sepsat takový dokument. Vzdělávání pak lze nastavit dobrovolně nebo jako cíl v osobních měsíčních KPIs. Tyto dokumenty následně seřaďte, aby v nich byl pořádek a všichni pochopili, co se v nich dozví. Je to skvělý způsob, jak jednoduše růst jako firma. Ušetří vám to čas a starosti i při onboardingu neboli zaškolování nových zaměstnanců.

Tip: Mohly by vás zajímat 4 důvody, proč je delegování úkolů důležité pro úspěch.

2. Školení, kurzy a workshopy

O něco složitější je připravit školení nebo workshop třeba pro konkrétní oddělení vaší firmy. Opět to můžete nechat na team leaderovi, nebo zapojit všechny zúčastněné a vytvořit školení na základě jejich otázek. V ideálním případě uspořádejte školení online, abyste si ho mohli nahrát a uložit pro další nováčky. V Lamaelu si pak můžete vytvořit projekt pouze pro vzdělávání a vytvořit jakousi síť všech potřebných dokumentů.

Tip: Zjistěte, co všechno vyřídíte v jediném systému Lamael.

3. Mentoring a komunitní platformy

Mentoring funguje tak, že jedna osoba, která má hlubokou znalost o daném tématu, předává tyto informace druhé osobě. Jde v podstatě o profesní vztah dvou osob, který je vysoce efektivní. Během relativně krátké doby jste tak schopni nabýt mnoho znalostí a dovedností. Další možností je fórum, na kterém spolu budou komunikovat vaši zaměstnanci. V Lamaelu k tomu složí chat, některé firmy používají třeba Slack. Cílem je, aby se měl každý zaměstnanec v případě potřeby na koho obrátit.

Výhody knowledge managementu

Znalostní management a proces jeho zavádění vám sice sebere nějaký čas, na druhou stranu vám ale přinese mnoho výhod:

• zefektivní procesy,
• sníží riziko chyb,
• zajistí rozvoj zaměstnanců,
• podpoří inovaci a kreativitu,
• zlepší kvalitu práce,
• zvýší konkurenceschopnost firmy
• sníží fluktuaci zaměstnanců.

Knowledge management v podstatě promění vaši firemní kulturu, což bude mít pozitivní vliv na výkon a spokojenost zaměstnanců. Se vzděláváním byste to neměli přehánět, abyste na své pracovníky nekladli zbytečně vysoké nároky. Na druhou stranu je to velký pomocník pro rozvoj a růst celé firmy.