Category Archives for "Teamová spolupráce"

Kolik vás stojí ztracený kontakt?

Víte, že každý zapomenutý a nevyužitý kontakt je ztracená obchodní příležitost a to znamená ztracené peníze? Víte, že získat nový kontakt a zákazníka je mnohem dražší, než si ho udržet? Pozor, bavíme se tady o skutečně velkých penězích.

Na získání nového kontaktu jste vynaložili velké peníze. Zaplatili jste za reklamu a jen zlomek lidí, kteří reklamu viděli se staly vašimi kontakty. Možná jste se účastnili konference či networkingové schůzky a to vás stálo to nejcennější, váš osobní čas. Pokud získaný kontakt nevyužijete, dělali jste to všechno zbytečně. Vyhazujete peníze oknem.

Nový kontakt nenakoupí

Ano, je to tak. Nový kontakt většinou není připraven u vás hned nakoupit. Viděl vás poprvé, a často také naposledy. S novým kontaketem je třeba systematicky komunikovat, předávat mu hodnotný obsah, vzbudit jeho zájem, touhu, ukázat mu svůj přínos právě pro něj a řešení jeho problému. Většina podnikatelů a firem ale s kontakty takto nepracuje a tak přichází o 90% svých možných prodejů. Jste mezi nimi?

Zacházíte s vašimi kontakty skutečně efektivně a nebo je necháte zmizet v propadlišti zapomnění? Schválně, kde máte vizitky z poslední schůzky? A co maily, ztrácíte čas vyhledáváním kontaktů v přijaté poště?

Staňte se mistrem kontaktů

Dost bylo zbytečné práce! Zkuste věnovat trochu času shromáždění kontaktů na jedno místo. Ano, bude to nějakou dobu trvat, než projdete veškeré vizitky, maily, faktury, dodací listy, papírky po kapsách i v diářích a něco už možná nenávratně zmizelo v pračce či v koši na odpadky. Nevadí. Nyní se stáváte mistrem v práci s kontakty, což vám výrazně zrychlí komunikaci a zefektivní chod firmy. Systematická práce s kontakty je důležitá, jak pro vás osobně, tak pro chod celé firmy. Proč?

Každý kontakt je cenný a užitečný. Když ne ihned, dost možná v budoucnu. A hlavně, kontakty generují zisk. I přes rychlost moderní doby a virtuální vymoženosti stále platí, že nejlepší je osobní kontakt a skutečný osobní zájem. Váš zákazník, klient či spolupracovník si nejvíce cení toho, že si ho pamatujete a přesně víte, kdy jste spolu mluvili naposledy a o čem jste se bavili. Tím, mimo jiné, získáte výhodu oproti ostatním.

Jak efektivně pracovat s kontakty?

  • shromážděte veškeré kontakty na jednom místě
  • rozdělte je do kategorií (klient, dodavatel, odběratel, zájemce, …)
  • ke každému kontaktu si zapište poznámky, o co měl zájem, kdy jste se setkali, …
  • vytvořte si systém – databázi kontaktů
  • databázi udržujte živou – zapisujte vše aktuální včetně poslední schůzky

Vytvořte si databázi kontaktů

Kontakty v šuplíku nebo v e-mailech vám nic nevydělají. Potřebujete systém. Systematická a aktuální databáze kontaktů je pro každou firmu základem, ze kterého se dá těžit neustále. Opravdu velmi důležité je, aby databáze byla aktuální, systematická a u každého kontaktu byl záznam o aktivitách, poslední schůzce a co bylo jejím obsahem. I kdybyste na to byli sami, nebudete si všechny vaše kontakty a schůzky pamatovat. Pokud máte team, bez efektivního sdílení kontaktů a obchodních informací se neobejdete.

Nechte to na lamu

Lamael vám přichází na pomoc se systematickým, přehledným a jednoduše ovladatelným řešením. Agenda „Kontakty“ vám poskytne prostor pro vytvoření jednoduché a systematické databáze, kterou můžete mít kdykoli po ruce v mobilu nebo na PC.

Zaznamenaný kontakt si zařaďte do kategorie, dejte mu štítek, abyste věděli, jaký druh kontaktu to je. Vše důležité si zapište do poznámky, kterou máte přímo u kontaktu. Také si tam můžete zapisovat kdy jste se sešli a co bylo předmětem setkání. Velmi šikovné je zapisovat si vždy datum a obsah poslední schůzky.

Máte k dispozici celou historii komunikace a kdykoli se k ní můžete vrátit a jste tzv. v obraze. To se hodí zejména u kontaktů, které máte do budoucna nebo v zásobě. Co je nejdůležitější, zapište si vždy, na čem jste se dohodli a co jste slíbili. Nemůže se tak stát, že byste v pracovním zápalu na něco zapomněli.

Informace o kontaktech můžete sdílet i s celým teamem a nemusíte posílat zápisy nikomu zvlášť. Vše je tak přehledně na jednom místě.

Založte si účet zdarma na 30 dní ještě dnes!

Založit účet ZDARMA

Jak si jednoduše zorganizovat pracovní týden?

Propojení kalendáře s CRM systémem

Kdo umí nejlépe organizovat čas a úkoly? Náš kalendář, věrný pomocník každého podnikatele. Organizuje nám den, týden a často i celé měsíce. Kolikrát ví lépe než my sami, co budeme zítra dělat a jestli máme o víkendu čas. V dnešní moderní době opravdu není nutné vše držet v našich hlavách či papírových notýscích a riskovat, že sem tam něco vypadne a zapomeneme na důležitou schůzku. I v organizaci času a našich aktivit je však nutné mít systém. Ne proto, abychom se svazovali, ale proto, abychom náš čas využili opravdu efektivně a smysluplně.

