Tag Archives for " email "

Jak ušetřit svoje nervy a peníze?

Nesnáším zbytečné papírování a ideální kancelář je pro mě taková, která není závislá na místě ani prostoru. Nenašel jsem ale žádný systém, jež by mé požadavky splňoval. Musel jsem si ho proto sám vytvořit.

Na začátku to pro mě byla hlavně zajímavá výzva. V naší firmě jsme navrhovali již mnoho programů, jako jsou například pokladní systémy, ale i technologie pro automatizaci čerpacích stanic, které mají za úkol lidem usnadňovat každodenní práci. A tak jsem si řekl, proč nezkusit i systém, který by usnadňoval vedení malých firem?

Při vývoji systému Lamael jsem se zaměřil především na to, abych pomohl nastolit v naší firmě nějaký řád a přemoci tak všudypřítomný chaos. To obnášelo evidenci práce jednotlivých zaměstnanců, sledování konkrétních úkolů včetně jejich plnění, přehled kontaktů a další náležitosti.

Po dalších 4500 hodinách usilovné práce vznikl Lamael. Uživatelsky jednoduchý nástroj pro řízení kanceláře vycházející přímo z každodenní praxe. Při jeho vytváření jsem vycházel nejen z problémů menších firem, ale také zkušeností s vývojem ostatních softwarů.

Lamael je CRM cloudový systém, který můžete používat na veškerém zařízení, postačí vám jen prohlížeč a připojení k internetu. Lehce si tak třeba i na cestách zkontrolujete důležité termíny či zadáte úkoly svým zaměstnancům. A můžete vidět práci svých zaměstnanců i tehdy, když zrovna nejste v kanceláři. Nad vším tak máte neustálý dohled.

Možná si říkáte, že takový systém je jen pro ty, kteří dobře rozumějí počítačům a podobným softwarům. Není tomu tak. Lamael je velmi intuitivní, snadno se ovládá, dobře se v něm hledá, lehce se do něho vkládají dokumenty či poznámky. Naučíte se s ním na pár kliknutí.

A finální verze Lamaelu toho umí ještě mnohem více:
• díky němu dokážete vyhodnotit, zda je vhodné brát další práci, nebo už má vaše firma plnou kapacitu
• neuteče vám ani minuta, kterou je třeba vyfakturovat
• všechny kontakty systém sdružuje na jednom místě
• není nutné hledat vše v papírových dokumentech
• můžete si zapisovat poznámky, které vás zrovna napadnou
• není potřeba zaměstnávat účetní, Lamael umí generovat faktury a uchovávat je
• členové týmu jsou stále k dispozici prostřednictvím chatu
• vaše data jsou v bezpečí a pravidelně zálohována

Lamael byl původně vytvořen pro mou vlastní firmu. Když jsem ho však ukázal svým známých či klientům, zaujal je natolik, že ho brzy zavedli i ve svých firmách. Například jedna má známá, která dlouho bojovala s organizací své advokátní kanceláře. Díky Lamaelu vyřešila většinu problémů, ubylo jí papírování a má více času na samotné řešení případů.

Žádný software ale není nikdy natolik hotový, aby se na něm nedalo dál pracovat. A tak i Lamael stále vylepšuji, přidávám nové funkce a tak jako každému svému systémovému dítku mu dávám šanci dál růst.

Pokud i vy řešíte některý z těchto problémů, vyzkoušejte systém Lamael.

A kdo jsem? Mé jméno je Martin Pavlík, jsem zakladatel a majitel firmy QUITEC s.r.o., která se zabývá vývojem nových technologií. Ty by podle mého názoru měly především zjednodušovat život, ale i práci. A přesně takový je i Lamael.

Založit účet ZDARMA

Propojili jsme vaše e-maily s Lamaelem. Využijte toho!

Pátek odpoledne. Máte důležitého klienta a bojujete o získání zakázky. Uzávěrka pro zaslání nabídek je do 15:00 a klient volá, že potřebuje něco doplnit. Jenže váš kolega Petr, co má klienta na starost, už odjel s dětmi na chatu a nabídku posílal ze svého mailu. Co přesně nabízel a za kolik? Jaké poslal s nabídkou další informace? Sakra. Jste v pasti. Potřebujete upravit nabídku a nemáte podklady. Do mailu se Petrovi nedostanete a nemůžete se mu dovolat, je nedostupný.

