Jak organizovat práci pomocí projektů

organizace prace

Řízení projektu je vlastně řízení celé firmy. K tomu potřebujete nástroje, které umí automatizovat opakující se procesy nebo za vás pohlídají pevné termíny, abyste na rutinu neplýtvali tím nejcennějším – lidskými zdroji.

 

Metodika projektového řízení

Dvě nejznámější metodiky pro projektové řízení jsou agilní a konvenční. Obě pracují s takzvaným „trojimperativem“, tedy s udržením poměrného vztahu mezi cílem, náklady (zdroji/náklady) a časem.

Konvenční metodika řídí projekt pomocí plánování kroků v postupu a používá se v případech, kdy jsou cíl a prostředky (lidské zdroje, výrobní kapacita apod.) známé a definovatelné. Jednoduše řečeno, pokud je cílem projektu výroba a dodávka konkrétního produktu v určeném čase, pak je úkolem projektového managera pracujícího s konvenční metodikou (nazývá se také Waterfall) rozplánovat využití zdrojů.

Agilní metodika neplánuje jednotlivé kroky pro postup předem, ale používá „Sprinty“, které se vyhlašují v průběhu práce, když už projekt běží. Sprinty jsou dílčí úkoly, které vznikají během vývoje. Výchozími hodnotami jsou dostupné zdroje a přidělený čas. Projektový manager má za úkol plánovat cílový rozsah projektu (například komplexnost finálního provedení). Tato metodika se používá například při vývoji nového softwaru nebo v případě, kdy se pouštíte do zakázky na dodání úplně nového typu produktu = prototypu.

 

Automatizované procesy

Ať už pracujete s jednou či druhou metodikou, zahrňte do plánování nového projektu využití funkcí, které vám usnadní práci. Mezi ně patří především hlídání termínů, reporty hodin k vykázání, fakturace a správa obchodní pipeline.

O kontrolu dodržení termínů se starají notifikace nebo kalendář, které připomínají důležité schůzky nebo odevzdání práce, v předem zvolených intervalech. Pokud se chcete vyhnout zavalení notifikacemi, nastavte si přehled upomínek pouze na denní bázi – každé ráno si projděte přehled všech notifikací k aktivitám a úkolům, které je třeba v daný den řešit. Následně vypněte průběžná upozornění, aby vás při práci nic nerušilo.

Report hodin je stejně důležitý jako report stavu úkolů, protože každý projekt má přidělený časový budget objednaný zákazníkem a je zbytečné plýtvat zaplacené hodiny z objednávky na manuální přípravu výkazu, ze kterého pak odečítáte odpracované hodiny. Na výkazy práce by logicky měla navazovat automatická fakturace, kterou nastavíte a následně věnujete pozornost pouze kontrole proplacených faktur.

Obchodní pipeline definuje váš způsob získávání nových zakázek. Pro hladký průběh vám postačí podpora v podobě přehledného a uživatelsky přátelského prostředí, ve kterém přesouváte obchodní příležitosti mezi jednotlivými fázemi.

 

Shrnutí

Pro řízení projektů existují různé metodiky, neboli „scénáře postupu“, mezi kterými můžete volit. Před začátkem samotné práce v souladu s vybranou metodikou si nastavte funkce, které za vás převezmou dohled nad zprocesováním opakujících se úkonů.

Prohlédněte si také návod pro aplikaci Lamael Jak organizovat práci pomocí projektů krok za krokem.

 

 

Pošli to dál!

Pavla Rýgrová

Click Here to Leave a Comment Below

Leave a Comment: