Jak se zbavit papírů jednou pro vždy

Krátce pro nedočkavé

• Vyhoďte nepotřebné
• Roztřiďte dle druhu
• Vyhoďte neaktuální
• Naskenujte
• Pojmenujte
• Zálohujte
• Radujte se

Vyhoďte nepotřebné

Cokoli máte v elektronické podobě neuchovávejte ještě na papíru. Zbavte se návodů a plánků od přístrojů, které už nemáte. Vyhoďte návody a popisy v různých jazycích, nechte si jen jednu verzi. Zbavte se všemožných katalogů, vše je dnes na internetu a Google to najde. Vyhoďte staré časopisy, stejně je už nebudete číst.

Knihy se nevyhazují. Opravdu? Chcete je s sebou vláčet po zbytek svého života a přenechat břímě dětem, ať je vyhodí za vás? Ponechte si jen vybrané kousky, na kterých vám opravdu záleží. Zbytek darujte nebo vyhoďte do papíru. Nezkoušejte je prodat do antikvariátu. Ne, ani tam je nechtějí.

Roztřiďte dle druhu

Udělejte si hodně místa na hodně hromádek. Myslím opravdu hooodně místa. Nejen kousek místa na stole, ale celý stůl, dva stoly, podlahu.

Roztřiďte papíry na hromádky dle druhu. Faktury, objednávky, bankovní výpisy, inkasa, smlouvy, články, obrázky, nápady, dopisy, reklamace, záruční listy, návody, certifikáty, letáky, pojistky, atd.

Když máte hodně místa, dělejte si hromádky pro jednotlivé druhy faktur, smluv, objednávek a jiných dokladů. Například faktury za elektřinu, faktury za vodu, faktury za plyn, výpisy z jedné banky, výpisy z druhé banky. Tak budete muset vzít každý papír do ruky jen jednou.

Pokud máte málo místa, budete třídit na méně hromádek a zato na vícekrát. V prvním kole roztřídíte papíry třeba jen na osobní a firemní. Dále osobní třeba na obchodní dokumenty a ostatní. Dále například na energie, pojistky, banku a ostatní. Nakonec energie na elektřinu, vodu a plyn. Výsledek bude stejný jako na velkém prostoru s více hromádkami, jen pomaleji a po částech.

Vyhoďte neaktuální

Teď když máte hezky pohromadě co k sobě patří, například veškeré doklady k elektřině, seřaďte si je v čase od nejstarších po aktuální, pokud chcete mít přehled. Jinak tento krok přeskočte, je zbytečný, protože většinu z těch papírů stejně vyhodíte, tak proč je řadit. Najděte v hromádce ty nejdůležitější dokumenty, které si musíte nechat. Například podepsanou smlouvu a její dodatky. Najděte poslední stavový výpis, poslední fakturu a vyúčtování a ty si nechte. Smyslem je si nechat jen to opravdu důležité a nepostradatelné. Zbytek vyhoďte.

Ne nebojte se, opravdu nepotřebujete účty za plyn a za elektřinu za posledních deset let. Vlastně nepotřebujete ani tu smlouvu, nikdy ji po vás nebude nikdo chtít.

Schováváte si účty za nákup všeho možného? Kvůli záruce? To je fajn a výjimečně se to může hodit. Ale vyhoďte všechny staré účty, za zboží s již propadlou zárukou. Kdo by se chtěl probírat hromadou účtenek a hledat co nechat a co vyhodit? Nikdo. Takže jak na to? Ideálně vyhazujte hned po nákupu a nebudete hromadit. Schovejte si účtenku jen od dražších věcí, kde je pravděpodobná možnost reklamace. Vždy na konci roku dejte všechny nové účtenky do obálky a napište na ni aktuální rok. Záruka na většinu zboží je dva roky, takže až naplníte třetí obálku, tu první vyhoďte. Vždy Vám zbydou účtenky za poslední dva roky.