Jak efektivně organizovat svůj čas?

Zvolte si systém, který je pro vás příjemný a dobře se v něm orientujete

  • Například kalendář v telefonu, který je ideálně propojený s našimi e-maily, poznámkami a veškerou agendou. Je vždy po ruce a základní organizační věci zvládá.

Mějte vše na jednom místě

  • Zkuste mít veškerou agendu propojenou s kalendářem, úkoly a ideálně i s poznámkami. Ušetříte čas a nic Vám neunikne.

Zamyslete se nad tím, co a jak chcete organizovat

  • Základem je oddělit pracovní agendu od osobní, aby se všechny úkoly a schůzky nemíchaly dohromady.
  • Určitě si zvolte kategorie např. schůzky, úkoly, aktivity atd. a jasně si je odlište. Tak při prvním pohledu uvidíte, kolik máte schůzek, jaké úkoly a aktivity vás daný den čekají.

Určete si priority a buďte důslední

  • Zejména u úkolů a aktivit je dobré vědět, jakou mají prioritu a podle toho si je správně řadit, aby na sebe dobře navazovaly a jejich realizace byla hladká.
  • Zkuste si zapisovat opravdu vše, co máte udělat a sledovat si čas. Za pár dní si na to zvyknete a na konci měsíce budete mít výsledky práce i s časovou dotací po ruce.

Sledujte časovou dotaci

  • Jeden z nejdůležitějších bodů. Sledujte, kolik Vám jaký úkol a aktivita zabere času.
  • Získáte tak přehled a snadno si vytvoříte fungující systém, který časově dobře zvládnete. Odhadnete dopředu, kolik času co zabere, a žádná hodina práce Vám již neunikne.
Lamael a Google kalendář spojily své síly, aby Vám pomohly co nejefektivněji zorganizovat práci. Lamael je odborník na organizaci agendy. Úkoly jasně a systematicky rozdělí do kategorií, zařadí k danému projektu, určí jim prioritu a sleduje čas. Hotové úkoly archivuje a barevně odliší. Zároveň Vás upozorní na vše, co jste podle plánu nesplnili, a požaduje nápravu tak dlouho, dokud ji neučiníte. Umí zjistit, kolik času jste dané činnosti věnovali a zároveň hodiny promítnout rovnou do faktury. Úkoly i celou agendu tak máte při sobě a vždy k dispozici. Po synchronizaci s Google kalendářem tak jednoduše zjistíte, jak jste efektivní. Stačí událost zadat do kalendáře a zvolit čas dle potřeby, Lamael si to zároveň načte a spočítá, kolik hodin na čem pracujete. Nic nezadáváte dvakrát a ihned máte vše po ruce.

Díky tomu můžete lépe plánovat časový rozvrh a navazující aktivity nejen pro sebe, ale i pro své zaměstnance. Už si žádnou práci nezapomenete vykázat a vše máte na jednom místě ihned k dispozici. Jednoduše synchronizujete Google kalendář a Lamael a on vám to spočítá Zároveň umí oddělit soukromou událost od té pracovní a zvolené kategorie odlišit i barevně. Prostě organizátor, jak má být.

Vyzkoušejte zdarma, co vše Lamael umí zde: https://app.lamael.com/registrace

CRM systém a jak to všechno začalo

CRM v roce 1980

Zkratka CRM se v poslední době stává v podnikatelském světě fenoménem. Co se ale přesně pod touto zkratkou nachází?

Customer Relationship Management, tedy řízení vztahu se zákazníky. Je to dosti sofistikovaný, automatizovaný a promyšlený způsob, jak pracovat se zákazníky. Cílem je zvýšit pravděpodobnost získání a udržení zákazníka. V dnešní době, kdy skloňujeme sousloví „práce s kontakty“ téměř na každém našem podnikatelském kroku, je to učiněný poklad. Každý opravdu hodnotný poklad má i svůj příběh. Jaký je tedy příběh vzniku CRM?

Víte, kdy poprvé historie zaznamenala pokusy o CRM? Bylo to již v 80. letech 20. století, kdy se začaly objevovat pokusy o systematickou evidenci a zpracování dat o klientech, zákaznících, odběratelích apod. Tehdy se tomu říkalo databázový marketing a lze ho považovat za takového předchůdce CRM. Už v této době zaznamenáváme počínající snahu o propojení marketingu, obchodu a výroby. V principu jde o systematické a přehledné uspořádání kontaktů a jejich roztřídění. Stále však jen v náznacích.

V roce 1987 slaví úspěch systém ACTActivity Control Technology, později Automated Contact Tracking. Firma Conductor Software vyvinula aplikaci pro podporu správy kontaktů, uchovávání informací, možnosti základního provázání kontaktů, schůzek a editace textu formou poznámek. Tento software pro správu kontaktů je postupem času s narůstající výrobou během 90. let doplňován o nové a nové funkce a vzniká Sales Force Automation (SFA). Jedná se o nový typ informačních systémů. Přehledně uspořádané kontakty již nestačí. Nyní je třeba automatizace procesů spojených se zákazníkem. Tedy kdo, kdy, jak, co a za kolik? Tím se obchodníci stávají efektivnější, protože lépe cílí na to, co zákazník skutečně chce. V tak velkém množství nabídky, která se v 90. letech rozmohla, je to velmi chytré a efektivní řešení vedoucí k zisku a efektivní výrobě. Z náznaků provázanosti marketingu, obchodu a podeje se již stává realita v podobě plně funkčních systémů. Ohromný objem výroby začíná dostávat smysluplné kontury, které tvoří zaměření se na poptávku a potřeby koncového zákazníka.