Komunikace na jednom místě

Jaké by to bylo mít všechnu komunikaci na jednom místě? Dnes už to jde. Pojďme se podívat jak.

Pošta integrovaná s CRM

Integrovali jsme Lamael s vaší poštou a naučili ho posílat a přijímat vaše pracovní maily. Některé jiné CRM systémy vyžadují, abyste si do nich poštu posílali ručně. Tedy tím, že ji buď přepošlete, nebo pošlete v kopii na speciální mailovou adresu. My jsme si ale řekli, že to uděláme za vás a tak po integraci mailu už nemusíte dělat vůbec nic a vaše pošta bude v Lamaelu automaticky synchronizovaná.

Propojení přes SMTP a IMAP

Lamael na vaší poštu napojíte přes standardní rozhraní SMTP a IMAP. Ať máte firemní server, Gmail, Outlook, Seznam, Yahoo nebo jakéhokoli jiného poskytovatele, postup je vždy stejný. Váš poskytovatel vám sdělí, jak to nastavit. Stačí vygooglit třeba gmail imap a je to. V Lamaelu integraci mailu nastavíte v menu Nastavení uživatele v sekci Nastavení e-mailu. Zadejte připojovací údaje a spojení otestujte tlačítkem Test spojení. Pak už jen nastavení uložte a je to. Od té doby je vaše pošta propojená. A teď hurá do mailování!

Přehled o firemní komunikaci

Jakmile pošlete z Lamaelu mail, nejen že odejde adresátovi a uloží se v přehledu mailů v Lamaelu, ale uloží se také do složky odeslaná pošta ve vaší poště. Takže i když budete třeba ve svém Gmailu, budete mít přehled o veškeré firemní komunikaci, i o té odeslané z Lamaelu. Ale to pro vás možná není nic nového. Tak jdeme dál.

Přiřazení e-mailu ke kontaktu

Teď ze svého Gmailu odešlete mail klientovi. Možná byste čekali, že mail budete mít pouze v poště a Lamael o něm nebude vědět. Omyl. Lamael si odeslanou poštu odchytí, načte ji, uloží a přiřadí ke kontaktu. Podle mailové adresy vyhledá osobu a firmu ve vašich kontaktech a mail správně zařadí. Najdete ho v Lamaelu v přehledu mailů a také v agendě na kartě kontaktu. Už nemusíte hledat maily na dvou místech.

E-mail na kartě klienta

Kde najdete mail s nabídkou od kolegy Petra? No přeci v Lamaelu v přehledu mailů a také na kartě klienta! Stejně jako se načítají vaše odeslané maily, načítají se i maily odeslané všemi vašimi kolegy.

Teamová spolupráce

Říkáte si, to je fajn, všechny odeslané maily máme na jednom místě a už vím, co kdo kterému klientovi napsal. Co ale s doručenou poštou? Pokud by klient nezavolal, ale nepřítomnému kolegovi jen napsal mail, jak se k mailu dostanu? Budu hackovat jeho mailbox nebo žádat admina o zpřístupnění cizí pošty? I tohle jsme promysleli.

Chytře proti spamu

Lamael sleduje došlou poštu a vše co přijde, načte a správně zařadí. Nechceme vás ale zahltit smetím, a tak Lamael načítá jen poštu od známých kontaktů. Odesílatele mailu porovná s vaší databází kontaktů a pouze pokud mail v kontaktech najde, zprávu uloží a připojí ke kontaktu. SPAM nemá šanci.

Ještě jedna vychytávka na konec. Když v Lamaelu smažete nějaký došlý nebo odeslaný mail, smaže se také ve vaší poště. To proto, abyste zbytečné maily nemuseli mazat dvakrát. V integraci mailu si nastavte, zda tohle automatické mazání mailů v poště chcete nebo ne.

Závěr

Dejte si pozor! Pokud má váš miláček ve zvyku vám na pracovní mail posílat intimní vzkazy, tak si ho určitě nedávejte do kontaktů, nebo tím pobavíte celý team vašich kolegů. Své drahé polovičky si do pracovních kontaktů většinou nedáváme, ale co kdyby… No, aspoň si osobní e-mail označte jako soukromý 😉

Začněte zdarma