Vsuvka pro firmy a podnikatele. Jasně že si musíte nechat doklady do účetnictví. Smlouvy, faktury i výpisy z banky. Dle zákona máte povinnost daňové doklady archivovat 10 let. Mzdové doklady 20 let. Ponechte si je.

Naskenovat

To co zbylo je třeba někam přehledně uložit. Ještě jednou a už naposledy budeme třídit. Část dokumentů je třeba opravdu uchovat v papírové podobě, ale není jich moc. Budou to různé osobní dokumenty, podepsané smlouvy, certifikáty či vymahatelné dokumenty, například uznání dluhu a směnky. Třeba také první kresby a výtvory vašeho dítěte. I přesto, že tyto dokumenty nyní budeme uchovávat, doporučuji je naskenovat a to buď pro případ ztráty originálního dokumentu, pro potřeby rychlého vyhledání a pro budoucí archivaci. Originální dokument si založte na bezpečné místo a tak, abyste jej snadno našli. Budete jej potřebovat jen výjimečně, možná nikdy. Ale kdo ví.

Zbyly nám papíry, které chceme uložit ale není třeba mít jejich papírový originál. Ty si naskenujeme a zatřídíme tak, abychom je vždy snadno našli.

Jak úsporně a rychle skenovat?

• Automatický podavač
• Scanovat rovnou do počítače
• Roztřídit dle potřebné kvality skenování (ČB, stupně šedi, barevné)
• Roztřídit na jednotlivé dokumenty a vícestránkové dokumenty
• Scanovat v nejnižší potřebné kvalitě
• Dokumenty a nákresy stačí ČB
• Články s fotkami stačí ve stupních šedi
• Barevně jen to, kde opravdu chceme
• Ukládat v TIFF, jednostránkové i vícestránkové
• PDF/A pro archivaci včetně textu převedeného pomocí OCR
• Kompatibilita do budoucna, snadnost prohlížení, rychlost načítání, ORC, malá velikost

Pojmenovat

Aby to šlo dobře najít, bude s tím trochu práce. Každý soubor musí být dobře popsán, co v něm je. Jsou různé systémy na správu souborů a přidávání štítků, ale budou zde tyto systémy třeba za dvacet nebo čtyřicet let? Nejjednodušší je pojmenovat přímo soubor. Srozumitelně, popisně a ve snadno pochopitelných slovech. Název souboru by měl obsahovat vše podstatné. Nebojte se dlouhých názvů, oceníte to. Doplňte název souboru datem pořízení dokumentu. Doporučuji zapsat datum na konec souboru a ve formátu rok měsíc den pro přirozené chronologické řazení. Udělejte si svůj systém, který budete dlouhodobě dodržovat. Například název: Kupní smlouva Byt Pařížská Praha František Novák 20170825.tiff je dobrý příklad.

Nemusíte třídit soubory do složek, dokud jich nebudete mít hodně. Dokumenty, které si zaslouží archivaci, nepřibývají v životě tak rychle a není jich mnoho. Výjimkou jsou obchodní dokumenty jako jsou došlé faktury od dodavatelů. Ty si zaslouží vlastní složku a případně podsložky dle roků.

Zálohovat

Zálohujte, zálohujte, zálohujte.
Když už jste si dali práci s tříděním a skenováním, je škoda o soubory přijít. A proto zálohujte. Ideálně na více míst a takovým způsobem, který neumožňuje náhodné smazání dat nedopatřením.

Radujte se

Není to skvělé? Hromady papírů jsou pryč. Nakonec ani těch souborů není tak moc. Štos papírů se scvrkne do pár souborů ve složce. Nezabírá to žádné místo ve skříni ani na stole.

Co dál?

Nenechte se zase zavalit! Vyhazujte průběžně, nehromaďte. Skenujte a ukládejte jen to nejnutnější. Udělejte si šuplíček na papíry k uložení a jednou za měsíc je naskenujte a vyhoďte a nebo založte na své místo.