Kdy se CRM opravdu zrodilo?

Zhruba od poloviny devadesátých let vznikají různé systémy, různě propracované a s různým názvoslovím. Kolem roku 1995 se názvosloví sjednocuje a zůstává označení CRM. Takže, jak jsme se k CRM dostali? Devadesátky byly ve znamení podpory výroby a mapování hlavních firemních procesů. Dále přichází na řadu uspokojování potřeb zákazníka a podpora prodejních procesů (SFA). Vzájemná integrita obojího nás dovedla až k prvním CRM systémům. Jejich upgrade probíhal nadále v oblasti marketingu, servisu a služeb obecně. S rozvojem marketingu jako samostatného oboru se i CRM systémy stávají propracovanější a lépe uspořádané. Nesmíme zapomenout ani na zásadní vliv internetu a tzv. e-businessu. Systémy na konci devadesátých let plně podporují všechny aktivity a komunikační kanály s klientem („Front office“ systémy).

Správné CRM umožňuje:

  • sdílení informací, kontaktů, poznámek i aktivit = provázanost
  • okamžité zaznamenávání kontaktů, záznamů, požadavků, aktualit = aktuálnost
  • třídí kontakty (zákazníci, dodavatelé, spolupracovníci) = přehlednost
  • uchovává veškeré informace o kontaktech a zákaznících efektivně a systematicky = struktura
  • přehledně řadí a zaznamenává kontakty a související dokumenty i poznámky= efektivita
  • je vizuálně přehledné a přístupné odkudkoli = dostupnost

Český CRM systém

Sami jsme dlouho hledali jednoduchý a přehledný nástroj na řízení firmy a obchodních procesů. Nacházeli jsme buď složité a nepřehledné aplikace, ve kterých jsme se ztráceli a nikdo je nechtěl používat, nebo naopak malé sexy aplikace, které toho ale moc neuměly. Abychom pokryli potřebu celé firmy, bylo třeba nasadit a propojit 5 až 10 malých aplikací. To přineslo ale problémy se žaškolováním lidí, správou účtů a jejich oprávněními, složité zálohování dat rozesetých na mnoha místech a díky tomu velmi problematické řešení bezpečnosti. Rozhodli jsme se, že touhle cestou zž dál nechceme jít. A tak jsme se v roce 2016 vrhli do vývoje vlastního systému. Stavěli jsme na našich zkušenostech s tvorbou informačních systémů od roku 1995, tedy více než 20 let. Tak postupně vznikl Lamael.

Systém Lamael je přesně takové CRMko, které hledáte. Je moderní, efektivní, systematické, jasné, jednoduché a hlídá termíny za vás. Umí provázat kontakty, sdílet poznámky, zápisky, dokumenty, oddělit pracovní plochy i různé projekty. Dokonce i s vystavením faktury si poradí. To, a ještě mnohem více si můžete vyzkoušet ještě dnes. Založte si účet zdarma bez závazku a máte 30 dnů na to, abyste proměnili své podnikání. Pak už je jen na vás, zda si Lamael vyberete jako svého každodenního pomocníka.

Vyzkoušejte Lamael

Propojili jsme vaše e-maily s Lamaelem. Využijte toho!

Pátek odpoledne. Máte důležitého klienta a bojujete o získání zakázky. Uzávěrka pro zaslání nabídek je do 15:00 a klient volá, že potřebuje něco doplnit. Jenže váš kolega Petr, co má klienta na starost, už odjel s dětmi na chatu a nabídku posílal ze svého mailu. Co přesně nabízel a za kolik? Jaké poslal s nabídkou další informace? Sakra. Jste v pasti. Potřebujete upravit nabídku a nemáte podklady. Do mailu se Petrovi nedostanete a nemůžete se mu dovolat, je nedostupný.

Komunikace na jednom místě

Jaké by to bylo mít všechnu komunikaci na jednom místě? Dnes už to jde. Pojďme se podívat jak.

Pošta integrovaná s CRM

Integrovali jsme Lamael s vaší poštou a naučili ho posílat a přijímat vaše pracovní maily. Některé jiné CRM systémy vyžadují, abyste si do nich poštu posílali ručně. Tedy tím, že ji buď přepošlete, nebo pošlete v kopii na speciální mailovou adresu. My jsme si ale řekli, že to uděláme za vás a tak po integraci mailu už nemusíte dělat vůbec nic a vaše pošta bude v Lamaelu automaticky synchronizovaná.

Propojení přes SMTP a IMAP

Lamael na vaší poštu napojíte přes standardní rozhraní SMTP a IMAP. Ať máte firemní server, Gmail, Outlook, Seznam, Yahoo nebo jakéhokoli jiného poskytovatele, postup je vždy stejný. Váš poskytovatel vám sdělí, jak to nastavit. Stačí vygooglit třeba gmail imap a je to. V Lamaelu integraci mailu nastavíte v menu Nastavení uživatele v sekci Nastavení e-mailu. Zadejte připojovací údaje a spojení otestujte tlačítkem Test spojení. Pak už jen nastavení uložte a je to. Od té doby je vaše pošta propojená. A teď hurá do mailování!

