Právní kancelář bojovala s organizací práce
„Vedení této kanceláře nebylo spokojeno s využitím času jednotlivých právníků, složitou agendou a zbytečným množství dokumentů, které se stále jen někde vršily.“
Klient se na nás obrátil s jasným problémem: neprůhledná organizace jeho právní kanceláře. Přiznával, že většinu času tráví s klienty a na stání, takže mu na administrativní úkony nezbývá čas a na fungování kanceláře je to znát.
Po konzultaci s klientem jsme zjistili hlavní problémy:
- Kvůli nepřehledné evidenci dochází k nevyfakturování některých úkonů a hodin, tedy finanční ztrátě
- Není zřejmé, kdo z kolegů má právě hodně práce a kdo méně, pro případnou delegaci nových klientů
- Důležité informace je potřeba hledat v objemných spisech, vše je pouze v papírové podobě
- Přetížení – pro nepřehlednost momentálního objemu práce jsou přijímáni stále noví klienti nad rámec kapacity kanceláře, práci si pak nosí právníci domů a dělají ji o víkendech, svátcích
- Složitá kontrola důležitých termínů – je nutné lhůty dohledávat ve spisech, hrozí nebezpečí opomenutí
- Každá ze sekretářek vede agendu svým způsobem, kvůli tomu dochází k nejasnostem, jinému třídění složek, označení priorit apod.
Zadání od klienta:
Zpřehlednění práce, snazší evidence fakturovaného času. Kompletně efektivnější vedení celé kanceláře.
Řešení:
Implementace CRM systému Lamael
Všichni členové kanceláře byli připojeni k Lamaelu. Jedná se o cloudový systém pro řízení vztahů se zákazníky, který je možné používat prostřednictvím běžného prohlížeče, bez nutnosti dalších požadavků na technické vybavení. Díky zaškolení do fungování Lamaelu byl přechod na nový způsob řízení plynulý, bez komplikací a zbytečných časových ztrát. Došlo k propojení s aplikacemi, které doposud kancelář používala.
S Lamaelem získáte časový přehled
Bez aplikace na zaznamenávání času se běžně stává, že každý měsíc nevyfakturujete alespoň pár hodin. Každý člen týmu evidenci vede po svém a občas na nějakou práci zapomene. Nebo se v tom účetní jednoduše nevyzná.
S Lamaelem máte veškerou práci před očima a faktury si můžete vystavit sami přímo v aplikaci. Ušetříte tím peníze za účetní a nemusíte čekat třeba 14 dní, než vám fakturu připraví.
Budete vědět, kolik práce máte vy i váš tým.
Lamael je způsob, jak řídit vaši kancelář. Jste právník. Organizační věci by vám proto měly zabírat co nejméně času.
V Lamaelu vidíte, kdo má kolik práce. Nemusíte si to psát na lístečky, ani dohledávat v kalendářích. Stačí jednou kliknout a vidíte vytížení celého týmu.
Všechny kontakty máte na jednom místě.
Nemusíte otevírat spis pokaždé, když chcete zavolat panu Novákovi. Díky kontaktům máte všechna důležitá čísla po ruce.
A můžete si k lidem psát i poznámky. Třeba, když mají problém s hygienou a zasedací místnost je po jejich návštěvě potřeba vyvětrat.
Už se nebudete věčně přehrabovat v papírech.
Do aplikace si můžete zapisovat informace, a mít tak na jednom místě třeba všechny důležité judikatury. Nahrávat do ní můžete taky dokumenty nascanované ze spisu.
To abyste to nejdůležitější měli vždycky po ruce. Aplikace navíc funguje i na mobilu. Cokoliv si tak zvládnete dohledat za 30 vteřin, i když jste zrovna na cestách.
Lamael slouží jako přehled práce.
Do aplikace si můžete zapisovat úkoly. Vidíte tak, čemu se dnes potřebujete věnovat a na blížící se termíny vás Lamael upozorňuje e-mailem.
Čas strávený s jednotlivými úkoly si můžete v Lamelu stopovat a jedním kliknutím pak práci vykázat.
Vaše data jsou 100% v bezpečí
Hosting vše neustále zálohuje na druhý disk. Kromě toho v průběhu každých 14 dnů mnohonásobně ukládá historická data, která můžeme kdykoliv jednoduše obnovit.
Stejný hosting navíc využívá třeba Masarykova univerzita, Canon nebo AAA Auto. Je to prověřený a bezpečný poskytovatel.
S Lamaelem nejste naši rukojmí
Přínosnosti Lamaelu věříme natolik, že vám umožňujeme kdykoliv odejít. Data si můžete jednoduše exportovat ve formátech CVS, XLS a XML. A s těmi pak pracovat i bez nás.
Jak vyřešila implementace systému Lamael problémy právnické kanceláře?
- Zpřehlednila se evidence případů – zadávání práce se děje přímo v systému, kde je možné sledovat komu byla přidělena, ale i momentální stav řešení daného problému, a navíc je monitorován čas, jež je třeba klientovi fakturovat
- Veškeré informace jsou stále po ruce (kontakty, vizitky, termíny podání, stání apod.), veškerá důležitá data vidí všichni členové týmu, nehraje roli, která z asistentek zápis udělala
- Odpadla potřeba vše evidovat v papírové podobě (do systému lze zadávat různé poznámky, nascanované dokumenty apod.), vše je rychle dohledatelné (odkudkoli), aniž by bylo potřeba listovat šanony či hledat na discích
- Členové kanceláře jsou stále ve spojení díky chatu, který je rychlejší než klasický e-mail
Celkově se zjednodušilo vedení celé kanceláře, které je plynulé, intuitivní a vyhovuje všem členům týmu. Díky tomu došlo k úspoře nejcennější komodity, tedy času a je možné se plně věnovat jen klientům, nikoliv trávit hodiny administrací kanceláře.
„Konečně u nás skončilo období chaosu a ve všem zavládl řád. Díky tomu zažívám v práci o hodně méně stresu,“ říká majitelka právnické kanceláře, v níž byl systém Lamael zaveden.
S Lamaelem vaše právní kancelář přestane padat na ústa