Evidence prodejních dokladů v elektronické podobě má výhodu především v tom, že údaje z nich snadno využijete pro přípravu reportů a přehledů o nákladech a výdajích bez přepisování dat. Tuto funkci poskytuje řada CMR a ERP systémů, ovšem jsou mezi nimi veliké rozdíly v uživatelském rozhraní a intuitivním provázání jednotlivých dokumentů. Lamael využívá princip projektů coby štítků, které označují veškerou související agendu.

Kancelář bez papírů – roztříděná v projektech

Kancelář bez papírů není dnes nijak zvláštním úkazem. Objednávky vystavujeme v elektronické podobě a posíláme je zákazníkům na e-mail spolu s fakturami a dodacími listy. Otázkou je, kam po vystavení faktury a dodací listy uložíte a jak je později vyhledáte.

Podnikatelé a menší pracovní skupiny často využívají bezplatné aplikace v kombinaci se složkami v počítači a na cloudu. Nedostatkem takového řešení je vysoká pravděpodobnost ztráty některých dat nebo naopak „zanesení“ cloudových složek nepotřebnými dokumenty.

Pokud si každý člen skupiny ukládá svou práci do počítače a do sdíleného prostoru se nahrává pouze finální verze řešení, znamená to, že se nearchivují „slepé uličky“. V budoucnu je možné, že se vydáte cestou, která se již v minulosti neosvědčila. Opačným problémem jsou různá práva k editaci a správě cloudových složek. Člen skupiny s „menšími právy“ sem například uloží vystavenou fakturu, která později projde úpravou. Následně je nutné urgovat správce s „vyššími právy“ pro vymazání první verze faktury.

Do Lamaelu nahrajete nejen výsledné objednávky a faktury, ale také průběh zpracování a podúkoly, které vedly k výsledku, a vše sloučíte pod společný projekt. Kdykoli získáte novou poptávku, můžete si prohlédnout řešení podobných předchozích případů, ověřit časovou náročnost práce a díky tomu stanovit přesnější cenovou nabídku.

Automatizace procesů

Ukládání souborů, objednávek a faktur k projektům může zabrat opravdu hodně času. Jestli jste někdy pracovali jako freelancer pro více zákazníků, pak víte, že když hned od začátku nevytvoříte dobrý systém složek a pojmenování souborů, budete u dlouhodobé spolupráce „tápat“ v množství neidentifikovatelných podkladů. Vyhledávání faktur a objednávek není výjimkou. Pokud systém vytvořený máte, pak vždy před začátkem práce na novém úkolu musíte zkontrolovat, kam, co a v jakém formátu budete ukládat.

Lepší variantou je využít automatizaci a mít možnost kdykoli snadno propojit související podklady. Veškeré záznamy, které v Lamaelu vytvoříte, je možné přiřadit k projektu. Následně můžete kontrolovat čerpání časového budgetu z objednávky k projektu na zpracování úkolů. Po dokončení všech úkolů vám výkazy v Lamaelu automaticky spočítají odpracované hodiny a na dvě kliknutí z nich připraví i fakturu včetně odeslání na email zákazníka.

Závěrem – kancelář bez papírů efektivně

Elektronické objednávky a faktury nejsou všespásné. Pokud používáte systém nebo aplikaci, která všechny vystavené dokumenty zároveň neukládá a nepáruje s aktivitami, ušetříte pouze pár stromů ročně, ale svůj čas nikoli.

Objednávkám a fakturaci si věnuje i článek Jak fakturovat vykázanou práci.