Přehled o firemní komunikaci

Jakmile pošlete z Lamaelu mail, nejen že odejde adresátovi a uloží se v přehledu mailů v Lamaelu, ale uloží se také do složky odeslaná pošta ve vaší poště. Takže i když budete třeba ve svém Gmailu, budete mít přehled o veškeré firemní komunikaci, i o té odeslané z Lamaelu. Ale to pro vás možná není nic nového. Tak jdeme dál.

Přiřazení e-mailu ke kontaktu

Teď ze svého Gmailu odešlete mail klientovi. Možná byste čekali, že mail budete mít pouze v poště a Lamael o něm nebude vědět. Omyl. Lamael si odeslanou poštu odchytí, načte ji, uloží a přiřadí ke kontaktu. Podle mailové adresy vyhledá osobu a firmu ve vašich kontaktech a mail správně zařadí. Najdete ho v Lamaelu v přehledu mailů a také v agendě na kartě kontaktu. Už nemusíte hledat maily na dvou místech.

E-mail na kartě klienta

Kde najdete mail s nabídkou od kolegy Petra? No přeci v Lamaelu v přehledu mailů a také na kartě klienta! Stejně jako se načítají vaše odeslané maily, načítají se i maily odeslané všemi vašimi kolegy.

Teamová spolupráce

Říkáte si, to je fajn, všechny odeslané maily máme na jednom místě a už vím, co kdo kterému klientovi napsal. Co ale s doručenou poštou? Pokud by klient nezavolal, ale nepřítomnému kolegovi jen napsal mail, jak se k mailu dostanu? Budu hackovat jeho mailbox nebo žádat admina o zpřístupnění cizí pošty? I tohle jsme promysleli.

Chytře proti spamu

Lamael sleduje došlou poštu a vše co přijde, načte a správně zařadí. Nechceme vás ale zahltit smetím, a tak Lamael načítá jen poštu od známých kontaktů. Odesílatele mailu porovná s vaší databází kontaktů a pouze pokud mail v kontaktech najde, zprávu uloží a připojí ke kontaktu. SPAM nemá šanci.

Ještě jedna vychytávka na konec. Když v Lamaelu smažete nějaký došlý nebo odeslaný mail, smaže se také ve vaší poště. To proto, abyste zbytečné maily nemuseli mazat dvakrát. V integraci mailu si nastavte, zda tohle automatické mazání mailů v poště chcete nebo ne.

Závěr

Dejte si pozor! Pokud má váš miláček ve zvyku vám na pracovní mail posílat intimní vzkazy, tak si ho určitě nedávejte do kontaktů, nebo tím pobavíte celý team vašich kolegů. Své drahé polovičky si do pracovních kontaktů většinou nedáváme, ale co kdyby… No, aspoň si osobní e-mail označte jako soukromý 😉

Začněte zdarma

Jak bude fungovat vaše firma když vypadne proud?

 

Dnes se to stalo. Vypadl nám proud. Prostě celý den od rána nic. Tma. Počítače si ani neškytly a jediné, co nám fungovalo byla zabezpečovačka. Všichni pracujeme na počítači, jak jinak, takže máme padla.

Kolik stojí výpadek proudu?

Jako zaměstnanec bych se asi radoval a užíval si nečekaně volného dne. Jako majitel firmy to ale vidím trochu jinak. Práce stojí, klienti čekají a někteří z nich se raději obrátí jinam. No super.

Kolik stojí vaší firmu jeden den bez práce? Kolik vás stojí jedna prošvihlá zakázka nebo jeden klient, který odejde? A co když jich bude víc?

Vlastní server je fajn, ale…

Ještě před rokem by to bylo asi takhle: Máme vlastní server a na něm běží firemní informační systém. Všechna data máme u sebe a hezky pod kontrolou. Jsme nezávislí na internetovém připojení a říkáme si, jak je to skvělé.

Najednou ticho a tma. Světla zhasnou a ventilátory počítačů se přestanou točit. Jsme totálně namydlení. Sice máme všechno u sebe, data i aplikace, ale bez proudu to jaksi nefunguje. Tohle opravdu nejde vyřešit. Jediná možnost je věnovat se úklidu kanceláře.

Najednou si člověk uvědomí, jak je závislý na počítači, internetu, elektřině…

Stalo se vám to někdy? Jaký to byl pocit?

Dnes to bylo jinak

Pracoval jsem z domova a ani jsem nevěděl, že na firmě nejde proud. Stejně tak dalších pár kolegů v terénu. Byla to asistentka, kdo zjistil, že nejde proud, když vařila vodu na čaj už 20 minut a pořád nic.

Ne, to byl vtip. Samozřejmě jí zhasnul počítač. A tak šla domů a pokračovala v práci z domova. Jak jednoduché. Celá naše dnešní ztráta byla pár minut cesty z práce domů.

Jak fungujeme bez elektřiny?

Firemní systém a data už nemáme ve firmě na vlastním serveru, ale u poskytovatele hostingu v cloudu. Naše firma už není tou klasickou firmou, středobodem všeho firemního dění. Scházíme se tam na porady, s klienty, ale čím dál tím víc se odehrává mimo firmu.