Jakmile si jednou uklidíte budete překvapeni, že nové dokumenty vhodné k archivaci přibývají velmi málo. Prostě už v nich máte pořádek jednou pro vždy. Není to skvělé? Napište mi svoje zkušenosti a nebo problémy, na které narážíte.

Odkazy

www.datove-schranky-software.cz/archivace-dokumentu.html
www.mokry.cz/solid-documents/solid-pdf-tools/vlastnosti-funkce-programu-solid-pdf-tools

Poznámka: Nemám žádný vztah k produktům zmíněným v odkazech ani se nejedná o affiliate spolupráci. Prostě mne jen zaujaly při mém studiu této problematiky a tak je zde uvádím.

Moje vize

Nemám rád papíry. Mojí vizí je zcela bezpapírová kancelář, nezávislost na místě a svobodná firma. Chci mít informace dostupné odkudkoliv a ihned na pár kliknutí. Baví mě tvořit digitální produkty pro zjednodušení a automatizaci práce. Proto spolu se svým teamem tvoříme v cloudu informační systém pro malé firmy. Správu dokumentů ještě nemáme, ale už brzy bude a na to se opravdu moc těším.

Máte CRM? Skvělé. Teď Vás ho naučím používat

Jestli řídíte firmu nebo tým lidí, potřebujete mít pohromadě pracovní informace. Kdo na čem a kdo s kým. 🙂 Máte několik možností, jak postupovat. Jedna z nich je, že poctivě naťukáváte informace do excelovské tabulky, další, že využíváte několik aplikací naráz. Nebo využíváte CRM systém. Když jsme dávali dohromady Lamael, nechtěli jsme vás přetáhnout od Googlu. Naopak, chtěli jsme, abyste měli funkční nástroj, který významné hráče doplňuje a nesoupeří s nimi.

A když už tedy CRM máte, tak tady jsou triky, které by vám s jeho obsluhou měly pomoct.

Jděte nejjednodušší cestou. Při hledání správného CRM byste měli narazit na co nejmenší odpor. To znamená, že čím jednodušší daný systém bude, tím lépe. Samozřejmě musí plnit funkce, které požadujete. Ale vybírejte tak, abyste se v systému neztráceli.

Neměňte workflow. Máte určitě obchoďáky, kteří mají nějaký zaběhlý systém. Nebo ani nemusíte mít vlastní prodejce, třeba jste v tom sami jen s podporou externího týmu. Kvůli CRM byste neměli nic překopávat. Jen přenést vaši stávající agendu do jednoho systému.

Vytvořte přátelské prostředí. Podobně jako v reálném světě čas od času vytřete v kanceláři prach, tak byste měli dělat i úklid virtuální. V případě CRM systému to znamená vytvořit takové prostředí, aby si jednotlivé týmy mezi sebou mohly snadno vyměňovat informace. Každý ve vaší firmě musí vědět, která bije. 🙂

CRM není všelék. Firma je pořád o lidech. A pokud máte skvělý tým plný skvělých lidí, tak kvalitní CRM systém tuhle “skvělost” ještě podtrhne. Jen nezapomeňte, že naopak to ale funguje taky.

Prvních 14 dní se s tím učíte a stejně to nejde. Lamael je jiný. Šetří čas

Všichni chceme o víkendu vypnout. Nemyslet na práci. Ale realita bývá jiná. Bavil jsem se s několika právnickými kancelářemi a zjistil jsem, že víkend tu skoro neznají. Že jedou nadoraz. Jsou v práci od nevidím do nevidím. Když jsem pročítal jejich odpovědi ve výzkumech, bylo poměrně jasné, že jestli někdo potřebuje uspořádaný CRM systém, jsou to právníci. Tady už nešlo o obchod, ale skoro o život. 🙂

Takže jsme Lamael vyladili hlavně pro vás. Abyste ve svých kancelářích měli přehled o spisech. Aby bylo ihned jasné, kdo pracuje na kterém případu. Aby se nemohlo stát, že budete pracně hledat podklady. Jelikož Lamael funguje na cloudovém systému, mají do něj přístup všichni členové kanceláře. A nadřízení vědí, na kterém úkolu se aktuálně pracuje.