Když vypadne proud, tak se vlastně nic moc nestane. Veškeré firemní know-how a interní komunikace probíhá dál, jakoby se nic nedělo. To ten cloud 🙂

Ještě máme rezervy

Pozůstatek staré doby je u nás e-mail. Ještě z dob, kdy internet teprve začínal a neexistovaly webové stránky, máme vlastní mail server. Anachronismus.

Internet tehdy býval velmi pomalý na vytáčené lince a interní komunikace byla rychlejší a spolehlivější na vlastním mailovém serveru. Vlastně, šlo to tehdy jinak? Ani už nevím.

Dlouho jsme se drželi vlastního serveru. Úvaha byla taková, že většinou všichni sedíme na firmě a mezi sebou si posíláme maily třeba i s velkými přílohami. Spojení mezi klientem a serverem je kratší a posílání mailů rychlejší.

To už ale dnes neplatí. Pracujeme hodně z domova, v terénu, stále on-line. Domnělá výhoda vlastního serveru je pryč. Dnes, když vypadl proud, jsme nepřijali ani neodeslali žádný firemní e-mail. Po dnešní zkušenosti musí i mail z firmy ven!

Ponaučení a závěr

Vlastní server ve firmě bych nasadil tam, kde je opravdu hodně lidí stabilně na jednom místě a kde je potřeba zajistit fungování firmy jako celého objektu nezávisle na vnějším světě. Pak je ale třeba zajistit i nezávislost na vnější dodávce elektřiny. Pro koho to je? Banka, ministerstvo, výrobní firma.

Malé firmy, svobodné firmy, agentury a freelanceři nemají zapotřebí budovat vlastní IT zázemí. Naopak mohou ještě více podpořit svou nezávislost na místě a zařídit si virtuální kancelář v cloudu. Osobně vidím budoucnost v práci z domova či odkudkoliv.

Zkuste to taky

Tenhle článek nevznikl jako reklama na náš cloudový systém, ale jako reakce na dnešní událost. Chtěl bych vás ale vyzvat k tomu, ať se zamyslíte nad závislostí své firmy na technice. Pokud jste podnikatel či malá firma a pořád ještě máte data a aplikace na svém počítači nebo na firemním serveru, zkuste změnu. Zkuste cloud.

A napište mi svoje příhody. Co děláte, když vypadne proud?

Mnoho zdaru!

Martin

Výhody a nevýhody kanceláře bez papírů. Začněte s novým životním stylem

Bezpapírová kancelář už je blízko - Lamael.cz
bezpapírová kancelář už je blízko

Osoba pod hromadou zmačkaných papírů drží v rukou papír s nápisem pomoc.

Není náhodou, že každým rokem ubývá v kancelářích po celém světě papíru. Moderní technologie zpřístupnily nové formy zápisu dat, takže dnes už dokumenty místo do šanonů ukládáme na cloud.

Mít “kancelář bez papírů” je meta, které ovšem není vůbec snadné dosáhnout. Ale to nevadí. Už jen snažit se o něco podobného vzbudí ve vašem okolí rozruch. V Lamaelu bezpapírovou kancelář podporujeme, seč nám síly stačí. Vzal jsem nejdůležitější výhody a nevýhody, které takový přechod přináší. Porovnejte sami.

Výhoda: ušetříte. Nevýhoda: zákaznické návyky

Ukládat dokumenty na cloudu je obrovsky výhodné. Ušetříte spoustu peněz, protože najednou nemusíte tisknout, nemusíte kupovat papír, náplně do tiskáren, tiskárny, kopírky, skartovačky.

Ušetříte i za pronájem kanceláře, protože si najednou vystačíte s menší. Zaplatit si cloudový systém, případně přístup na vzdálené disky je oproti tomu velmi malý náklad.

Nevýhodou je určitě to, že spousta lidí na tento koncept ještě není připravená. Ostatně když vkročíte do obchodu, kde si například objednáváte zboží jen prostřednictvím tabletu, jaké to ve vás vzbudí pocity?

Výhoda: rychlost. Nevýhoda: hackeři

Najít informaci, která je vytisknutá na jednom z tisíců papírů a uložená v jednom z desítek šanonů trvá klidně pár desítek minut. Pokud máte všechno uložené online a máte k tomu i snadný přístup, pak najednou začnete být o hodně efektivnější.

Najednou totiž začne celý tým fungovat jako na steroidech. Předtím věděl jen odpovědný zaměstanec. Na cloudu vědí všichni.

Bohužel toho ale často využívají hackeři, kteří se mohou snažit k vašim citlivým datům dostat. Proto byste určitě neměli podceňovat bezpečnost dat a pravidelně aktualizovat bezpečnostní systémy.

Výhoda: práce odkudkoliv. Nevýhoda: Potíže s připojením

Doba kancelářová je pryč. S cloudem nastupuje doba, která dovoluje vašim zaměstnancům pracovat klidně z druhého konce planety.

Tím, že nikdo nebude muset denně chodit nakoukávat do šanonů, ani vy nemusíte držet vaše zaměstnance v kanceláři. Sejděte se, jen když to je opravdu nutné. A zaměstnejte ty opravdu nejvhodnější.

Samozřejmě ale pokud se někdo z vašich lidí rozhodne pracovat z druhého konce světa, musí si pohlídat, že bude na místě s internetovým připojením a že jeho hardware nebude dělat potíže. Stává se to stále méně častěji, ale technika zkrátka může někdy pozlobit. Takže radši před cestou nakousněte nové jablko. 🙂

Jak se zbavit papírů jednou pro vždy

Zbavte se papírů díky CRM - Lamael.cz

Zbavte se papírů díky CRM. Lamael.cz

Krátce pro nedočkavé

  • Vyhoďte nepotřebné
  • Roztřiďte dle druhu
  • Vyhoďte neaktuální
  • Naskenujte
  • Pojmenujte
  • Zálohujte
  • Radujte se

Vyhoďte nepotřebné

Cokoli máte v elektronické podobě neuchovávejte ještě na papíru. Zbavte se návodů a plánků od přístrojů, které už nemáte. Vyhoďte návody a popisy v různých jazycích, nechte si jen jednu verzi. Zbavte se všemožných katalogů, vše je dnes na internetu a Google to najde. Vyhoďte staré časopisy, stejně je už nebudete číst.

Knihy se nevyhazují. Opravdu? Chcete je s sebou vláčet po zbytek svého života a přenechat břímě dětem, ať je vyhodí za vás? Ponechte si jen vybrané kousky, na kterých vám opravdu záleží. Zbytek darujte nebo vyhoďte do papíru. Nezkoušejte je prodat do antikvariátu. Ne, ani tam je nechtějí.

Roztřiďte dle druhu

Udělejte si hodně místa na hodně hromádek. Myslím opravdu hooodně místa. Nejen kousek místa na stole, ale celý stůl, dva stoly, podlahu.

Roztřiďte papíry na hromádky dle druhu. Faktury, objednávky, bankovní výpisy, inkasa, smlouvy, články, obrázky, nápady, dopisy, reklamace, záruční listy, návody, certifikáty, letáky, pojistky, atd.

Když máte hodně místa, dělejte si hromádky pro jednotlivé druhy faktur, smluv, objednávek a jiných dokladů. Například faktury za elektřinu, faktury za vodu, faktury za plyn, výpisy z jedné banky, výpisy z druhé banky. Tak budete muset vzít každý papír do ruky jen jednou.

Pokud máte málo místa, budete třídit na méně hromádek a zato na vícekrát. V prvním kole roztřídíte papíry třeba jen na osobní a firemní. Dále osobní třeba na obchodní dokumenty a ostatní. Dále například na energie, pojistky, banku a ostatní. Nakonec energie na elektřinu, vodu a plyn. Výsledek bude stejný jako na velkém prostoru s více hromádkami, jen pomaleji a po částech.

Vyhoďte neaktuální

Teď když máte hezky pohromadě co k sobě patří, například veškeré doklady k elektřině, seřaďte si je v čase od nejstarších po aktuální, pokud chcete mít přehled. Jinak tento krok přeskočte, je zbytečný, protože většinu z těch papírů stejně vyhodíte, tak proč je řadit. Najděte v hromádce ty nejdůležitější dokumenty, které si musíte nechat. Například podepsanou smlouvu a její dodatky. Najděte poslední stavový výpis, poslední fakturu a vyúčtování a ty si nechte. Smyslem je si nechat jen to opravdu důležité a nepostradatelné. Zbytek vyhoďte.

Ne nebojte se, opravdu nepotřebujete účty za plyn a za elektřinu za posledních deset let. Vlastně nepotřebujete ani tu smlouvu, nikdy ji po vás nebude nikdo chtít.

Schováváte si účty za nákup všeho možného? Kvůli záruce? To je fajn a výjimečně se to může hodit. Ale vyhoďte všechny staré účty, za zboží s již propadlou zárukou. Kdo by se chtěl probírat hromadou účtenek a hledat co nechat a co vyhodit? Nikdo. Takže jak na to? Ideálně vyhazujte hned po nákupu a nebudete hromadit. Schovejte si účtenku jen od dražších věcí, kde je pravděpodobná možnost reklamace. Vždy na konci roku dejte všechny nové účtenky do obálky a napište na ni aktuální rok. Záruka na většinu zboží je dva roky, takže až naplníte třetí obálku, tu první vyhoďte. Vždy Vám zbydou účtenky za poslední dva roky.

Vsuvka pro firmy a podnikatele. Jasně že si musíte nechat doklady do účetnictví. Smlouvy, faktury i výpisy z banky. Dle zákona máte povinnost daňové doklady archivovat 10 let. Mzdové doklady 20 let. Ponechte si je.

Naskenovat

To co zbylo je třeba někam přehledně uložit. Ještě jednou a už naposledy budeme třídit. Část dokumentů je třeba opravdu uchovat v papírové podobě, ale není jich moc. Budou to různé osobní dokumenty, podepsané smlouvy, certifikáty či vymahatelné dokumenty, například uznání dluhu a směnky. Třeba také první kresby a výtvory vašeho dítěte. I přesto, že tyto dokumenty nyní budeme uchovávat, doporučuji je naskenovat a to buď pro případ ztráty originálního dokumentu, pro potřeby rychlého vyhledání a pro budoucí archivaci. Originální dokument si založte na bezpečné místo a tak, abyste jej snadno našli. Budete jej potřebovat jen výjimečně, možná nikdy. Ale kdo ví.

Zbyly nám papíry, které chceme uložit ale není třeba mít jejich papírový originál. Ty si naskenujeme a zatřídíme tak, abychom je vždy snadno našli.

Jak úsporně a rychle skenovat?