Setkal jsem se třeba s tím, že mi jedna právnička řekla: “Já už nechci padat na ústa.” Použila trochu expresivnější výraz, který nevím, jestli LinkedIn snese. Každopádně byla prostě natolik vytížená, že si nemohla dovolit řešit administrativu. Ale delegování úkolů telefonicky nebo ústně jí stejně bralo hodiny, které mohla trávit daleko efektivněji. Takže ve výsledku tratila firma i její psychické zdraví. Rád bych vám řekl, že vyzkoušela Lamael a všechno bylo najednou v pohodě. 🙂 Ale takhle snadné to není. Lamael CRM používá, mám od ní pozitivní feedback, nicméně zavalená prací je stále. Nicméně už aspoň nemusí myslet na lhůty u případů, protože Lamael jí je hlásí v e-mailu.

Beru si z toho jedno. Že Lamael vážně umí pomoct s efektivitou týmu. A nemusíte být zrovna právník zavalený lejstry.

Přestěhujte kancelář. Na cloud. Je to dobrá adresa

A prestižní. V posledních letech se čím dál víc dat přesouvá na cloud. Tedy slovy jednoho mého známého “někam na mráček, kde je vůbec nevidim”. A jeho slova docela přesně vystihují skepsi, která u nás kolem cloudových systémů stále ještě panuje. V Lamaelu se ji snažíme rozložit. Chceme Vám ukázat, že cloudu se nemusíte bát. A ještě navíc odtud můžete v pohodě řídit provoz Vaší kanceláře nebo firmy.

Lamael funguje jako cloudový systém. Nic neinstalujete, vše běží jako webová aplikace v počítači nebo v chytrém telefonu. Takže jsme logicky velcí obhájci cloudového řešení. Tušíte správně, tohle není nezaujatý článek. Tady je pět argumentů, proč byste měli být “na mráčku” s námi.

Flexibilita. V dnešních malých firmách nebo pracovních týmech se málokdy sedí v kanceláři. Jeden člověk pracuje z coworkingu, další z domova a třetí se jen odpoledne zastavil v kanclu pro vizitky. Všichni ale mají z cloudu přístup ke stejným datům. Stačí jim k tomu jen připojení na internet.

Nestaráte se o techniku. Nemusíte hlídat, jestli je všechno aktualizované. Techniku neřešíte. Cloudové servery spravují lidé, kteří nemají nic jiného na práci, než se starat, že všechno běží přesně tak, jak by mělo. Určitě to neznamená, že musíte roztrhat vizitku na svého ajťáka. Nebudete ho ale muset nahánět o víkendu do práce, protože vám “nejde připojit se na disk”.

Bezpečnost. Když ztratíte laptop, je to velmi nepříjemné. Daleko víc než ztracený kus železa vás ale většinou budou mrzet data, která mají mnohonásobně větší cenu. Z cloudu vám je nikdo nevezme. Stačí jen změnit uživatelské jméno a heslo.

Ušetříte peníze. Ono se to nezdá, ale pokud si to propočítáte, tak starat se o servery a techniku v dlouhodobém měřítku není úplně levná záležitost. I proto doporučujeme investovat spíš do přístupu na cloud.

Nestrachujte se, že o data přijdete. Bod úzce spjatý s bezpečností. Technici a zaměstnanci společností poskytujících cloudové služby pracují na tom, aby vše běželo bez zaváhání. Nemůžou si dovolit zaváhání, skladují přece Vaše dokumenty. Všechny jsou několikrát zálohovány, o čemž ani nevíte.

Lamael taky běží na cloudu. A jeden bonusový. Naše aplikace Lamael tohle všechno potvrzuje. Běžíme na cloudu a bez výpadků. Tím vám šetříme čas, peníze a nervy.

P.S.: K vyzkoušení jsme zdarma!

Martin Pavlík, lamael.cz