  • Automatický podavač
  • Scanovat rovnou do počítače
  • Roztřídit dle potřebné kvality skenování (ČB, stupně šedi, barevné)
  • Roztřídit na jednotlivé dokumenty a vícestránkové dokumenty
  • Scanovat v nejnižší potřebné kvalitě
  • Dokumenty a nákresy stačí ČB
  • Články s fotkami stačí ve stupních šedi
  • Barevně jen to, kde opravdu chceme
  • Ukládat v TIFF, jednostránkové i vícestránkové
  • PDF/A pro archivaci včetně textu převedeného pomocí OCR
  • Kompatibilita do budoucna, snadnost prohlížení, rychlost načítání, ORC, malá velikost

Pojmenovat

Aby to šlo dobře najít, bude s tím trochu práce. Každý soubor musí být dobře popsán, co v něm je. Jsou různé systémy na správu souborů a přidávání štítků, ale budou zde tyto systémy třeba za dvacet nebo čtyřicet let? Nejjednodušší je pojmenovat přímo soubor. Srozumitelně, popisně a ve snadno pochopitelných slovech. Název souboru by měl obsahovat vše podstatné. Nebojte se dlouhých názvů, oceníte to. Doplňte název souboru datem pořízení dokumentu. Doporučuji zapsat datum na konec souboru a ve formátu rok měsíc den pro přirozené chronologické řazení. Udělejte si svůj systém, který budete dlouhodobě dodržovat. Například název: Kupní smlouva Byt Pařížská Praha František Novák 20170825.tiff je dobrý příklad.

Nemusíte třídit soubory do složek, dokud jich nebudete mít hodně. Dokumenty, které si zaslouží archivaci, nepřibývají v životě tak rychle a není jich mnoho. Výjimkou jsou obchodní dokumenty jako jsou došlé faktury od dodavatelů. Ty si zaslouží vlastní složku a případně podsložky dle roků.

Zálohovat

Zálohujte, zálohujte, zálohujte.
Když už jste si dali práci s tříděním a skenováním, je škoda o soubory přijít. A proto zálohujte. Ideálně na více míst a takovým způsobem, který neumožňuje náhodné smazání dat nedopatřením.

Radujte se

Není to skvělé? Hromady papírů jsou pryč. Nakonec ani těch souborů není tak moc. Štos papírů se scvrkne do pár souborů ve složce. Nezabírá to žádné místo ve skříni ani na stole.

Co dál?

Nenechte se zase zavalit! Vyhazujte průběžně, nehromaďte. Skenujte a ukládejte jen to nejnutnější. Udělejte si šuplíček na papíry k uložení a jednou za měsíc je naskenujte a vyhoďte a nebo založte na své místo.

Jakmile si jednou uklidíte budete překvapeni, že nové dokumenty vhodné k archivaci přibývají velmi málo. Prostě už v nich máte pořádek jednou pro vždy. Není to skvělé? Napište mi svoje zkušenosti a nebo problémy, na které narážíte.

Odkazy

www.datove-schranky-software.cz/archivace-dokumentu.html
www.mokry.cz/solid-documents/solid-pdf-tools/vlastnosti-funkce-programu-solid-pdf-tools

Poznámka: Nemám žádný vztah k produktům zmíněným v odkazech ani se nejedná o affiliate spolupráci. Prostě mne jen zaujaly při mém studiu této problematiky a tak je zde uvádím.

Moje vize

Nemám rád papíry. Mojí vizí je zcela bezpapírová kancelář, nezávislost na místě a svobodná firma. Chci mít informace dostupné odkudkoliv a ihned na pár kliknutí. Baví mě tvořit digitální produkty pro zjednodušení a automatizaci práce. Proto spolu se svým teamem tvoříme v cloudu informační systém pro malé firmy. Správu dokumentů ještě nemáme, ale už brzy bude a na to se opravdu moc těším.

Máte CRM? Skvělé. Teď Vás ho naučím používat

Jak správně používat CRM systém - Lamael.cz

Jak správně používat CRM systém, Lamael.cz

Jestli řídíte firmu nebo tým lidí, potřebujete mít pohromadě pracovní informace. Kdo na čem a kdo s kým. 🙂 Máte několik možností, jak postupovat. Jedna z nich je, že poctivě naťukáváte informace do excelovské tabulky, další, že využíváte několik aplikací naráz. Nebo využíváte CRM systém. Když jsme dávali dohromady Lamael, nechtěli jsme vás přetáhnout od Googlu. Naopak, chtěli jsme, abyste měli funkční nástroj, který významné hráče doplňuje a nesoupeří s nimi.

A když už tedy CRM máte, tak tady jsou triky, které by vám s jeho obsluhou měly pomoct.

Jděte nejjednodušší cestou. Při hledání správného CRM byste měli narazit na co nejmenší odpor. To znamená, že čím jednodušší daný systém bude, tím lépe. Samozřejmě musí plnit funkce, které požadujete. Ale vybírejte tak, abyste se v systému neztráceli.

Neměňte workflow. Máte určitě obchoďáky, kteří mají nějaký zaběhlý systém. Nebo ani nemusíte mít vlastní prodejce, třeba jste v tom sami jen s podporou externího týmu. Kvůli CRM byste neměli nic překopávat. Jen přenést vaši stávající agendu do jednoho systému.

Vytvořte přátelské prostředí. Podobně jako v reálném světě čas od času vytřete v kanceláři prach, tak byste měli dělat i úklid virtuální. V případě CRM systému to znamená vytvořit takové prostředí, aby si jednotlivé týmy mezi sebou mohly snadno vyměňovat informace. Každý ve vaší firmě musí vědět, která bije. 🙂

CRM není všelék. Firma je pořád o lidech. A pokud máte skvělý tým plný skvělých lidí, tak kvalitní CRM systém tuhle “skvělost” ještě podtrhne. Jen nezapomeňte, že naopak to ale funguje taky.

Prvních 14 dní se s tím učíte a stejně to nejde. Lamael je jiný. Šetří čas

CRM Lamael šetří čas. Nebojujte s hodinami. Lamael.cz

CRM Lamael šetří čas

Všichni chceme o víkendu vypnout. Nemyslet na práci. Ale realita bývá jiná. Bavil jsem se s několika právnickými kancelářemi a zjistil jsem, že víkend tu skoro neznají. Že jedou nadoraz. Jsou v práci od nevidím do nevidím. Když jsem pročítal jejich odpovědi ve výzkumech, bylo poměrně jasné, že jestli někdo potřebuje uspořádaný CRM systém, jsou to právníci. Tady už nešlo o obchod, ale skoro o život. 🙂

Takže jsme Lamael vyladili hlavně pro vás. Abyste ve svých kancelářích měli přehled o spisech. Aby bylo ihned jasné, kdo pracuje na kterém případu. Aby se nemohlo stát, že budete pracně hledat podklady. Jelikož Lamael funguje na cloudovém systému, mají do něj přístup všichni členové kanceláře. A nadřízení vědí, na kterém úkolu se aktuálně pracuje.

Setkal jsem se třeba s tím, že mi jedna právnička řekla: “Já už nechci padat na ústa.” Použila trochu expresivnější výraz, který nevím, jestli LinkedIn snese. Každopádně byla prostě natolik vytížená, že si nemohla dovolit řešit administrativu. Ale delegování úkolů telefonicky nebo ústně jí stejně bralo hodiny, které mohla trávit daleko efektivněji. Takže ve výsledku tratila firma i její psychické zdraví. Rád bych vám řekl, že vyzkoušela Lamael a všechno bylo najednou v pohodě. 🙂 Ale takhle snadné to není. Lamael CRM používá, mám od ní pozitivní feedback, nicméně zavalená prací je stále. Nicméně už aspoň nemusí myslet na lhůty u případů, protože Lamael jí je hlásí v e-mailu.

Beru si z toho jedno. Že Lamael vážně umí pomoct s efektivitou týmu. A nemusíte být zrovna právník zavalený lejstry.

Přestěhujte kancelář. Na cloud. Je to dobrá adresa

Lamael bojuje za cloud - Lamael.cz

A prestižní. V posledních letech se čím dál víc dat přesouvá na cloud. Tedy slovy jednoho mého známého “někam na mráček, kde je vůbec nevidim”. A jeho slova docela přesně vystihují skepsi, která u nás kolem cloudových systémů stále ještě panuje. V Lamaelu se ji snažíme rozložit. Chceme Vám ukázat, že cloudu se nemusíte bát. A ještě navíc odtud můžete v pohodě řídit provoz Vaší kanceláře nebo firmy.

Lamael funguje jako cloudový systém. Nic neinstalujete, vše běží jako webová aplikace v počítači nebo v chytrém telefonu. Takže jsme logicky velcí obhájci cloudového řešení. Tušíte správně, tohle není nezaujatý článek. Tady je pět argumentů, proč byste měli být “na mráčku” s námi.

Flexibilita. V dnešních malých firmách nebo pracovních týmech se málokdy sedí v kanceláři. Jeden člověk pracuje z coworkingu, další z domova a třetí se jen odpoledne zastavil v kanclu pro vizitky. Všichni ale mají z cloudu přístup ke stejným datům. Stačí jim k tomu jen připojení na internet.

Lamael bojuje za cloud

Nestaráte se o techniku. Nemusíte hlídat, jestli je všechno aktualizované. Techniku neřešíte. Cloudové servery spravují lidé, kteří nemají nic jiného na práci, než se starat, že všechno běží přesně tak, jak by mělo. Určitě to neznamená, že musíte roztrhat vizitku na svého ajťáka. Nebudete ho ale muset nahánět o víkendu do práce, protože vám “nejde připojit se na disk”.

Bezpečnost. Když ztratíte laptop, je to velmi nepříjemné. Daleko víc než ztracený kus železa vás ale většinou budou mrzet data, která mají mnohonásobně větší cenu. Z cloudu vám je nikdo nevezme. Stačí jen změnit uživatelské jméno a heslo.

Ušetříte peníze. Ono se to nezdá, ale pokud si to propočítáte, tak starat se o servery a techniku v dlouhodobém měřítku není úplně levná záležitost. I proto doporučujeme investovat spíš do přístupu na cloud.

Nestrachujte se, že o data přijdete. Bod úzce spjatý s bezpečností. Technici a zaměstnanci společností poskytujících cloudové služby pracují na tom, aby vše běželo bez zaváhání. Nemůžou si dovolit zaváhání, skladují přece Vaše dokumenty. Všechny jsou několikrát zálohovány, o čemž ani nevíte.

Lamael taky běží na cloudu. A jeden bonusový. Naše aplikace Lamael tohle všechno potvrzuje. Běžíme na cloudu a bez výpadků. Tím vám šetříme čas, peníze a nervy.

P.S.: K vyzkoušení jsme zdarma!

Martin Pavlík, lamael.cz